Description du poste

Chez [entreprise X], les réceptionnistes sont au centre de notre culture et contribuent à créer un environnement de travail qui nous permet d’atteindre un objectif fondamental : fournir un service d’exception à notre clientèle. Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne enthousiaste et professionnelle pour relever ce défi dans le cadre d’un poste à temps plein. La personne idéale a le souci du détail, présente bien, tout en étant multitâche et disposant d’une expérience préalable au poste de réceptionniste dans un bureau au rythme de travail soutenu. Elle fait preuve de dynamisme, d’un grand sens de l’organisation et de compétences de communication exceptionnelles. Enfin, notre réceptionniste doit être capable de garder son sang-froid même sous pression et de gérer des emplois du temps complexes. Son rôle sera central dans le développement de notre entreprise.

Objectifs du poste

• Optimiser nos opérations administratives en supervisant les processus internes, les approvisionnements et les équipements
• Coordonner les fournisseurs et les ressources externes, entretenir de bonnes relations et respecter les bonnes pratiques
• Jouer le rôle de vitrine de notre entreprise : accueillir les visiteurs, répondre aux demandes et apporter de l’aide aux collègues
• Assurer l’efficacité des emplois du temps, des workflows, de la communication et des opérations administratives au quotidien
• Identifier les problèmes nécessitant une attention immédiate, communiquer aux responsables opérationnels tout changement dans le déroulement des opérations par rapport au fonctionnement de routine

Responsabilités quotidiennes et mensuelles

• Ouvrir le bureau, accueillir les visiteurs avec le sourire, répondre ou transmettre les appels téléphoniques, gérer le courrier électronique, les fax et les envois, répondre aux e-mails, superviser les impressions et les photocopies
• Contrôler les équipements et fournitures standards du bureau, telles que les imprimantes, les réserves d’encre, de toner, de papier, etc. Signaler tout dysfonctionnement à la personne ou au service concerné
• Préparer les salles de conférence pour les réunions et prévoir les services d’un traiteur en cas de besoin
• Saisir des mémos, des comptes rendus de réunion, des courriers, des rapports, des formulaires et d’autres types de contenus dictés à l’oral
• Maintenir les agendas à jour, coordonner les rendez-vous, hiérarchiser les demandes de réunion et la logistique, gérer tous les aspects des déplacements professionnels
• Établir et tenir à jour un système d’archivage des contacts, des documents ainsi qu’un registre des employés

Compétences et qualifications

• Expérience avérée au poste de réceptionniste
• Excellentes compétences de communication à l’oral comme à l’écrit
• Aptitude au travail multitâche et bonne gestion du temps
• Connaissance pratique de Microsoft Office 
• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent

Qualifications souhaitables

• Expérience réussie à un poste administratif
• Expérience dans l’amélioration et le développement des processus