6 conseils pour organiser un stage à distance

Pour les étudiants, les stages d’été sont une opportunité de développer leurs compétences professionnelles, d’attirer l’attention d’employeurs potentiels, de se constituer un réseau et éventuellement de gagner un peu d’argent. Pour les entreprises, c’est l’occasion de découvrir de nouvelles perspectives sur son organisation, de faire des stagiaires de fervents ambassadeurs de sa marque et d’alimenter son vivier de talents.

Outre ces avantages, le stage permet également de travailler et d’apprendre aux côtés de professionnels expérimentés. Mais la pandémie à laquelle nous sommes confrontés a contraint les sociétés à travers le monde à fermer leurs bureaux, compromettant les chances des étudiants de vivre une expérience professionnelle enrichissante cet été. Les étudiants ont vu leurs entretiens reportés et leurs stages annulés, tandis que les entreprises se sont adaptées tant bien que mal à la situation.

Bon nombre d’entre elles ne sont pas parvenues à prendre une décision, ne sachant pas si elles pourraient accueillir un stagiaire sur site ou si un stage à distance pouvait être envisagé. On a observé une baisse de 60% du nombre d’offres de stage publiées sur LinkedIn après le 1er mars.

Dans une liste collaborative relayée par le New York Times, sur environ 500 entreprises américaines, près de la moitié ont déclaré avoir l’intention de maintenir leurs stages cet été. Parmi celles-ci, la plupart ont annoncé que les stages se feraient à distance. Seules quelques-unes attendent de voir si elles pourront encadrer les stages totalement ou partiellement sur site. Un certain nombre d’entreprises ont dû repousser la date de début des stages, soit parce qu’elles avaient besoin de plus de temps pour se préparer, soit parce qu’elles espéraient pouvoir accueillir les stagiaires dans leurs locaux une fois le confinement terminé.

Si vous hésitez encore à prendre des stagiaires cet été, découvrez six conseils appliqués par d’autres entreprises pour maintenir leurs stages et peut-être faire de cet été une période productive, tant pour elles que pour leurs stagiaires.

1. Analysez vos différentes options avant de prendre une décision

On peut tout à fait comprendre que les entreprises aient besoin d’un peu de temps pour prendre leurs décisions.

Si vous ne savez pas encore si vous voulez embaucher des stagiaires cet été, voici quelques pistes :
• Les tâches que vous confierez à vos stagiaires pourront-elles être réalisées dans un environnement virtuel ?
• Quelles seraient les conséquences sur vos objectifs opérationnels dans le cas où vous décideriez d’annuler vos stages ?
• Que devrez-vous mettre en place en termes de logistique pour organiser un stage à distance ?

Si vous décidez de maintenir vos stages, pensez à mettre en avant les valeurs de l’entreprise pour obtenir l’appui de la direction. Chez LinkedIn, par exemple, nous avons tenu compte de l’engagement que nous avions pris envers les étudiants et des conséquences que cela aurait eu pour eux si nous avions fait le choix d’annuler les stages.

Quel que soit le choix de votre entreprise, il est important de prévenir vos stagiaires dès que possible pour leur laisser une chance de trouver un autre stage si besoin. Si vous optez pour un stage à distance, vous aurez besoin de temps pour tout mettre en place afin de proposer à vos stagiaires une expérience positive, en leur confiant un projet intéressant et un encadrement de qualité.

“Nous pouvons tout faire en ligne”, déclare Emily Campana, directrice Global Campus Recruiting chez LinkedIn, “car la plupart des tâches dans le domaine de l’ingénierie, des ventes et de la finance se font sur ordinateur. Toutes les entreprises n’ont pas cette possibilité. Certaines missions nécessitent une présence physique et ne peuvent pas être effectuées à distance.”

Certaines entreprises, telles que General Motors, tentent de couper la poire en deux en repoussant la date de début des stages, dans l’espoir qu’elles pourront accueillir leurs stagiaires dans leurs bureaux et leurs usines plus tard cet été.

Sachez que si vous maintenez vos stages, vos stagiaires ne vous laisseront sans doute pas tomber : ils auront certainement toujours envie de travailler pour vous. “Nous interrogeons les étudiants une fois par semaine pour connaître leur point de vue”, affirme Ashley Winnett, directeur Global Talent Acquisition chez General Motors. “Chaque semaine, nous constatons sans surprise que le nombre d’étudiants intéressés par un stage en présentiel diminue et qu’ils sont davantage prêts à effectuer un stage à distance.”

Les étudiants sont parés pour faire un stage en télétravail : ils maîtrisent déjà les outils numériques et ont peut-être poursuivi une partie de leurs études à domicile. “Cette génération, plus encore que les autres, est particulièrement flexible, prête à se servir des nouvelles technologies pour s’adapter très rapidement”, précise Brooke Simpson, responsable Global Internship Program chez Microsoft.

2. Communiquez encore plus que d’habitude

“Une fois que vous vous êtes décidé, vous devez communiquer, beaucoup”, souligne Emily. LinkedIn, par exemple, accueillera cet été 260 stagiaires aux États-Unis et en Inde. La société leur a envoyé un premier e-mail pour prendre de leurs nouvelles, vérifier qu’ils sont toujours aussi intéressés par leur stage (et ils le sont !) et récupérer leurs coordonnées pour leur envoyer un ordinateur portable et des goodies.

General Motors a considérablement augmenté ses points de contact avec ses stagiaires en leur envoyant un e-mail ou un message vidéo au moins tous les quinze jours. “On les appelle aussi pour savoir ce qui les préoccupe ou ce qui pourrait leur poser problème”, précise Ashley.

L’entreprise utilise aussi GM TV pour aborder des sujets présentant un intérêt pour les étudiants : “Lorsqu’un stagiaire rejoint GM, nous lui envoyons des informations sur ce que nous faisons, sur notre environnement de travail et sur les questions fréquentes que nous recevons”, explique Ashley. Pour rester en contact avec ses stagiaires, GM a recours aux articles de blog, aux vidéos et aux lives.

Chez LinkedIn, les stagiaires reçoivent, avant même leur arrivée, quatre ou cinq newsletters sur la culture de l’entreprise. Ils sont également invités à participer à des webinaires en direct avec des dirigeants et des anciens stagiaires où ils peuvent poser des questions et se faire des contacts.

3. Donnez aux encadrants des ressources et des conseils pour travailler à distance avec les stagiaires

Bon nombre de managers n’avaient peut-être jamais supervisé le travail d’un employé à distance jusqu’à il y a peu. “Travailler dans un environnement virtuel avec les employés qu’ils supervisent est tout nouveau pour eux. Ils ont parfois affaire à des personnes qui ont besoin de plus d’attention ou ont davantage de questions”, confie Emily.

Pour les aider, les entreprises ont donc commencé à élaborer des manuels remplis de conseils et d’astuces, notamment sur l’organisation de réunions avec les stagiaires. Elles se tournent également vers des vidéos de formation en ligne déjà utilisées pour aider les managers à encadrer les salariés en télétravail. “Nous proposons également à nos 3 000 managers et mentors une formation pour leur expliquer comment donner la possibilité aux stagiaires d’échanger, leur montrer les bonnes pratiques et leur faire profiter des conseils de dirigeants pour bien gérer une équipe à distance”, ajoute Brooke pour Microsoft.

Dans de nombreuses entreprises, les recruteurs ont été invités à faire preuve d’indulgence en cas d’interruption pendant un entretien vidéo à cause, par exemple, d’un chien qui aboie, d’un téléphone qui sonne ou d’un enfant qui court dans la maison. Ces aléas font partie du quotidien ; on peut difficilement les éviter. Même chose pour les stagiaires : certains auront une meilleure connexion Wi-Fi que d’autres ou travailleront dans la même pièce que leurs parents ou leurs frères et sœurs. Les managers devront tenir compte de la situation de chaque stagiaire lorsqu’ils évalueront ses performances.

4. Donnez à vos stagiaires les outils dont ils ont besoin

La technologie est l’un des premiers défis auxquels l’entreprise doit faire face lorsqu’elle envisage de mener des stages à distance. Comment faire parvenir aux stagiaires en télétravail les logiciels et le matériel nécessaires ?

General Motors s’est appuyée sur les méthodes d’accueil et d’intégration utilisées depuis la fermeture de ses bureaux pour ses nouveaux employés. “Comment accueillir un nouvel employé en pleine pandémie de COVID-19 ?, s’interroge Ashley. Quasiment du jour au lendemain, GM a opté pour un accueil presque entièrement virtuel. Nous avons envoyé à nos nouveaux employés tout leur matériel par la poste. Tout était réglé à l’avance.”

Il va sans dire que les entreprises de la tech ont une longueur d’avance dans ce domaine. Brooke ajoute que son programme reposera essentiellement sur Microsoft Teams, qui permettra de créer une communauté et d’organiser des réunions, des cafés et des événements virtuels. Les stagiaires pourront utiliser Teams sur leur propre appareil afin de configurer leur environnement sur les ordinateurs portables fournis par l’entreprise.

Les entreprises qui ne peuvent pas équiper leurs stagiaires en matériel informatique pourront peut-être quand même leur fournir des logiciels. Par exemple, VMWare met à disposition des stagiaires son logiciel Workstation pour simplifier leur travail, tout comme ServiceNow. “Nous mettons à profit la puissance de notre Now Platform pour offrir une expérience numérique exceptionnelle à nos stagiaires, maintenir leur productivité et leur donner le sentiment de faire partie de notre équipe”, révèle Pat Wadors, CHRO de Service Now.

5. Prévoyez des tâches et des réunions dès la première semaine de stage

Microsoft encourage ses managers à organiser des réunions pour permettre à ses stagiaires de rencontrer leurs collègues dès la première semaine de stage. “Des entretiens individuels, puis un déjeuner ou un événement virtuel qui réunit tous les membres de l’équipe”, précise Brooke. Les managers sont également invités à revoir le programme avec leurs stagiaires et à définir des objectifs.

Chez LinkedIn, la plupart de nos stagiaires démarreront leur stage par deux journées d’intégration, dont une journée d’orientation. Les stagiaires en ingénierie participent à un boot camp d’une journée, version courte de celui auquel les ingénieurs à temps plein assistent lorsqu’ils rejoignent l’entreprise. Chez General Motors, les stages commencent par un programme d’intégration de deux jours, basé sur celui des employés à temps plein. “Pour travailler chez GM, il faut notamment comprendre ce que cela implique”, souligne Ashley.

Pour que le stage soit enrichissant, qu’il se fasse sur site ou en télétravail, rien de tel que de confier aux stagiaires des missions valorisantes. En considérant vos stagiaires comme des professionnels, vous les encouragerez à agir comme tel.

“Nos étudiants rencontrent leur manager à mi-parcours et à la fin du stage pour discuter des progrès effectués et de leur capacité à atteindre les objectifs fixés en début de stage”, indique Brooke. Beaucoup de choses vont en dépendre par la suite : Microsoft propose généralement un poste à la plupart de ses stagiaires. (Chez GM, plus de 80% des stagiaires se voient proposer un emploi à la suite de leur stage, selon Ashley.)

Certains stagiaires peuvent même avoir l’opportunité de travailler sur des projets directement liés au COVID-19. “Il était peut-être prévu que le stagiaire travaille sur un projet nécessitant une présence physique. Comme ce n’est plus possible partout, on peut lui proposer à la place de travailler sur un projet en lien avec notre produit Microsoft Teams, pour lequel la demande a fortement augmenté depuis le début de la pandémie”, explique Brooke.

Les moteurs du développement professionnel des stagiaires restent bel et bien leurs collègues. Chez LinkedIn et Microsoft, les stagiaires sont encadrés par un manager et un mentor. Le manager est le supérieur direct du stagiaire et supervise son travail. Le mentor, quant à lui, est en contact quotidien avec le stagiaire et lui explique comment mener à bien ses tâches et comment son travail s’intègre dans un projet plus large. Les stagiaires peuvent également s’appuyer sur des aides en ligne. Ashley rapporte que GM va mettre au point une “grande bibliothèque de formation” qui aura pour objectif de proposer des cours en ligne aux stagiaires, qui pourront ainsi perfectionner leurs connaissances.

6. Faites en sorte que vos stagiaires puissent régulièrement échanger avec leurs collègues et les autres stagiaires

Comme indiqué au point 5 ci-dessus, vous devez prévoir des créneaux dans le planning du stagiaire où il peut échanger avec son manager, son mentor et ses collègues. Les stagiaires doivent également prendre part aux réunions d’équipe et aux activités sociales externes. Enfin, veillez à ce que l’ensemble de l’équipe se connecte avec le stagiaire sur LinkedIn.

Emily est convaincue que la plus grande difficulté posée par les stages à distance est de retrouver l’énergie que l’on obtient lorsque les stagiaires partagent un espace physique avec leurs collègues. “La dynamique est complètement différente lorsque les gens se retrouvent tous ensemble dans une même pièce. Il y a beaucoup plus d’échanges”, explique-t-elle. Même s’il n’est pas possible de se retrouver physiquement, les stagiaires peuvent toujours participer à des visioconférences sur Zoom.

De nombreux employés en télétravail considèrent qu’ils en savent plus qu’avant sur leurs collègues, notamment sur leur lieu de résidence, leurs enfants et leurs goûts en matière de cuisine et de musique. Encouragez vos stagiaires à partager des photos ou des vidéos de leur animal de compagnie ou de leur campus universitaire, par exemple, pour que leurs collègues puissent apprendre à les connaître.

D’une certaine manière, les stagiaires auront plus que jamais la possibilité d’élargir leur réseau, car ils pourront échanger virtuellement avec l’ensemble des stagiaires de l’entreprise. “Je m’occupe d’un groupe de 35 étudiants originaires des quatre coins des États-Unis avec qui je vais échanger lundi prochain, explique Ashley. En temps normal, ils se rendraient chacun sur leur lieu de travail respectif. L’un pourrait travailler dans la branche informatique de GM à Austin, au Texas. L’autre dans la branche ingénierie à Warren, dans le Michigan. C’est l’un des avantages du télétravail. Je les réunis de façon à ce qu’ils puissent nouer des liens en ligne. Mon objectif est qu’ils puissent lier de nouvelles amitiés professionnelles.”

S’il y a bien une méthode qui a fait ses preuves pour tisser des liens entre les stagiaires, c’est l’organisation d’événements, qu’il s’agisse d’un simple pique-nique ou d’une sortie à Disney World. Pour ses stagiaires américains, LinkedIn a programmé une quinzaine d’activités et d’événements virtuels, dont une série de conférences auxquelles participeront les dirigeants de l’entreprise, et une semaine dédiée à l’apprentissage pendant laquelle les stagiaires pourront prendre part à des ateliers et échanger avec Mohak Shroff, SVP Engineering chez LinkedIn. D’autres activités auront pour seul objectif de s’amuser un peu.

Conclusion : les stages de cet été nous apprendront beaucoup

Bien que certaines sociétés hésitent encore à maintenir leurs stages, cet été pourrait bien transformer les stagiaires et les entreprises.

Les réunions en ligne, les groupes de discussion et les événements d’entreprise virtuels, qui n’étaient pas toujours jugés utiles, offrent plus que jamais aux stagiaires l’opportunité de rencontrer davantage de personnes, qu’il s’agisse de collègues ou d’autres stagiaires. Dans certaines entreprises, les stagiaires pourront suivre des cours en ligne qui, jusqu’à maintenant, ne leur étaient pas accessibles. Ce sera également l’occasion pour eux de développer les compétences nécessaires pour bien travailler à distance.

De leur côté, les entreprises pourront observer quels stagiaires s’adaptent le mieux et sont autonomes. Les managers auront l’opportunité de se perfectionner en apprenant à gérer leurs employés à distance, tandis que les entreprises auront l’occasion de revoir complètement leurs workflows, leurs équipes et leur environnement de travail.

Frank DeVecchis, directeur University Relations chez Merck, est convaincu que la situation a déjà été particulièrement riche en enseignements. “Sur le plan de l’accueil et de l’intégration, par exemple, nous élaborons un programme virtuel qui va nous permettre de guider nos stagiaires pendant les deux à trois premières semaines de stage. On s’est d’ailleurs demandé pourquoi nous ne l’avions pas fait plus tôt. Ce programme va nous permettre d’accroître notre efficacité, de tisser des liens plus étroits et de mieux connaître nos stagiaires. Au final, ce sont des choses très positives. Je pense que ce programme nous sera utile même après la crise.”

Et voilà comment les stagiaires peuvent nous faire découvrir de nouvelles perspectives avant même d’être arrivés.