Secrétaire juridique : définition

Les secrétaires juridiques sont des employés administratifs disposant d’une spécialisation dans le domaine du droit : leur mission consiste à assister les avocats dans leur activité juridique.

On retrouve les secrétaires juridiques au plus proche des métiers du droit, par exemple dans des cabinets d’avocats, mais également dans d’autres contextes légaux, par exemple dans les services juridiques de compagnies d’assurance, d’entreprises commerciales ou encore de sociétés immobilières. 

Selon leur niveau d’éducation en droit, les secrétaires juridiques peuvent également assumer une fonction d’assistance juridique et, par exemple, s’occuper de la rédaction et de la mise en forme de certains actes.

Devenir secrétaire juridique nécessite de suivre une formation pouvant durer deux à trois ans. Parmi les diplômes qui intéressent les employeurs, on retrouve certains BTS, le DEUST assistant juridique, le DU secrétaire juridique, mais également des licences professionnelles de spécialisation dans tel ou tel métier du droit.

Quel est le rôle des secrétaires juridiques ?

Les secrétaires juridiques peuvent certes travailler dans divers contextes professionnels, mais leur mission consiste à chaque fois à fournir une assistance administrative aux avocats et autres juristes.

Cela exige de leur part une grande polyvalence : une très bonne connaissance de la terminologie juridique, ainsi que de solides compétences en relations humaines et en transcription. 

En effet, les secrétaires juridiques doivent être des as de la prise de notes : une vitesse de frappe rapide et une excellente connaissance des logiciels de traitement de texte, parfois même de logiciels comptables, sont nécessaires à l’exercice de cette profession.

Tandis que l’on attend des secrétaires juridiques qu’ils assument les tâches attendues des secrétaires traditionnels, qu’il s’agisse par exemple de répondre au téléphone, d’accueillir la clientèle ou encore de prendre des rendez-vous, leur mission consiste parfois également à soumettre, à préparer et à rédiger certains documents juridiques.

Les secrétaires juridiques étant au contact direct de la clientèle et des partenaires de leur employeur, ils doivent faire preuve d’excellentes compétences de communication et d'une grande rigueur. 

Grâce à un grand sens de la discrétion, les secrétaires juridiques veillent également à ce que la confidentialité des clients soit préservée à tout moment.

Descriptif du poste

Chez [cabinet X], les services juridiques exceptionnels que nous fournissons à notre clientèle font notre fierté. Nous sommes actuellement à la recherche d’un/e secrétaire juridique expérimenté/e et passionné/e de droit pour nous aider à maintenir notre très grande réputation. À ce poste, vous jouerez un rôle essentiel et veillerez au bon fonctionnement de notre cabinet d’un point de vue administratif. Ponctuellement, il vous incombera également d’agir en tant qu’assistant/e juridique et de prendre en charge la rédaction de certains documents légaux. Par votre professionnalisme, vous contribuerez à renforcer la confiance de notre clientèle et de nos partenaires envers notre cabinet. La personne idéale est organisée, diligente, et est aussi efficace lorsqu’elle travaille en autonomie que lors de projets en équipe. Si vous êtes à la recherche d’un travail à la fois stimulant et varié, qui présente des possibilités de développement professionnel, nous vous invitons à nous contacter pour en apprendre davantage sur notre cabinet.

Objectifs du poste :

  • Veiller au bon fonctionnement du cabinet, soutenir nos avocats/es dans l’organisation et l’optimisation de leur agenda professionnel
  • Contribuer à la rédaction de documents juridiques dès que nécessaire
  • Saisir et suivre les échéances pour s’assurer que chaque dossier est pris en charge en temps et en heure
  • Représenter notre cabinet auprès de notre clientèle et de nos partenaires
  • Préserver la confidentialité de notre clientèle à tout moment

Missions principales :

  • Assurer la communication avec la clientèle et les partenaires à l’accueil, au téléphone et par e-mail
  • Préparer, rédiger, relire et classer des documents juridiques simples, et compiler les dossiers de la clientèle
  • Effectuer des tâches de secrétariat, notamment tenir à jour les agendas des avocats/es, fixer des rendez-vous, faire des copies et des scans, etc.
  • Effectuer des transcriptions juridiques fidèles au texte dicté
  • Filtrer, transférer et hiérarchiser les appels et e-mails reçus par les avocats/es
  • Participer à la préparation des circulaires d’information et à l’organisation des conférences

Compétences requises :

  • Diplôme d’assistant/e ou de secrétaire juridique de niveau bac +2 ou bac +3
  • Excellentes compétences de communication écrite et orale
  • Sens développé de l’organisation
  • Vitesse de frappe d’au moins 60 mots par minute
  • Maîtrise du Pack Office et des logiciels juridiques (PolyActe)

Compétences souhaitées :

  • Licence de droit
  • Expérience préalable au sein d’un cabinet d’avocats ou d’un service juridique
  • Connaissance de l’anglais