Description du poste

[EntrepriseX] est une marque internationale de premier plan qui organise un grand nombre de réunions, de conférences et d’événements pour les partenaires en interne et en externe tout au long de l’année. Nous recherchons un(e) coordinateur (trice) événementiel pour organiser ces rassemblements de façon rentable et, plus important encore, mémorable. Notre candidat(e) idéal(e) se consacrera pleinement à l’évaluation des fournisseurs potentiels et à la négociation avec eux, en collaborant avec l’équipe juridique afin d’élaborer des contrats de service, ainsi qu’à la gestion des communications avec les invités, les intervenants et les clients clés. Il ou elle sera surtout à l’aise à un poste d’encadrement qui requiert un état d’esprit créatif et axé sur les affaires, et sera capable d’instaurer des relations durables avec les fournisseurs.

Objectifs du poste

• Superviser la planification et le déroulement d’au moins cinq événements rassemblant 1 000 personnes par an
• Représenter les valeurs et la mission de l’entreprise à chaque événement
• Se porter garant de tous les aspects d’un événement, du choix du lieu aux indicateurs de réussite
• Respecter le budget et les délais impartis en toutes circonstances
• Développer un plan exploitable pour collecter des fonds et gérer le flux de trésorerie mensuel
• S’assurer de la conformité aux réglementations légales

Responsabilités quotidiennes et mensuelles

• Acquérir une compréhension parfaite des exigences de chaque événement
• Rechercher des fournisseurs et les sélectionner selon des critères de créativité, de qualité et de coût
• Réserver des sites et envoyer des invitations, ce qui comprend l’élaboration et la confirmation de contrats et la gestion de la logistique au moment de l’événement
• Développer du contenu pour l’événement et collaborer avec un graphiste pour le créer
• Engager du personnel selon les besoins pour l’ensemble des postes relatifs à l’événement (inscription, installation, restauration, audiovisuel, etc.)
• Administrer les événements et les programmes au quotidien, notamment passer les commandes, examiner les commandes pour les banquets, assurer le suivi des fournisseurs, planifier les déplacements, réserver les restaurants, dresser la liste des participants, contrôler les inscriptions, suivre les réservations, répondre aux questions et résoudre les problèmes

Compétences et qualifications

• Diplôme en gestion hôtelière ou en relations publiques
• Expérience démontrable en planification ou en coordination d’événements dans un environnement professionnel
• Résultats avérés dans la réalisation d’événements créatifs et réussis
• Expérience précédente de collaboration avec des graphistes, des commerciaux, des marketeurs et des responsables de la communication
• Excellentes compétences organisationnelles, en communication et en négociation, et grande polyvalence
• Capacité à rester calme sous la pression tout en conservant une attitude axée sur le service clientèle

Qualifications souhaitables

• Relations existantes avec des fournisseurs
• Expérience en gestion des budgets et en suivi des dépenses
• Maîtrise avancée de Word, PowerPoint, Adobe Acrobat et Excel
• Maîtrise de deux langues