Descriptif du poste

[Entreprise X] ne connaîtrait pas la réussite qui la caractérise sans les personnes qui y travaillent et sans les processus mis en place. L’assistant(e) administratif(ve) est le pilier sur lequel s’appuient ces deux composantes, et nous sommes actuellement à la recherche d’une personne exceptionnelle pour prendre les commandes de ce poste. La personne idéale aime résoudre les problèmes, dispose d’excellentes capacités de communication et fait preuve d’un sens aiguisé du détail. Par le passé, elle a déjà pris en charge des tâches administratives au sein d’un bureau tout en fournissant un soutien à ses collègues. La capacité à mener plusieurs tâches en parallèle, à gérer des emplois du temps complexes et à respecter des délais serrés sont certaines des compétences que nous recherchons chez les personnes candidates.

Objectifs du poste

• Être les yeux et les oreilles du bureau, fournir des informations, répondre aux questions et traiter les requêtes
• Veiller au bon fonctionnement des équipements et à la gestion optimale des fournitures et des inventaires en assurant une maintenance préventive
• Assurer l’efficacité des processus de travail en analysant et en améliorant nos procédures opérationnelles, notamment en ce qui concerne la planification des tâches, la communication, la disposition des bureaux, etc
• Coordonner les ressources internes et externes pour optimiser les processus de travail
• Suivre et atteindre les objectifs de l’organisation tout en garantissant le respect des bonnes pratiques

Responsabilités quotidiennes et mensuelles

• Assurer une permanence à la réception, gérer un système d’appels à plusieurs lignes téléphoniques, accueillir la clientèle, coordonner l’envoi et la réception d’e-mails et de livraisons, maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Fournir un soutien administratif direct aux cadres de l’équipe dirigeante, gérer leur courrier électronique, rédiger des mémos, des lettres, des feuilles de calcul, des formulaires, des faxes, et les transmettre aux personnes appropriées
• Planifier des réunions d’entreprise pouvant se tenir aussi bien dans nos bureaux qu’en dehors de nos locaux ou par vidéoconférence
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux de l’ensemble de nos collaborateurs et collaboratrices
• Tenir à jour notre système d’archives, notre base de données de contacts, notre liste de collaborateurs et collaboratrices et nos inventaires
• Superviser les stocks de fournitures de bureau et de nourriture, gérer le réapprovisionnement si besoin

Compétences et qualifications

• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent
• Expérience préalable à un poste administratif
• Très bonnes capacités de communication à l’oral et à l’écrit
• Excellente capacité à effectuer plusieurs tâches en parallèle, excellente gestion du temps
• Maîtrise de Microsoft Office, disposition à découvrir de nouveaux logiciels et systèmes

Qualifications souhaitables

• Diplôme universitaire
• Toute expérience préalable réussie au sein d’un bureau
• Expérience en gestion des budgets et des dépenses
• Expérience en développement de processus internes et en systèmes de classification
• Aisance dans la manipulation d’informations confidentielles