Pourquoi est-ce important ?

Cette question vous indiquera le niveau de maîtrise informatique du candidat et sa connaissance des logiciels de base. L’intégration des candidats qui connaissent déjà les outils que votre organisation utilise sera plus facile, mais ce facteur ne doit pas jouer un rôle majeur dans votre décision finale. Un candidat qui connaît les technologies sur le bout des doigts n’aura aucun problème à apprendre à utiliser de nouvelles applications rapidement.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Connaissances pratiques d’applications informatiques standard, comme Windows Office ou Google Workspace
• Expérience dans l’utilisation d’outils propres au secteur et d’autres logiciels similaires
• Exemples de méthodes de familiarisation avec une nouvelle application

Pourquoi est-ce important ?

Même si les responsabilités des réceptionnistes se recoupent parfois, leur rôle varie de manière significative en fonction du secteur. Par exemple, les réceptionnistes dans le domaine juridique auront différentes responsabilités par rapport aux réceptionnistes dans le domaine médical ou dans l’hôtellerie. Cette question vous aidera à évaluer la pertinence de l’expérience d’un candidat par rapport à votre organisation, ainsi qu’à estimer la formation nécessaire.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Les candidats idéaux auront de l’expérience professionnelle dans votre secteur ou un secteur similaire
• Les bonnes réponses montreront la familiarité du candidat avec les logiciels et les procédures propres à votre secteur
• Mentions de certifications pertinentes pour votre secteur

Pourquoi est-ce important ?

Les réceptionnistes doivent souvent se montrer polyvalents et jongler avec plusieurs appels tout en accueillant les clients et en effectuant leurs tâches annexes. Cette question vous permettra d’évaluer la capacité du candidat à cumuler plusieurs tâches sans transiger sur la qualité de son travail.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Les bons candidats prouveront qu’ils savent analyser une situation et hiérarchiser leurs tâches
• Les meilleurs exemples donneront la priorité à l’accueil des clients par rapport aux appels téléphoniques
• Mentions de l’importance de garder son calme même lorsqu’ils sont débordés

Pourquoi est-ce important ?

En tant que professionnels du service client, les réceptionnistes doivent régulièrement gérer des clients mécontents. Vous devez vous assurer que le candidat est apte à gérer ces situations tendues, à trouver des solutions et à se surpasser pour garantir la satisfaction des clients et pour leur laisser une bonne impression de votre organisation.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Les réponses les plus pertinentes mettront en avant l’importance de l’écoute et de l’empathie
• Capacité à rester calme et à ne pas prendre les choses personnellement
• L’utilisation de formulations respectueuses pour parler de la situation et du client mécontent vous donnera une idée de l’attitude générale du candidat envers les autres

Pourquoi est-ce important ?

Les réceptionnistes travaillent souvent seuls et doivent prendre des décisions immédiates sans les conseils de leur supérieur. Les bons candidats montrent qu’ils savent prendre des initiatives et se débrouiller par eux-mêmes, mais aussi déterminer quand ils doivent demander l’avis d’un supérieur.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Manière de travailler qui démontre une bonne compréhension de leurs responsabilités
• Capacité à travailler et à résoudre des problèmes en autonomie
• Manière de s’exprimer qui indique une volonté d’honorer la confiance qui leur est accordée

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Les meilleurs candidats décriront des situations au cours desquelles ils ont pris leurs responsabilités et mis en place des mesures concrètes pour rectifier le tir
• Mentions d’excuses présentées aux personnes concernées, le cas échéant
• Les meilleures réponses incluront les actions entreprises pour éviter cette erreur à l’avenir

Pourquoi est-ce important ?

Cette question vous donnera un aperçu de la façon dont votre candidat gérera une situation dans laquelle il n’a pas les connaissances, les outils ou l’autorité nécessaires pour répondre à la demande d’un client. Les candidats idéaux donnent la priorité à la recherche de solutions et utilisent des formulations positives et respectueuses.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Les meilleurs candidats décriront des excuses polies, ainsi qu’une explication des raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas aider le client
• Volonté de demander de l’aide et de transmettre les questions et les demandes aux personnes ayant les outils ou l’autorité nécessaires pour les gérer

Pourquoi est-ce important ?

Votre réceptionniste incarne l’image de votre entreprise et détermine ainsi la première impression qu’en auront vos clients. Vous avez besoin d’un candidat qui gère les situations gênantes avec diplomatie et élégance, et qui renvoie une image d’ordre et de contrôle dans votre organisation.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Les réponses pertinentes mentionneront des excuses brèves et une explication du retard
• Mention du fait d’informer le client si le retard est plus long que prévu
• Les meilleurs candidats essaieront d’établir un lien avec le client qui attend

Pourquoi est-ce important ?

Il n’est pas inhabituel que des personnes extérieures à l’entreprise insistent auprès des réceptionnistes pour obtenir des informations potentiellement confidentielles, que ce soit délibéré ou non. Le poste de réceptionniste impliquant principalement un rôle de gardien, le candidat doit avoir conscience de l’importance de la discrétion et de la confidentialité.

Ce à quoi vous devez être attentif :

• Les réponses pertinentes indiqueront que celui-ci fait preuve de bon sens quant au partage des informations
• Exemples de situations dans lesquelles il s’est vu confier des ressources et des informations importantes