En quoi consiste la gestion des ressources humaines (GRH) ?
En quoi consiste la gestion des ressources humaines (GRH) ?
Les services des ressources humaines doivent gérer de plus en plus de données, de réglementations et de procédures. En effet, le droit du travail évolue constamment (développement récent du télétravail, par exemple). Le monde professionnel se tourne vers de nouvelles priorités (qualité de vie au travail, e-réputation…). Et les nouvelles technologies sortent des fonctions techniques pour investir de plus en plus les fonctions support des entreprises.
Dans ce contexte, le rôle des ressources humaines est important pour l’entreprise, car elles soutiennent la réalisation de sa stratégie, assurent sa conformité vis-à-vis des autorités administratives et légales, et garantissent des relations de confiance avec ses salariés. Elles constituent donc un pivot entre les besoins de l’entreprise et les attentes des salariés, entre la vie interne de l’entreprise et les relations externes. Elles participent à la réussite et à la notoriété de l’entreprise.
Afin d’être en mesure de jongler avec tous ces paramètres, les ressources humaines mettent fréquemment en place une Gestion des Ressources Humaines (GRH). Ce terme regroupe un ensemble de systèmes, sous forme de solutions informatiques notamment, permettant le suivi, l’organisation, l’optimisation et la conformité des sujets qu’elles traitent.
Les logiciels de ressources humaines spécialisés mis en place dans le cadre d’une gestion des ressources humaines ont pour vocation de recentrer les RH sur l’accompagnement direct des salariés de l’entreprise. Ces outils RH renouvellent la fonction et le travail quotidien des RH, qui se tournent davantage vers le digital et l’intégration.
Les différences entre gestion des ressources humaines, SIRH et gestion du capital humain
Il n’est pas évident de distinguer ces trois éléments, car leurs frontières ont tendance à se chevaucher.
La gestion du capital humain (HCM en anglais pour Human Capital Management) rassemble tout ce qui est lié à l’acquisition de talents, au recrutement, à l’intégration, à la formation, au développement et à la fidélisation des employés d’une entreprise. Le capital humain fait référence aux compétences, savoirs et savoir-faire acquis par les employés au cours de leur parcours diplômant et de leurs précédentes expériences professionnelles. Ainsi, la mission des ressources humaines est de faire fructifier ces talents au mieux, pour le bien-être des salariés dans le développement de leur vie professionnelle d’une part, et pour la performance de l’entreprise d’autre part. Il s’agit d’embaucher la bonne personne sur le bon poste.
Le Système d’Information pour les Ressources Humaines, ou SIRH (HRIS en anglais pour Human Resource Information System), est un logiciel RH composé de plusieurs solutions intégrées permettant de gérer les différents processus RH comme la paie, la gestion administrative du personnel, les plannings… C’est l’outil RH central utilisé par tous les membres de l’entreprise selon leurs besoins.
La Gestion des Ressources Humaines, ou GRH (HRMS en anglais pour Human Resource Management System), inclut plus largement tous les outils RH de l’entreprise. Elle peut donc recouvrir la gestion du capital humain, le SIRH ainsi que d’autres outils RH d’évaluation, d’organisation, d’information des employés…
L’importance de la gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines est au service de la stratégie de l’entreprise et de la qualité de vie au travail des employés. Elle met en place les rouages internes qui facilitent l’atteinte des objectifs de chaque membre.
Pour y parvenir, l’équipe de gestion des ressources humaines établit une stratégie RH. Grâce à cette stratégie notamment, elle accompagne la direction dans les changements internes à mettre en œuvre pour répondre aux objectifs de l’entreprise (renforcer les effectifs, faire monter en compétences les collaborateurs, organiser des formations spécifiques…) et anticipe les évolutions externes à venir (télétravail, réglementations sur l’inclusion…).
Son rôle reste évidemment centré sur l’humain, pour attirer, recruter, développer et fidéliser les talents au sein de l’entreprise. Cela passe par une attention particulière au parcours professionnel et au bien-être des salariés.
En conséquence, elle a une influence notable sur le climat des relations sociales. Plus la vie quotidienne dans l’entreprise est fluide, plus le dialogue entre les représentants du personnel et la direction a de chance d’être ouvert et constructif.
En gérant minutieusement toute la dimension administrative, elle assure la conformité de l’entreprise vis-à-vis de ses obligations légales.
Les fonctionnalités de logiciels de gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines doit avant tout s’adapter aux besoins de votre entreprise. Néanmoins, certaines fonctionnalités s’avèrent particulièrement utiles à tout service RH, quel que soit le secteur ou la taille de l’entreprise.
Gestion du capital humain :
Recrutement : un logiciel ATS (Applicant Tracking System) publie votre offre d’emploi sur plusieurs canaux à la fois. Toutes les candidatures sont ensuite centralisées sur une même plateforme. En rentrant les informations clés des candidats, vous pouvez suivre leur progression dans le parcours d’embauche, et évaluer les candidats qui correspondent le mieux à vos critères. Toutes les informations personnelles des candidats restent sécurisées. Vous pouvez y organiser vos entretiens d’embauche. Certaines tâches peuvent être automatisées, comme les réponses aux candidats non retenus.
Intégration : pour suivre les formations, les informations et les procédures administratives de toutes les nouvelles recrues
Suivi du parcours professionnel des salariés : les entretiens annuels, les atteintes des objectifs, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), les formations…
Gestion de la paie et des avantages sociaux :
Paie : un module de paie pour calculer les salaires automatiquement, éditer les bulletins de salaire…
Avantages : un module pour le paiement des primes, des avantages et des congés
Gestion administrative du personnel :
Gestion du temps : un module pour gérer le temps de travail de chaque salarié, les congés et les absences (données à relier avec la paie)
Gestion des documents administratifs : contrats, avenants, suivi des visites médicales, licenciements…
Tâches du service des RH :
• un système de rappels : organiser les rendez-vous avec les salariés, prévoir les projets à venir, anticiper les évolutions réglementaires…
• une sécurisation renforcée des données
• la possibilité d’extraire et d’analyser les données
Bénéfices de la gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines, grâce à ses outils RH, doit apporter les améliorations suivantes :
• Les données RH sont centralisées : une même interface permet aux salariés de connaître leurs primes, aux managers de suivre les objectifs de leurs équipes, aux RH d’extraire des rapports…
• Les erreurs sont minimisées du fait de traitements manuels réduits.
• Les modules et solutions s’adaptent en fonction des besoins et des priorités de l’entreprise.
• Vous gagnez du temps grâce à l’automatisation de certaines tâches.
• Les données sont sécurisées, dans le respect de la réglementation RGPD.
• Le traitement et l’export de données sont facilités, pour permettre état des lieux et analyses.
• Les prochaines échéances RH (départs en retraite, projets à venir, formations…) et les évolutions réglementaires sont mieux anticipées.
• La gestion administrative du personnel est en règle, effectuée dans les temps et optimisée (contrats, bulletins de paie, congés payés, notes de frais…).
• Les employés font davantage confiance à l’entreprise lorsque le traitement administratif est bien géré.
• Les salariés peuvent avoir accès directement à certains outils : demandes de congés, remboursement de notes de frais…
• Si les outils RH intègrent des mises à jour automatiques des réglementations, la conformité RH est mieux suivie.
• Les ressources humaines peuvent davantage se consacrer au relationnel et à l’accompagnement des collaborateurs au sein de l’entreprise.
Comment choisir le système de gestion des ressources humaines ?
Il vous faut établir votre projet de gestion des ressources humaines. Il ne s’agit pas uniquement d’intégrer un nouveau logiciel de ressources humaines, mais bien de faire évoluer la pratique RH en interne.
Un état des lieux vous sera utile pour établir : vos processus RH actuels, les outils dont vous disposez, ce que vous souhaitez automatiser, les fonctionnalités supplémentaires dont vous avez besoin, celles qui doivent être connectées entre elles, les modules sur lesquels vous voulez faire participer vos collaborateurs…
Le personnel RH devra également se sentir à l’aise avec les nouveaux outils, ce qui nécessitera information et formations.
Le budget, le planning d’implantation des nouveaux outils ainsi que les personnes qui interviendront dans cette GRH et sur le SIRH devront être précisés.
Lorsque vous prendrez la décision d’investir dans un logiciel SIRH, vous devrez choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise :
• un SIRH hébergé en « Saas » (Software as a service) : vous payez un abonnement pour avoir accès à votre SIRH en ligne, qui est externalisé chez le fournisseur
• un SIRH hébergé en « On-Premise » : vous achetez une licence pour utiliser votre SIRH qui est internalisé dans votre entreprise