Chez [Entreprise X], nous devons notre succès à des systèmes et à des processus bien rodés. Nous sommes à la recherche d’un(e) chef(fe) de bureau possédant d’excellentes compétences organisationnelles et un fort désir de contribuer au succès de notre entreprise. La personne idéale sait fait preuve de flexibilité pour gérer non seulement les tâches du quotidien, mais aussi les imprévus. Notre chef(fe) de bureau contribuera au succès de nos opérations en élaborant des procédures et en les communiquant à toute l’entreprise, ainsi qu’en assurant la sécurité des employés. La personne occupant ce poste nous aidera également à atteindre l’efficacité organisationnelle recherchée en œuvrant pour créer un environnement de travail positif et inclusif.

Objectifs du poste

• Superviser l’expérience des visiteurs présents dans les bureaux en les accueillant avec sympathie et de façon personnalisée
• Assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et mettre des mesures préventives en œuvre pour pallier les éventuels problèmes
• Appliquer les politiques et procédures, mesurer les résultats par rapport aux standards définis et fluidifier nos opérations
• Coordonner les ressources internes et externes et entretenir les relations avec nos fournisseurs
• Répondre aux demandes et aux questions concernant les opérations administratives

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement du bureau en entretenant les zones communes, en organisant les procédures, en traitant la correspondance, en gérant les systèmes de classement et en supervisant les fournitures et l’équipement
• Superviser les activités quotidiennes du bureau en tant que contact principal à l’accueil et tenir régulièrement les responsables informés via des rapports de performances
• Fournir un soutien administratif direct, selon les besoins : organisation de rendez-vous, réunions et événements, réservation de voyages, gestion du système de classement, envoi de courriers et colis, ou encore mise à jour de la base de données de contacts et des listes d’employés
• Superviser et gérer l’équipement du bureau pour garantir son bon fonctionnement, identifier les besoins et acheter des équipements, gérer les relations avec les fournisseurs et coordonner la livraison de nourriture, selon la demande
• Gérer tous les aspects de la planification liée à l’infrastructure/aux installations (par exemple : déplacements, ajouts et modifications des postes de travail) et fournir des réponses, ressources et solutions, selon les besoins

Compétences et qualifications exigées

• Deux ans ou plus d’expérience en gestion administrative
• Capacité à effectuer plusieurs tâches en parallèle, qualités relationnelles, grande flexibilité, excellente gestion du temps
• Maîtrise des applications utilisées dans l’entreprise et disposition à découvrir de nouveaux logiciels et systèmes
• Capacité à préserver la confidentialité des informations de l’entreprise

Compétences et qualifications souhaitables

• Licence ou équivalent
• Expérience en développement de systèmes internes
• Compétences informatiques avancées et expérience avec les plateformes en ligne