Descriptif du poste

Chez [entreprise X], nous comptons sur nos secrétaires pour rendre nos activités commerciales plus efficaces : nous sommes actuellement à la recherche d’une nouvelle personne pour relever ce défi à nos côtés. Nous recherchons un(e) secrétaire au sens du détail exceptionnel et au profil avenant pour une position à temps plein dans un environnement de travail dynamique. La personne idéale fait preuve de créativité, d’un grand sens de l’organisation et d’excellentes compétences en communication. Ayant une expérience professionnelle préalable dans un bureau, il ou elle sait comment apporter son soutien à ses collègues et à la clientèle en prenant en charge diverses tâches administratives. Enfin, notre secrétaire doit être capable de garder son sang-froid même sous pression et de gérer des emplois du temps et des projets complexes. Son rôle est central dans le développement de notre entreprise.

Objectifs du poste

• Optimiser les activités commerciales, superviser les approvisionnements, les équipements et les processus du bureau
• Veiller au quotidien au bon fonctionnement des workflows, des rendez-vous, de la communication et du bureau de manière générale
• Prendre en charge les fournisseurs et ressources externes, entretenir des relations professionnelles et veiller au respect des bonnes pratiques
• Exécuter de multiples tâches administratives et représenter notre bureau en répondant aux appels, aux demandes par e-mail et aux diverses questions
• Distinguer les problèmes nécessitant une attention immédiate, communiquer aux responsables opérationnels tout changement dans le déroulement des activités par rapport au fonctionnement de routine

Responsabilités quotidiennes et mensuelles

• Ouvrir le bureau chaque jour, accueillir les visiteurs, répondre aux appels et les transférer, gérer les e-mails, le courrier, les livraisons, les photocopies et les fax
• Taper des courriers, des rapports, des mémos, des tableaux, des comptes-rendus de réunion et d’autres documents similaires dictés oralement ; rédiger des brouillons et des copies ou les corriger ; relire des documents sur le fond et sur la forme ; préparer des accords de non-divulgation (NDA)
• Aider les équipes à coordonner leurs emplois du temps, leurs rendez-vous, leurs activités opérationnelles journalières et leurs déplacements professionnels
• Établir et tenir à jour un système d’archivage des documents et des contacts, ainsi qu’un registre des employés
• Superviser et commander des fournitures et des équipements de bureau, faire des demandes de réapprovisionnement
• Éventuellement aider, orienter, voire former des effectifs moins expérimentés dans le cadre de leur intégration

Compétences et qualifications

• Expérience préalable à un poste de secrétaire
• Capacités exceptionnelles en communication, à l’oral comme à l’écrit
• Aptitude au travail multitâche et bonne gestion du temps
• Connaissance pratique de Microsoft Office
• Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent

Qualifications souhaitables

• Licence
• Expérience réussie à un poste administratif
• Aisance dans la gestion de budgets et de dépenses
• Expérience dans l’amélioration et le développement des processus