Le guide complet de l’intégration virtuelle
Une checklist pour vous aider à vous lancer durant les deux premiers mois
Qu’est-ce que l’intégration ?
L’intégration est le processus permetant aux nouveaux employés de trouver leurs marques et de se former afin de devenir des membres à part entière de l’équipe. En plus de leur fournir les connaissances et les outils dont elles ont besoin pour réussir à leur nouveau poste, l’intégration doit également favoriser un engagement total des nouvelles recrues et les aider à s’adapter à la culture de l’entreprise. Il s’agit donc de développer vos relations avec vos nouveaux employés et de leur prouver que votre entreprise investit véritablement dans leur évolution professionnelle.
L’intégration impacte l’intégralité de l’expérience employé.
Lorsqu’un nouvel employé rejoint votre entreprise, les premiers mois sont décisifs. Si l’intégration se passe sans incident, ce processus peut améliorer ses performances, sa satisfaction à long terme et le temps qu’il restera dans l’entreprise. En tant que manager, votre rôle dans la réussite des nouveaux employés est essentiel. Ce guide vous aide à élaborer un programme d’intégration efficace et modulable pour permettre à vos employés de démarrer sur de bonnes bases.
Les employés bénéficiant d’une intégration solide sont 2,8 fois plus susceptibles de dire que leur emploi est l’emploi idéal.
PHASE 1
Avant le premier jour
Tout nouvel employé peut se sentir dépassé lors de sa première journée. L’objectif consiste donc à éliminer tout ce qui pourrait poser problème et à confirmer aux nouvelles recrues qu’elles ont pris la bonne décision. Le processus doit commencer environ 15 jours avant la date d’entrée en fonction.
Le saviez-vous ?
Les meilleures entreprises sont 53% plus susceptibles que les autres d’effectuer une pré-intégration.
Tâches de la phase 1
✓ Répondre aux questions éventuelles de la nouvelle recrue
✓ Communiquer la date, l’heure et les informations de connexion (le cas échéant) de toutes les réunions du premier jour
✓ Expliquer les directives de l’entreprise pour les réunions virtuelles
✓ S’assurer que la nouvelle recrue a bien reçu tous les équipements nécessaires et que son profil est configuré dans les systèmes de l’entreprise
✓ Prévoir une réunion de bienvenue dans l’équipe
PHASE 2
Premier jour
Évitez de surcharger le nouvel employé en considérant cette journée comme un récapitulatif de tout ce qui l’attend. Présentez votre nouvelle recrue à l’équipe, fournissez-lui les informations de base et expliquez-lui le reste de sa semaine. À la fin de la journée, elle doit se sentir à l’aise, respectée et être impatiente de se lancer.
Conseil de pro :
pour un accompagnement optimal des nouvelles recrues, faites durer leur intégration pendant au moins 90 jours. La plupart des entreprises se concentrent uniquement sur la première semaine.
Tâches de la phase 2
✓ Expliquer en détail les processus importants comme la saisie du temps de travail
✓ Montrer à votre nouvelle recrue comment utiliser les systèmes de l’entreprise
✓ Annoncer l’arrivée du nouvel employé aux équipes concernées, et leur présenter son parcours et sa fonction
✓ Présenter la nouvelle recrue à ses collègues ainsi qu’aux autres partenaires clés
✓ Inviter la nouvelle recrue aux événements d’équipe
PHASE 3
Deuxième jour
Planifiez un entretien individuel avec votre nouvelle recrue pour lui présenter votre style de management. Expliquez-lui en détail votre style de management et vos attentes et répondez à ses éventuelles questions. Vous pouvez également parler de ses responsabilités et passer en revue son programme de formation.
Le saviez-vous ?
60% des entreprises ne fixent pas d’objectifs à court terme pour les nouvelles recrues.
Tâches de la phase 3
✓ Expliquer clairement l’emploi du temps de la semaine et s’assurer que le programme de formation est pertinent
✓ Passer en revue la description du poste, les tâches et les attentes
✓ Parler des préférences et poser des questions pour déterminer la meilleure façon de collaborer
✓ Expliquez les processus internes et le workflow
✓ Prévoir beaucoup de temps pour les questions
PHASE 4
Première semaine
Commencez par confier à votre nouvelle recrue des tâches représentatives de son travail au quotidien. Proposez-lui une première mission exigeante mais réalisable. C’est aussi le moment idéal pour désigner un membre de l’équipe qui effectue des tâches similaires et l’accompagnera. Cela aidera votre nouvelle recrue à créer des liens, à trouver des réponses à ses questions et à se sentir intégrée à l’équipe.
Le saviez-vous ?
87% des organisations qui désignent un collègue pour accompagner le nouvel employé durant sa phase d’intégration déclarent que c’est un moyen efficace pour réduire son temps de montée en compétences.
Tâches de la phase 4
✓ Fournir les ressources essentielles, notamment les informations sur les produits et la documentation sur la marque
✓ Passer en revue la mission, les valeurs et les objectifs de l’entreprise
✓ Planifier des entretiens pour faire le point sur l’avancée de l’intégration et répondre aux éventuelles questions
✓ Désigner un collègue chargé d’accompagner la nouvelle recrue pendant sa phase d’intégration
✓ Proposer une première mission exigeante, mais réalisable
PHASE 5
Premier mois
À ce stade, le nouvel employé devrait comprendre parfaitement ses objectifs et savoir comment les atteindre. Assurez-vous de faire des points, de lui transmettre un feedback régulier et de fixer des objectifs de performance à passer en revue lors de son entretien annuel. C’est la période idéale pour attribuer officiellement à votre nouvelle recrue un mentor, une personne à un échelon supérieur qui pourra la guider vers le succès.
Le saviez-vous ?
77% des employés bénéficiant d’une intégration en bonne et due forme atteignent leurs premiers objectifs de performance.
Tâches de la phase 5
✓ Aider la nouvelle recrue à rencontrer de nouvelles personnes
✓ Consacrer du temps à l’évaluation de sa première mission
✓ Définir des objectifs clairs à six mois
✓ Désigner un mentor et faire les présentations
✓ Définir des objectifs de performance et préciser que vous lui transmettrez un feedback mensuel
PHASE 6
Deuxième mois et au-delà
De nombreux spécialistes s’accordent à dire qu’une personne peut avoir besoin d’un an pour être totalement à niveau. Les six premiers mois vous permettent de vous faire une idée de la façon dont travaille votre nouvelle recrue. Félicitez-la pour ses réussites et recueillez son feedback sur son expérience d’intégration afin d’améliorer votre processus.
Le saviez-vous ?
Un programme d’intégration bien conçu peut augmenter la rétention des employés de 82%.
Tâches de la phase 6
✓ S’assurer que la charge de travail de la nouvelle recrue est raisonnable
✓ Prendre note des tâches et des projets que la nouvelle recrue apprécie le plus
✓ Miser sur les atouts de votre nouvelle recrue
✓ Offrir des opportunités de formation pour l’acquisition de compétences transversales
✓ Recueillir le feedback de votre nouvelle recrue et le transmettre aux RH, au service informatique et à l’équipe de recrutement
Bonus
5 stratégies pour fidéliser vos employés
Définissez des attentes claires pour le poste.
Soyez clair sur les missions et les objectifs du poste et donnez de vrais exemples afin d’aider les nouvelles recrues à se projeter.
Déterminez quel style de leadership fonctionne le mieux pour eux.
Rencontrez les candidats durant les entretiens afin de leur offrir un aperçu de votre style de management.
Favorisez l’évolution de carrière grâce à la formation et au développement.
Lors de vos entretiens individuels, demandez aux nouvelles recrues si elles pensent avoir besoin de davantage de formation dans certains domaines. Si c’est le cas, planifiez la ou les formations au plus vite.
Assignez-leur des tâches qu’ils aiment faire.
Offrez aux nouveaux employés la possibilité de travailler sur différentes missions avec différentes équipes pour qu’ils puissent trouver ce qui leur convient le mieux.
Aidez-les à se sentir appréciés.
Faites-leur un feedback régulier sur leurs réussites afin de leur montrer que vous appréciez leurs efforts.
L’intégration est primordiale.
Une intégration réussie est bénéfique pour vous, votre nouvel employé et l’entreprise tout entière. Veillez donc à la planifier et à définir clairement vos attentes dès le recrutement. C’est la meilleure façon de vous assurer que votre nouvel employé sera rapidement opérationnel et qu’il restera longtemps dans l’entreprise.
Découvrez comment offrir la meilleure expérience possible aux candidats grâce à LinkedIn Talent Solutions.
Planification
Prenez des décisions de recrutement plus éclairées concernant la diversité, les viviers de talents cachés et bien plus, grâce à des données accessibles en temps réel.
Recrutement
Touchez les bonnes personnes avec des offres d’emploi faciles à gérer, un sourcing intelligent et une image de marque bien pensée.
Développement
Répondez aux attentes des personnes qui travaillent dans votre entreprise en leur proposant des outils de formation, de collaboration et de productivité.
Contactez un conseiller commercial dès aujourd’hui.