Description du poste

Chez [Entreprise X], nos employés sont la clé de notre réussite. Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction qui viendra appuyer nos cadres dirigeants dans leur travail. La personne idéale pour ce poste aime résoudre les problèmes de façon proactive, dispose d’excellentes capacités de communication et fait preuve d’un grand souci du détail. Par le passé, il ou elle a déjà pris en charge des tâches administratives au sein d’un bureau tout en apportant un soutien à sa direction. Compte tenu des évolutions auxquelles peut être sujette la composition de notre direction, nous comptons sur nos assistant(e)s pour faire preuve de flexibilité et de prévoyance, tout en maintenant confidentielles les informations liées aux systèmes et opérations d’importance majeure.

Objectifs du poste

• Avec pour principale responsabilité d’assister le PDG, apporter un soutien à l’équipe de direction selon ses consignes, pour faire en sorte que les objectifs de l’entreprise soient atteints et que les opérations commerciales se déroulent efficacement
• Gérer et améliorer les processus internes qui appuient l’activité des principaux dirigeants de l’entreprise, en coordonnant les ressources internes et externes pour optimiser les processus de travail
• Gérer les échanges entre la hiérarchie et les employés, en assurant la liaison avec les dirigeants internes et externes dans le cadre de divers projets et tâches
• Planifier et organiser le travail pour garantir que les priorités de l’équipe dirigeante sont respectées, que les objectifs de l’organisation sont atteints et que les bonnes pratiques sont bien suivies

Responsabilités quotidiennes et mensuelles

• Organiser l’emploi du temps professionnel et personnel du PDG, ce qui implique notamment de gérer ses agendas, son courrier, ses e-mails et ses appels, d’organiser ses déplacements, d’assurer la gestion de ses clients ainsi que de prendre en charge divers autres aspects logistiques de l’entreprise
• Coordonner des emplois du temps complexes et gérer de manière approfondie les calendriers, tout en organisant la transmission de contenus et d’informations aux cadres supérieurs
• Gérer, coordonner et organiser les déplacements des cadres supérieurs et les activités associées (notamment, procéder à la réservation des chambres d’hôtel et à l’organisation des trajets et des repas)
• Prendre en charge des tâches administratives et de bureau (saisie de documents ou de contenus dictés, création de feuilles de calcul, envoi de fax et tenue à jour du système d’archivage et de la base de données des contacts)
• Avoir une attitude professionnelle et respecter strictement les principes de confidentialité lors du traitement de tout document, et faire preuve de discrétion lors de toute intervention relative aux activités commerciales
• Organiser les communications au sein de l’équipe et planifier les événements, aussi bien en interne que hors site

Compétences et qualifications

• 4 ans d’expérience à un poste administratif sous la responsabilité de la direction
• Très bonnes capacités de communication à l’oral et à l’écrit
• Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et à coordonner plusieurs projets à la fois
• Maîtrise de Microsoft Office et d’autres outils bureautiques de productivité, disposition à découvrir de nouveaux logiciels et systèmes
• Flexibilité, esprit d’équipe et volonté de mener à bien les tâches confiées, capacité d’adaptation et goût du défi
• Capacité à préserver la confidentialité de l’entreprise

Qualifications souhaitables

• Expérience en gestion des budgets et des dépenses
• Expérience en développement de processus internes et en systèmes de classification