La guida completa all’onboarding virtuale
Una checklist per aiutarti nei primi due mesi
Che cos’è l’onboarding?
L’onboarding è il processo iniziale con cui si offre ai nuovi dipendenti l’orientamento e la formazione che servono per renderli membri attivi del team. Oltre a fornire le nozioni e gli strumenti necessari per riuscire nel nuovo ruolo, l’onboarding dovrebbe anche aiutarli ad ambientarsi e integrarsi pienamente; per farlo, è indispensabile coltivare i rapporti con i neoassunti e dimostrare che l’azienda è pronta a investire sulla loro crescita professionale.
L’onboarding getta le basi dell’intera esperienza del dipendente.
I primi mesi di chi è nuovo in azienda fanno la differenza: quando vanno per il meglio, possono migliorare la soddisfazione a lungo termine, il rendimento e la retention. Come manager, giochi un ruolo fondamentale nel successo di tutti i nuovi assunti. Questa guida può aiutarti a creare un programma di onboarding efficace e scalabile che permetterà ai dipendenti di partire con il piede giusto.
Dopo un onboarding efficace, i dipendenti sono 2,8 volte più propensi a dichiarare che hanno un ottimo lavoro.
Fase 1
Prima del primo giorno
Il primo giorno di lavoro può essere molto stressante, perciò l’obiettivo è fare in modo che vada tutto liscio e aiutare i neoassunti a sentire di aver fatto la scelta giusta. Il processo dovrebbe cominciare circa 15 giorni prima.
Lo sapevi?
Nelle aziende più prestigiose, è il 53% più probabile che venga attivato un processo di pre-boarding.
Fase 1: cosa fare
✓ Rispondi alle domande del nuovo assunto
✓ Fornisci data, ora e numero da chiamare (se applicabile) per i meeting del primo giorno
✓ Spiega le linee guida dell’azienda per le riunioni virtuali
✓ Assicurati che il nuovo assunto riceva i dispositivi e gli strumenti di cui ha bisogno e che possa accedere ai sistemi aziendali
✓ Organizza una riunione di benvenuto
Fase 2
Primo giorno
Non sovraccaricare il nuovo assunto: questo giorno deve servire da panoramica su quello che verrà. Presentalo al team, fornisci le informazioni di base e spiega come sarà il resto della settimana. A fine giornata dovrà sentirsi ben accetto e apprezzato, pronto a lanciarsi nel suo nuovo lavoro.
Suggerimento:
per dare il giusto sostegno, prevedi un onboarding di almeno 90 giorni. La maggior parte delle aziende si concentra sulla prima settimana.
Fase 2: cosa fare
✓ Spiega le varie procedure, ad esempio come creare i timesheet
✓ Mostra come utilizzare i sistemi aziendali
✓ Presenta il nuovo assunto ai team appropriati, condividendone biografia e qualifica
✓ Organizza un giro di presentazioni con i colleghi e altri partner
✓ Invia al nuovo assunto gli inviti agli eventi del team
Fase 3
Secondo giorno
Fissa un incontro a quattr’occhi per presentarti al nuovo assunto nel tuo ruolo di manager. Spiega il tuo stile di management e le tue aspettative, e rispondi a eventuali domande. Puoi anche parlare delle mansioni previste dal lavoro e rivedere il piano di formazione.
Lo sapevi?
Il 60% delle aziende non fissa obiettivi a breve termine per i nuovi assunti.
Fase 3: cosa fare
✓ Chiarisci il programma della settimana e conferma il training necessario
✓ Rivedi l’ambito del lavoro, le mansioni e le aspettative
✓ Spiega le tue preferenze e fai domande per determinare il modo migliore di lavorare insieme
✓ Rivedi i processi interni e il flusso di lavoro
✓ Lascia del tempo per le domande
Fase 4
Prima settimana
Inizia ad assegnare al nuovo assunto le mansioni che diventeranno il suo pane quotidiano, scegliendo un primo compito stimolante ma fattibile. In questo momento è anche utile assegnare un compagno di lavoro con mansioni simili: potrà chiarire eventuali dubbi, e in più lo aiuterà a integrarsi e a sentirsi parte del team.
Lo sapevi?
L’87% delle organizzazioni che attivano un programma di affiancamento durante l’onboarding dice che serve a velocizzare la curva di apprendimento.
Fase 4: cosa fare
✓ Fornisci le risorse essenziali, come informazioni di prodotto e materiali sul brand
✓ Ripassa la mission, i valori e gli obiettivi dell’azienda insieme al nuovo assunto
✓ Pianifica incontri per verificare i progressi fatti con l’onboarding e rispondere alle eventuali domande
✓ Assegna al nuovo assunto un compagno di lavoro
✓ Assegna un primo compito stimolante ma fattibile
Fase 5
Primo mese
A questo punto, il nuovo assunto dovrebbe avere ben chiare le aspettative e come soddisfarle. Ricorda di verificare periodicamente che vada tutto bene, fornisci con regolarità il tuo feedback e definisci gli obiettivi di performance per la valutazione annuale. In questo periodo è molto utile assegnare una persona di ruolo più anziano che funga formalmente da mentor per guidare il nuovo assunto verso il successo.
Lo sapevi?
Il 77% dei dipendenti che ha seguito un programma formale di onboarding ha raggiunto gli obiettivi di rendimento della prima valutazione.
Fase 5: cosa fare
✓ Aiuta il neoassunto a fare nuove conoscenze
✓ Fissa un incontro per parlare del primo compito assegnato
✓ Definisci obiettivi chiari per una valutazione fra sei mesi
✓ Scegli una persona come mentor e presentala al nuovo assunto
✓ Definisci gli obiettivi di performance e prevedi un tuo feedback mensile
Fase 6
Secondo mese e oltre
Secondo molti esperti, per rendere pienamente operativo un nuovo assunto può servire anche un anno. Nei primi sei mesi ti farai un’idea del suo stile di lavoro. Riconosci apertamente quello che sta facendo bene e raccogli le sue impressioni sull’esperienza di onboarding, così potrai migliorare il processo.
Lo sapevi?
Un solido programma di onboarding può aumentare la retention dell’82%.
Fase 6: cosa fare
✓ Assicurati che il nuovo assunto abbia un carico di lavoro gestibile
✓ Prendi nota delle mansioni e dei progetti che apprezza di più
✓ Fai leva sui suoi punti di forza
✓ Offri opportunità di formazione per acquisire nuove competenze
✓ Raccogli il feedback del nuovo assunto e condividilo con i team HR, IT e di selezione
Bonus
5 modi per migliorare la retention dei dipendenti
Definisci aspettative chiare per il ruolo.
Spiega chiaramente cosa comporta il lavoro, offrendo esempi concreti per aiutare i nuovi assunti a immaginarsi nel ruolo.
Stabilisci qual è lo stile di management più adatto.
Nella fase dei colloqui, incontra i candidati per aiutarli a farsi un’idea del tuo stile manageriale.
Offri opportunità di formazione e sviluppo.
Negli incontri individuali, chiedi ai nuovi assunti se ci sono aspetti su cui vorrebbero un po’ più di formazione. Se sentono di avere lacune, organizza il training al più presto.
Assegna ai nuovi assunti i tipi di progetti che preferiscono.
Dai l’opportunità di lavorare a progetti differenti in team diversi, così potranno capire per cosa sono più portati.
Aiutali a sentirsi apprezzati.
Fornisci regolarmente un feedback sui traguardi raggiunti per dimostrare ai nuovi assunti che apprezzi il loro impegno.
L’onboarding è davvero importante.
Un’esperienza di onboarding efficace porta vantaggi a te, al nuovo assunto e all’intera azienda. Perciò pianifica in anticipo e chiarisci le aspettative già quando fai la tua offerta. È il modo migliore per assicurarti che il nuovo arrivato diventi presto operativo, e che resti a lungo con voi.
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