Description du poste

Chez [Entreprise X], nous estimons que nos événements se doivent d’être planifiés à la perfection, avec une attention toute particulière accordée aux détails pour ravir nos convives. Pour nous aider à maintenir notre réputation d’organisateur d’événements mémorables, nous recherchons un(e) responsable événementiel expérimenté(e) à qui nous confierons la tâche de diriger la production de nos événements, de leur conception à leur exécution. La personne idéale pour ce poste est passionnée, créative, attentive aux détails, ainsi que soucieuse de fournir constamment un service exceptionnel à la clientèle. Ce poste exige une expertise dans tous les aspects de la planification d’événements, de réunions et de conférences, dont la maîtrise des coûts, la recherche de lieux, la gestion des considérations logistiques relatives aux équipements et la configuration des salles. La maîtrise des bonnes pratiques du secteur est également nécessaire. La personne retenue fait preuve d’excellentes compétences en leadership et est capable de déléguer des responsabilités pour répondre aux attentes en matière de qualité. Notre responsable événementiel idéal(e) est capable de gérer les défis du quotidien tout en conservant une vision d’ensemble sur les projets pour proposer des expériences véritablement uniques.

Objectifs du poste

• Gérer tous les aspects de l’organisation d’un événement, en respectant des délais et des budgets stricts
• Entretenir et établir des relations avec les fournisseurs, les équipes des lieux d’événements et d’autres contacts du secteur afin de concevoir et de mettre en œuvre les processus créatifs et logistiques relatifs à chaque événement
• Être capable de suivre (et même souvent de devancer) les tendances en matière de planification, de conception et de production d’événements, en identifiant et en résolvant de manière proactive les difficultés opérationnelles
• Établir des procédures standard et former le personnel à les mettre en œuvre
• Assurer en permanence la conformité aux dispositions juridiques et aux réglementations en matière d’assurance, de santé et de sécurité

Responsabilités quotidiennes et mensuelles

• Assurer la coordination entre le personnel interne, les clients, les fournisseurs et les autres interlocuteurs pour établir les besoins en matière d’événements, et servir d’intermédiaire avec les cadres supérieurs, les représentants publics et les experts du secteur tout au long du processus de planification
• Rechercher des ressources, effectuer des visites sur site et diriger des réunions préalables à l’événement, selon les besoins, pour aider le personnel à prendre des décisions sur la conception de l’événement
• Planifier et simplifier la gestion sur le plan logistique de tous les événements, notamment en ce qui concerne des activités telles que la négociation des contrats et la préparation des lieux, ainsi que des aspects tels que les listes d’invités, les supports de présentation, la sécurité, la restauration, le divertissement, les transports, les équipements, la décoration et les supports marketing
• Superviser l’expérience des clients, de la conception de l’événement jusqu’à la phase de bilan, en gérant les préparatifs sur place, la production et le déroulement de celui-ci, pour offrir de façon constante un service d’exception à toutes les étapes
• Gérer et enrichir une base de données recensant des contacts du secteur, des fournisseurs et des lieux d’événements
• Prendre en charge et résoudre tout problème survenant le jour d’un événement

Compétences et qualifications

• Expérience réussie en tant que responsable ou coordinateur(-trice) événementiel
• Solides compétences de communication et relationnelles
• Expérience dans l’établissement et la gestion de relations d’affaires fructueuses
• Excellentes compétences organisationnelles, notamment la capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps, très bonne gestion du temps et grand souci du détail
• Capacité à gérer la pression et à prendre des décisions immédiates

Qualifications souhaitables

• Licence en organisation d’événements ou dans un domaine similaire
• Expérience en marketing et/ou en relations publiques
• Maîtrise du système de gestion des événements et de l’outil d’inscription Cvent utilisé pour gérer les inscriptions aux événements et les aspects logistiques s’y rapportant
• Disposition à partir en déplacement au niveau national et à l’étranger, selon les besoins