Les 7 clés pour réussir votre programme d’intégration virtuel

Nous sommes le premier mercredi du mois de mars et Kelly Chuck, qui dirige l’élaboration des programmes d’intégration chez LinkedIn, commence tout juste à réfléchir aux pistes possibles pour une orientation virtuelle. Elle apprend que l’entreprise demande désormais à ses employés de la baie de San Francisco de travailler de chez eux. Kelly a jusqu’au lundi pour mettre en place un programme virtuel à l’usage des nouvelles recrues LinkedIn.

L’enjeu est clair. Un programme d’intégration efficace stimule la productivité, la motivation et la rétention. Comment faire en sorte que les nouveaux venus se sentent bien accueillis et pleins d’enthousiasme, sans visite des bureaux, sans repas d’équipe, sans “kit” de bienvenue et sans rencontre avec leurs nouveaux collègues ?

Pendant trois jours, épaulée de son équipe et en liaison avec des collègues internationaux confrontés au même défi, Kelly doit repenser intégralement le programme de la journée d’intégration chez LinkedIn. La soirée du samedi venue, le programme virtuel d’une durée d’une semaine est prêt. Il sera inauguré deux jours plus tard auprès de 42 nouvelles recrues de toute l’Amérique du Nord. Maintenant que le programme est lancé, Kelly et son équipe l’affinent chaque semaine en fonction du feedback des nouveaux employés.

Votre entreprise a du mal à créer son programme d’intégration virtuel ? Alors ces sept tactiques utilisées par Kelly et ses collègues vous seront sans doute très utiles :

1. Étalez votre programme sur plusieurs jours

L’une des décisions les plus importantes prises par Kelly et sa manager Sara Dowling a été de répartir sur une semaine le programme existant d’une journée. “Pour nous, explique Kelly, il n’était pas question de concentrer l’intégralité du programme dans une longue journée virtuelle. Nous ne savions pas dans quel état d’esprit les nouveaux employés allaient être, alors que leur vie quotidienne changeait si brutalement. Nous avons donc choisi de répartir sur une semaine des sessions plus courtes. Cela laissait une certaine flexibilité pour organiser le travail à la maison, quitte à adapter ensuite la formule en fonction des besoins.”

De plus, à la suite d’une intégration sur site classique dans une entreprise, les nouvelles recrues se rendent dans leur bureau pour y être accueillies par des collègues soucieux de faire leur connaissance et de les mettre à l’aise. Le programme sur cinq jours est structuré autour d’entretiens et de prises de contact régulières, afin que personne ne se sente oublié ou négligé.

Le programme élaboré par Kelly commence par une session d’une heure en direct dédiée à la culture de l’entreprise, à ses valeurs et à ses produits. Il se termine par une session de questions-réponses avec un membre des RH, lequel aide les nouvelles recrues à terminer leur paperasserie. Parmi les autres activités de la semaine, une vidéo de Kelly lors du deuxième jour (voir ci-dessous), une session d’une heure avec un membre de la direction de LinkedIn lors du troisième jour puis, une “chasse au trésor” dans les ressources en ligne de l’entreprise lors du quatrième jour.

Cette approche sur cinq jours contribue à stimuler la participation des nouvelles recrues. Mais elle allège également le stress des facilitateurs, et de leurs assistants de production, qui doivent jongler entre intervenants, vidéos, diaporamas, groupes de discussion et sondages.

Voici un exemple de déroulement pour un programme d’intégration de cinq jours :

2. On ne communique jamais trop !

Dans les situations inédites, et nous sommes pratiquement tous dans ce cas en ce moment, il n’est pas rare de se sentir vulnérable. Pour la nouvelle recrue, l’anxiété est souvent la même que pour l’élève qui change d’établissement : comment me faire des amis alors que tous et toutes se connaissent depuis tant d’années ? Un bon programme d’intégration doit permettre d’apaiser cette nervosité et de dissiper les inquiétudes.

En temps normal, le manager viendrait régulièrement au bureau du nouvel employé voir comment ça va. C’est désormais par e-mail, chat et vidéoconférence que tout se passe. La communication doit remplir à la fois une fonction pratique (voici ce que vous devez faire aujourd’hui et comment) et une fonction relationnelle.

Les nouvelles recrues LinkedIn sont quotidiennement en contact avec Kelly et son équipe. Elles ont également des entretiens avec leur manager, leur binôme (voir point 6 ci-dessous), l’équipe technique (point 3) et les RH.

Il ne s’agit pas de surcharger l’intégration, mais l’objectif est que tout le monde se sente accueilli, avec la certitude d’avoir tous les outils et toutes les instructions nécessaires pour prendre un bon départ.

3. Mettez dès que possible les outils technologiques entre les mains de vos nouveaux employés

À LinkedIn, les nouvelles recrues se voyaient habituellement remettre un ordinateur portable en personne lors de l’orientation. Cette tâche revenait à l’équipe Enterprise Productivity Engineering (EPE), qui se chargeait également de configurer chaque ordinateur.

Désormais, les ordinateurs portables sont expédiés directement du fournisseur au domicile du nouvel employé. Au début de cette année, l’entreprise a demandé à ses équipes techniques de mettre en place une solution d’installation à distance des logiciels propres à l’entreprise. Selon Ashi Sheth, responsable informatique senior chez LinkedIn, ce changement visait initialement à automatiser les tâches fastidieuses dévolues à son équipe. Le fait est que le moment n’aurait pas pu être mieux choisi !

En ouvrant l’ordinateur livré, le nouvel employé n’a qu’à saisir ses identifiants pour télécharger les logiciels nécessaires. Ce téléchargement prend rarement plus d’une heure. Pendant ce temps, selon une procédure désormais standardisée, le nouveau venu est briefé au téléphone par un membre de l’équipe EPE. Le technicien passe ensuite une ou deux heures à lui expliquer comment accéder au réseau et à finaliser l’installation informatique.

4. Placez la culture et les valeurs de votre entreprise au premier plan

En matière de satisfaction et d’engagement des collaborateurs, la culture d’entreprise est la clé de voûte. Une enquête LinkedIn menée auprès de plus de 3 000 professionnels américains a révélé que 70% d’entre eux seraient prêts à quitter une entreprise de premier plan qui n’aurait pas une bonne culture en place. Ils sont en outre 71% à déclarer qu’ils accepteraient un salaire moindre pour travailler dans une entreprise dont ils partagent les valeurs et qui se fixe une mission à laquelle ils croient.

C’est donc tout naturellement que Kelly a placé la culture d’entreprise au cœur du nouveau programme d’intégration de LinkedIn. “Selon mon expérience, explique-t-elle, ce sont notre culture et nos valeurs qui suscitent toujours le plus d’enthousiasme et de fierté de travailler chez LinkedIn.”

Et c’est sur cet axe que Kelly a misé. Lors du premier jour, la session en direct de deux heures comprend une présentation de la vision, de la mission, des valeurs et des produits de LinkedIn. Elle inclut également un bref historique de l’entreprise.

5. Faites de l’intégration un processus interactif pour créer un lien et l’engagement des participants

Lors d’une intégration réussie, les nouveaux employés apprennent à connaître l’entreprise, mais aussi à se connaître les uns les autres. Quand Kelly a dû réorganiser l’intégration, elle a également réfléchi à la manière de maintenir une forme d’interactivité.

“Zoom permet de créer des groupes de trois ou quatre personnes, poursuit-elle. Pour les nouvelles recrues, c’est l’occasion de faire connaissance. Nous veillons à maintenir la composition des groupes de discussion d’une session à l’autre, afin que les nouveaux employés puissent vraiment nouer des relations entre eux.”

Kelly et son équipe ont su mettre ces possibilités à profit. Par exemple, lors de la présentation de la vision et des valeurs de l’entreprise lors du premier jour, les recrues sont réparties en petits groupes pour discuter du thème suivant : “Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus dans le fait de rejoindre LinkedIn ?” Lors du troisième jour, après avoir écouté un membre de la direction pendant une demi-heure, les nouveaux employés forment des groupes de quatre personnes pour discuter de ce qui les a le plus marqués dans cette intervention. Chaque groupe doit ensuite soumettre une question à l’orateur.

L’équipe de Kelly crée également sur la plateforme LinkedIn un groupe pour chaque “promotion” de nouvelles recrues. Les employés peuvent ainsi rester en contact et consolider leurs relations. Chaque groupe LinkedIn est animé par un modérateur de l’équipe de formation et de développement qui pose des questions pour faire interagir les participants. Le modérateur est également là pour répondre aux questions et fournir des éclaircissements.

Dans la société britannique MHS Homes, les nouveaux employés sont conviés à une chasse au trésor sur l’intranet de l’entreprise. On leur donne un indice : “Le beau-père de quel collègue faisait partie d’un groupe qui a enregistré un tube ?” À eux de retrouver le nouveau collègue dans l’annuaire de l’entreprise.


6. Confiez un rôle central au hiring manager et au binôme désigné

L’orientation et la remise de l’ordinateur professionnel ne sont qu’une partie du processus d’intégration de la plupart des entreprises. Le hiring manager est essentiel pour réussir l’intégration d’un nouvel employé. Ce que l’on attend du manager à cet égard n’a pas beaucoup changé. C’est la manière de faire que le virtuel vient transformer.

LinkedIn fournit aux hiring managers des vidéos et des guides de ressources sur l’intégration des nouveaux venus, à partir de la signature du contrat et jusqu’aux 90 premiers jours de travail.

Avant même le premier jour de travail de l’employé, son manager devrait lui avoir adressé un chaleureux message de félicitations, avoir annoncé son arrivée à l’ensemble de l’équipe, avoir envoyé des messages aux services informatiques et équipement (même si la préparation d’un poste de travail sur site n’est plus d’actualité jusqu’à nouvel ordre) et, enfin, avoir désigné un membre de l’équipe pour servir de binôme au nouvel employé.

Le binôme a pour mission d’accueillir et de venir en aide au nouveau venu de façon plus personnelle : prendre un café ou déjeuner virtuellement avec lui ou elle, donner des conseils et des infos sur le quotidien dans l’entreprise, etc. En tant qu’interlocuteur capable d’expliquer qui, quoi et où, il joue un rôle tout à fait central pour une intégration efficace.

7. Mettez en place un apprentissage continu en demandant du feedback et en réagissant rapidement à celui-ci

L’orientation et la remise de l’ordinateur professionnel ne sont qu’une partie du processus d’intégration de la plupart des entreprises. Le hiring manager est essentiel pour réussir l’intégration d’un nouvel employé. Ce que l’on attend du manager à cet égard n’a pas beaucoup changé. C’est la manière de faire que le virtuel vient transformer.

LinkedIn fournit aux hiring managers des vidéos et des guides de ressources sur l’intégration des nouveaux venus, à partir de la signature du contrat et jusqu’aux 90 premiers jours de travail.

Avant même le premier jour de travail de l’employé, son manager devrait lui avoir adressé un chaleureux message de félicitations, avoir annoncé son arrivée à l’ensemble de l’équipe, avoir envoyé des messages aux services informatiques et l’équipement (même si la préparation d’un poste de travail sur site n’est plus d’actualité jusqu’à nouvel ordre) et, enfin, avoir désigné un membre de l’équipe pour servir de binôme au nouvel employé.

Le binôme a pour mission d’accueillir et de venir en aide au nouveau venu de façon plus personnelle : prendre un café ou déjeuner virtuellement avec lui ou elle, donner des conseils et des infos sur le quotidien dans l’entreprise, etc. En tant qu’interlocuteur capable d’expliquer qui, quoi et où, il joue un rôle tout à fait central pour une intégration efficace.

En guise de conclusion : l’intégration reste plus essentielle que jamais

La première impression est souvent déterminante. La façon dont vous accueillez une nouvelle recrue dans votre entreprise aura un impact énorme sur son degré d’engagement et sur la rapidité avec laquelle elle atteindra son plein potentiel et sa pleine productivité. Dans un rapport examinant 22 pratiques des RH, le BCG (Boston Consulting Group) conclut que la qualité de l’intégration se positionne juste derrière l’efficacité du recrutement quant à l’impact à long terme.

Rappelez-vous : l’une des premières initiatives de Kelly a été de prendre contact avec des collègues internationaux qui avaient déjà dû s’adapter à l’intégration virtuelle. Vous aussi, appuyez-vous sur les bonnes pratiques des autres pour construire un programme qui met en valeur tout ce qui distingue votre entreprise et sa culture.

Une intégration réussie veut dire un meilleur engagement, une meilleure rétention et une meilleure image de marque auprès des talents. Et pour faire de vos nouvelles recrues des ambassadeurs enthousiastes de l’entreprise, rien de tel que de mobiliser l’équipe afin que tous se sentent accueillis et valorisés.