Guia completo de integração virtual
Checklist para ajudar na sua integração nos primeiros dois meses
O que é integração?
A integração é o processo inicial de orientação e treinamento das pessoas recém-contratadas para se tornarem membros colaboradores da equipe. Além de preparar as pessoas recém-contratadas com o conhecimento e as ferramentas necessários para a realização das funções com eficiência, a integração ajuda no engajamento completo e na adaptação cultural, o que estimula o relacionamento com essas recém-contratações e comprova a dedicação da empresa em investir no crescimento profissional.
A integração é importante para toda a experiência do funcionário.
Os primeiros meses fazem toda a diferença para as pessoas recém-contratadas. Se tudo caminha bem, o desempenho, a retenção e a satisfação a longo prazo dessas recém-contratações só melhoram. Como gerente, você desempenha um papel essencial no sucesso de cada uma delas. Este guia ajuda você a criar um programa de integração eficaz e adaptável para as recém-contratações começarem com o pé direito.
Um processo de integração sólido aumenta em 2,8 vezes a satisfação dos funcionários com o trabalho.
Fase 1:
Antes do primeiro dia
O primeiro dia da pessoa recém-contratada pode ser intenso. Portanto, a meta é evitar atritos e ajudar essa pessoa a se sentir confiante na decisão que tomou. O processo deve ser iniciado 15 dias antes do primeiro dia de trabalho da recém-contratação.
Você sabia?
A probabilidade de empresas de sucesso implementarem a pré-integração é 53% maior em relação às demais?
Tarefas da fase 1
✓ Responda a qualquer pergunta da pessoa recém-contratada
✓ Informe sobre data, horário e detalhes de conexão (se aplicáveis) de todas as reuniões do primeiro dia
✓ Explique as diretrizes da empresa para reuniões virtuais
✓ Verifique se a pessoa tem acesso à tecnologia necessária e aos sistemas da empresa
✓ Agende uma reunião de boas-vindas
Fase 2:
Primeiro dia
Evite sobrecarregar o primeiro dia da pessoa recém-contratada para que isso não pareça uma regra. Apresente a pessoa para toda a equipe, oriente-a com as informações básicas e explique como funcionarão os próximos dias. Ao final do dia, a pessoa recém-contratada deverá se sentir acolhida e pronta para explorar seu novo cargo.
Dica: para ajudar a pessoa recém-contratada, mantenha a integração por, pelo menos, 90 dias. A maioria das empresas faz isso apenas na primeira semana.
Tarefas da fase 2
✓ Explique em detalhes os processos relevantes, como as planilhas de horas
✓ Mostre como usar os sistemas da empresa
✓ Apresente a pessoa recém-contratada às equipes com as quais ela trabalhará, compartilhando o texto de apresentação e o cargo
✓ Apresente aos colegas de trabalho e outros parceiros relevantes
✓ Envie convites para eventos da equipe
Fase 3:
Segundo dia
Para ajudar a pessoa recém-contratada a conhecer sua gestão, reserve um horário para uma conversa individual. Explique em detalhes o seu estilo e as suas expectativas e responda a qualquer pergunta. Você também pode falar sobre as responsabilidades do cargo e revisar a agenda de treinamentos.
Você sabia?
60% das empresas não definem metas de curto prazo para novas contratações.
Tarefas da fase 3
✓ Esclareça a agenda da semana e confirme o treinamento necessário
✓ Reveja a descrição, as responsabilidades e as expectativas do cargo
✓ Converse sobre preferências e faça perguntas para descobrir como vocês podem trabalhar melhor juntos
✓ Reveja os processos internos e o fluxo de trabalho
✓ Reserve um bom tempo para dúvidas
Fase 4:
Primeira semana
Apresente para a pessoa contratada o tipo de trabalho diário que ela pode esperar com uma primeira tarefa desafiadora, mas viável. Esse é também um bom momento para escolher um colega que faz um trabalho similar. Isso pode ajudar a pessoa a fazer conexões, receber respostas às dúvidas e se sentir acolhida na equipe.
Você sabia?
87% das organizações que criam um programa de parceria entre colegas durante o processo de integração afirmam que é uma maneira eficaz de acelerar a proficiência da recém-contratação.
Tarefas da fase 4
✓ Providencie os recursos básicos, como informações de produtos e materiais da marca
✓ Revise a missão, os valores e as metas da empresa
✓ Marque revisões diárias para analisar o progresso da integração e discuta as possíveis dúvidas
✓ Escolha um colega que ajude na integração da pessoa recém-contratada
✓ Atribua uma primeira tarefa que seja desafiadora, mas viável
Fase 5:
Primeiro mês
Neste ponto da integração, a pessoa recém-contratada já deverá ter uma visão clara sobre o que deve fazer e como. Faça um acompanhamento, dê feedback regularmente e estabeleça metas de desempenho que serão incluídas na avaliação anual. Esse período é excelente para designar um mentor oficial: alguém em um cargo mais sênior que possa ajudar no futuro sucesso da recém-contratação.
Você sabia?
77% dos funcionários que passaram por um programa de integração alcançaram as primeiras metas de desempenho.
Tarefas da fase 5
✓ Ajude a recém-contratação a conhecer as pessoas
✓ Separe um tempo para explicar a primeira tarefa da recém-contratação
✓ Defina metas claras para uma avaliação de seis meses
✓ Indique um mentor e faça as devidas apresentações
✓ Apresente as expectativas de desempenho e esclareça que você dará feedbacks mensais
Fase 6:
Segundo mês em diante
Muitos especialistas concordam que pode levar até um ano para que uma pessoa esteja totalmente integrada. Durante os primeiros seis meses, você perceberá o estilo de trabalho da nova contratação. Faça elogios sobre os pontos positivos e peça opinião sobre a experiência de integração para que você possa melhorar seu processo.
Você sabia?
Um programa de integração sólido pode aumentar a retenção em 82%.
Tarefas da fase 6
✓ Garanta que a carga de trabalho da pessoa recém-contratada seja apropriada
✓ Repare nas tarefas e nos projetos que a pessoa mais gosta
✓ Explore os pontos fortes da recém-contratação
✓ Ofereça oportunidades de treinamentos em assuntos diversos
✓ Peça feedback à pessoa e compartilhe com o departamento de RH e TI e com a sua equipe de recrutamento
Prepare-se para sua nova contratação.
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Bônus
Cinco maneiras de melhorar a retenção de funcionários
Defina expectativas objetivas para a função.
Esclareça tudo o que envolve o cargo, dando exemplos reais para ajudar a pessoa recém-contratada a se colocar na função.
Saiba o estilo de liderança mais adequado para a recém-contratação.
Conheça os candidatos durante o processo de entrevista para ajudá-los a conhecer seu estilo de gestão.
Promova o crescimento com treinamento e desenvolvimento.
Nas reuniões individuais com as recém-contratações, pergunte se há áreas em que elas podem precisar de mais treinamento. Em caso afirmativo, agende os treinamentos assim que possível.
Associe-as aos tipos de trabalho que gostam.
Ofereça às recém-contratações a oportunidade de trabalhar em tarefas variadas com equipes diferentes para que encontrem o que é ideal.
Ajude-as a se sentirem valorizadas.
Dê feedback regular sobre as conquistas das pessoas recém-contratadas. Isso mostrará que você valoriza o trabalho delas.
A integração realmente importa.
Um boa integração não beneficia apenas você e a nova contratação; ela beneficia a empresa como um todo. Planeje-a com antecedência e deixe claro suas expectativas já na oferta de emprego. Essa é a melhor maneira de garantir que a pessoa contratada não apenas se integre rapidamente como permaneça na empresa por mais tempo.
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