Qu’est-ce que la conformité RH ?

La conformité RH fait référence à toutes les lois, réglementations et jurisprudences qu’une entreprise se doit de respecter. En effet, la santé, la sécurité et le travail des employés sont protégés par des normes. Les ressources humaines, qui sont au plus près des salariés, doivent connaître ces réglementations et s’assurer que l’entreprise remplit toutes ses obligations.

Les lois, comme le code du travail par exemple, forment un socle commun qui s’impose à tous les organismes employant des salariés. D’autres normes sont édictées par secteur d’activité, comme les conventions collectives. En plus de cela, certaines obligations sociales s’appliquent en fonction des effectifs de l’entreprise.

Les sujets les plus courants en matière de conformité RH

Une partie du travail des ressources humaines consiste donc à identifier à quelles réglementations l’entreprise est soumise, et à s’assurer qu’elle est bien en règle avec ses obligations. Le suivi méticuleux de cette conformité permet une meilleure gestion des risques encourus par l’entreprise. En effet, l’inspection du travail vérifie que l’entreprise respecte les lois et réglementations liées à l’emploi de salariés, la CNIL s’assure que les données personnelles des salariés, récoltées par les RH notamment, sont bien protégées, et le conseil des prud’hommes règle les litiges entre salariés et employeurs. Les risques auxquels s’expose l’entreprise non conforme vont de l’amende à la procédure judiciaire, et parfois jusqu’au scandale. L’entreprise a donc tout à gagner à contrôler sa conformité : elle donne confiance à ses salariés et contribue à leur apporter de bonnes conditions de travail, elle montre son sérieux, et prend soin de sa réputation.

Les principaux sujets de conformité peuvent être regroupés en quatre catégories.

La première réunit tout ce qui concerne l’embauche et la fin de contrat des salariés : des entretiens d’embauche non discriminants (équilibre hommes-femmes, séniors, accessibilité des personnes à mobilité réduite…), la précision du contrat, la signature d’avenants en cas de modification du contrat initial, le respect des procédures de licenciement et des délais de prévenance…

La seconde rassemble toutes les lois, réglementations et jurisprudences qui s’appliquent au travail lui-même : les horaires de travail, le salaire et les bulletins de paye, le respect du repos et des congés, la lutte contre la discrimination, la lutte contre le harcèlement…

La troisième traite de la santé et de la sécurité des salariés : la gestion des risques sur le site de travail, le suivi médical, la gestion des risques psychosociaux…

La dernière est liée aux données personnelles des salariés : le respect de la confidentialité, la signature électronique sécurisée, la protection des données personnelles…  

Les textes étant nombreux et évolutifs, les ressources humaines doivent constamment vérifier leurs mises à jour.

Par ailleurs, certains textes ont des applications rétroactives et demandent aux RH une très bonne maîtrise des historiques, et par conséquent une bonne gestion administrative.

Enfin, l’évolution très rapide de la société, notamment sur le plan numérique, impose aux RH de s’adapter rapidement pour sécuriser au mieux les données des salariés et de l’entreprise.

Pour garantir le respect des normes dans un contexte aussi complexe, les ressources humaines gagneront à établir une méthode bien structurée.

Un contrôle de conformité peut être mis en place régulièrement – une fois par an par exemple – par les ressources humaines afin de vérifier les dernières évolutions réglementaires et d’actualiser l’entreprise.

Entre ces contrôles de conformité, une veille continue permettra de suivre l’actualité juridique en temps réel et d’anticiper également les changements à venir et auxquels l’entreprise devra prochainement s’adapter.

La formation des équipes RH est un autre outil permettant d’augmenter leur performance en matière de conformité. Acquérir des outils de gestion des données RH, comme des logiciels RH, des applications spécifiques, des outils de sécurisation des accès numériques, etc., facilitera tout ce travail.

Enfin, lorsque les RH communiquent aux membres de l’entreprise les exigences de la conformité, elles les aident à en comprendre les enjeux et à y participer activement.

Voici une liste utile (mais non exhaustive) à prendre en considération dans le contrôle de votre conformité RH :

•  le respect des procédures de recrutement
•  la tenue d’entretiens non discriminants
•  la rédaction d’un contrat signé par les deux parties, et éventuellement d’avenants
•  la gestion administrative relative à l’arrivée d’un nouveau collaborateur
•  l’information des nouveaux collaborateurs au sujet des réglementations les concernant
•  le regroupement de toutes les informations obligatoires dans un livret d’accueil destiné aux salariés et sur un panneau d’affichage
•  la communication aux salariés de toute nouvelle loi ou réglementation applicable à l’entreprise, ainsi que des accords internes signés avec les représentants du personnel
•  la paye et les bulletins de salaire
•  les droits à la retraite
•  les avantages sociaux
•  la gestion des congés maladie
•  la mise en place d’un CSE (Comité Social et Économique) pour les entreprises de plus de 11 salariés
•  l’index égalité professionnelle
•  le suivi des formations professionnelles obligatoires
•  les entretiens professionnels obligatoires (tous les 2 ans, et suite à certains congés)
•  la politique RGPD…

Cette liste sera à compléter en fonction du secteur et de l’activité de l’entreprise, de ses effectifs, et de la convention collective applicable.