6 Schritte für ein erfolgreiches virtuelles Praktikumsprogramm

Praktika in den Semesterferien geben Studierenden die Chance, berufliche Kompetenzen zu entwickeln, das Interesse von potenziellen Arbeitgebern zu wecken, ihr Netzwerk auszubauen und etwas Geld zu verdienen. Auch Unternehmen profitieren davon: Praktikanten bringen frischen Wind ins Team, können sich zu enthusiastischen Markenbotschaftern entwickeln und tragen zum Aufbau einer Pipeline qualifizierter Kandidaten bei.

Vor allem aber bieten Praktika Gelegenheit, mit erfahrenen Fach- und Führungskräften zu arbeiten und von ihnen zu lernen. Doch aufgrund der gegenwärtigen Pandemie wurden weltweit viele Bürogebäude und Unternehmensgelände geschlossen, was jegliche Aussichten auf ein Sommerpraktikum zunächst zunichte gemacht hat. Während Unternehmen bemüht waren, mit der neuen, sich täglich ändernden Realität zurechtzukommen, wurden Vorstellungsgespräche verschoben und Praktika abgesagt.

Viele Unternehmen wussten nicht, ob ein Praktikum vor Ort möglich sein würde oder Remote-Praktika überhaupt eine sinnvolle Alternative darstellten. Auf LinkedIn sank die Zahl der veröffentlichten Praktikumsstellen nach dem 1. März um 60 Prozent.

In einer Crowd-Source-Liste in der New York Times gaben über die Hälfte von fast 500 Unternehmen in Nordamerika an, dass sie ihre Praktikumsprogramme in diesem Sommer fortsetzen würden. Davon sagten die meisten, dass sie auf virtuelle Programme umsteigen würden. Einige wenige wollten abwarten und sehen, ob sie zumindest einen Teil des Programms vor Ort abhalten können. Zahlreiche Unternehmen verschoben das Startdatum nach hinten, weil sie entweder mehr Zeit brauchten, um entsprechende Anpassungen vorzunehmen, oder hofften, dass die Quarantäne aufgehoben wird und sie die Praktikantinnen und Praktikanten im Büro willkommen heißen können.

Sind Sie noch unschlüssig, wie Sie in Ihrem Unternehmen dieses Jahr mit Praktika verfahren sollten? Dann sehen Sie sich an, welche sechs Schritte diverse Unternehmen unternommen haben, um ihre Praktikumsprogramme aufrechtzuerhalten. Vielleicht wird 2020 für Praktikanten und Unternehmen sogar der produktivste Sommer überhaupt:

1. Wägen Sie Ihre Optionen ab und treffen Sie eine Entscheidung.

Es ist verständlich, wenn Unternehmen etwas Zeit brauchen, um ihre weitere Vorgehensweise zu planen.

Bei der Entscheidung, ob Ihr Unternehmen diesen Sommer ein Praktikumsprogramm durchführen wird oder nicht, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
• Lässt sich die Arbeit der Praktikanten auch in einer virtuellen Umgebung erledigen?
• Welche Konsequenzen hat es für Ihre Geschäftsziele, wenn Sie das Programm nicht durchführen?
• Was ist logistisch nötig, um ein virtuelles Programm durchzuführen?

Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Programm fortzusetzen, sollten Sie sich die Unterstützung der Unternehmensleitung sichern, indem Sie Ihre Entscheidung basierend auf Ihren Unternehmenswerten begründen. Bei LinkedIn haben wir beispielsweise abgewogen, welche Verpflichtung wir gegenüber Studierenden eingegangen sind und welche Auswirkungen eine nachträgliche Absage für sie hätte.

Wozu Ihr Unternehmen sich auch entschließt, es ist wichtig, die Entscheidung so schnell wie möglich zu fällen, damit Praktikantinnen und Praktikanten die Chance haben, sich anderweitig umzusehen. Wenn sich Unternehmen stattdessen für virtuelle Praktika entscheiden, werden sie Zeit brauchen, um alles zu arrangieren. Nur so können sie Studierenden eine fundierte Erfahrung mit einem sinnvollen Arbeitsprojekt und einer erfahrenen Betreuung bieten.

„All das ist bei uns virtuell möglich“, so Emily Campana, Director of Global Campus Recruiting bei LinkedIn, „weil Technik, Vertrieb und Finanzwesen sehr computerlastig sind. Diese Möglichkeit gibt es nicht in jedem Unternehmen. Es wird einige Jobs geben, die eine persönliche Anwesenheit erfordern. In diesen Fällen lässt sich leider kein virtuelles Praktikum durchführen.“

Einige Unternehmen wie General Motors versuchen es mit einem Kompromiss: Sie verschieben das Startdatum für die Praktika nach hinten und hoffen darauf, dass sie die Praktikantinnen und Praktikanten gegen Ende des Sommers in den Büros einsetzen können.

Wenn Sie Ihre Praktika durchführen, bleiben Ihnen wahrscheinlich auch Ihre Praktikanten erhalten – sie sind immer noch motiviert, für Sie zu arbeiten. „Wir befragen Studierende wöchentlich, um zu verstehen, was ihnen durch den Kopf geht“, so Ashley Winnett, Director of Global Talent Acquisition bei General Motors. „Jede Woche zeigt sich, dass sich immer weniger Studierende für ein Praktikum vor Ort interessieren und immer mehr Personen bereit sind, ein virtuelles Praktikum zu absolvieren.“

Angesichts ihrer digitalen Kompetenz und ihrer aktuellen Erfahrungen mit dem Studium von zu Hause sind sie auch gut auf ein virtuelles Praktikum vorbereitet. „Diese Generation“, so Brooke Simpson, Manager des globalen Praktikumsprogramms bei Microsoft, „ist viel flexibler und viel eher bereit, sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen und sie einzusetzen, um sich schnell an die neue Situation anzupassen.“

2. Kommunizieren Sie regelmäßig.

„Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben“, so Emily, „sollten Sie umfassend kommunizieren.“ LinkedIn beschäftigt diesen Sommer in den USA und in Indien beispielsweise 260 Praktikantinnen und Praktikanten. Und das Unternehmen setzte erstmals eine E-Mail-Umfrage ein, um das Interesse einzuschätzen – was immer noch sehr groß ist. Stellen Sie außerdem eine Kontaktliste zusammen, damit Sie später Laptops und andere Dinge versenden können.

General Motors hat dieses Jahr die Touchpoints mit den Praktikantinnen und Praktikanten beträchtlich ausgebaut: Alle zwei Wochen hat das Unternehmen die Studierenden per E-Mail oder Videobotschaft kontaktiert. „Wir rufen sie auch an“, erklärt Ashley, „und erkundigen uns nach ihren Problemen und Bedenken.“

Außerdem nutzt das Unternehmen GM TV, um Themen anzusprechen, die für die Studierenden von Interesse sind. „Wir senden den GM-Praktikanten und -Praktikantinnen Informationen dazu, was im Unternehmen gerade passiert, wie die Arbeit bei uns aussieht, beantworten häufige Fragen usw.“, so Ashley. GM setzt Blogbeiträge, Videos und Livestreams ein, um in Kontakt zu bleiben.

Bevor sie ihren ersten Tag antreten, erhalten Praktikantinnen bei LinkedIn vier oder fünf Newsletter über die Unternehmenskultur. Außerdem werden sie zu Live-Webinaren mit Direktoren und früheren Praktikanten eingeladen, bei denen sie Fragen stellen und Kontakte knüpfen können.

3. Geben Sie Managern und Mentoren Tools und Anleitungen für die Arbeit mit Remote-Praktikanten an die Hand.

Viele Manager haben vermutlich bis vor zwei Monaten noch nie die Arbeit eines Remote-Mitarbeiters beaufsichtigt. „Die virtuelle Umgebung an sich ist für die meisten noch neu, ganz zu schweigen vom Umgang mit unterstelltem Remote-Personal“, sagt Emily. „Und wenn diese Mitarbeiter noch ganz am Anfang ihrer Karriere stehen und vielleicht noch mehr Bedürfnisse und Fragen haben, stellt dies eine besondere Herausforderung dar.“

Aus diesem Grund entwickeln Unternehmen Ratgeber für Manager und Mentoren, die umfassende Vorschlägen und detaillierte Taktiken für Treffen mit Praktikanten enthalten. Unternehmen setzen auch verstärkt Online-Videoschulungen ein, die ihre Lern- und Entwicklungsteams bereits für die Verwaltung von Remote-Personal entwickelt haben. „Wir veranstalten auch eine Schulung", so Brooke von Microsoft, „für alle unserer mehr als 3.000 Manager und Mentoren für Praktikanten. Sie sollen als Community zusammenkommen, sich über Best Practices austauschen und sich von Führungskräften Tipps und Tricks geben lassen, wie man ein virtuelles Team am besten leitet.“

Bei vielen Unternehmen wurden Personaler und Personalentscheider aufgefordert, Verständnis dafür zu haben, wenn ein Vorstellungsgespräch per Video vom Alltag unterbrochen wird – beispielsweise, wenn zwischendurch ein Hund bellt, irgendwo ein Telefon klingelt oder ein Kind ins Zimmer läuft. Das Leben geht weiter und lässt sich nur schwer anhalten. Das Gleiche gilt auch für den Umgang mit Praktikanten. Einige haben einen besseren WLAN-Zugang, manche teilen sich ein Zimmer oder die Wohnung mit mehreren Familienmitgliedern. Bei der Leistungsbewertung sollten Managerinnen und Manager die Umstände berücksichtigen, mit denen jeder Praktikant konfrontiert ist.

4. Stellen Sie Praktikantinnen und Praktikanten die nötige Technologie zur Verfügung.

Eine der größten und dringendsten Herausforderungen, vor der Unternehmen bei Remote-Praktikumsprogrammen stehen, ist die Technologie. Wie stattet man Remote-Praktikantinnen und -Praktikanten mit der richtigen Kombination von Software und Hardware aus?

GM stützt sich dabei auf Erkenntnisse aus der Einarbeitung von Vollzeitbeschäftigten, die seit Beginn der Quarantäne zum Unternehmen gestoßen sind. „Wie arbeitet man in Zeiten von COVID-19 neues Personal ein?“, fragt Ashley. „GM hat praktisch über Nacht auf eine virtuelle Einarbeitung umgestellt. Wenn Sie bei uns anfangen, senden wir Ihnen die komplette Ausrüstung per Post zu. Alles wird im Voraus eingerichtet.”

Technologieunternehmen haben in diesem Bereich natürlich einen Vorteil. Brooke fügt hinzu, dass bei ihrem Programm vor allem Microsoft Teams zum Einsatz kommt. Das Tool soll helfen, ein Gemeinschaftsgefühl aufzubauen, und wird genutzt, um Meetings, Kaffeekränzchen und Großveranstaltungen abzuhalten. Die Praktikanten können Teams auf ihren eigenen privaten Geräten nutzen, damit es einfacher ist, auch vom Unternehmen bereitgestellte Laptops für sie einzurichten.

Unternehmen, bei denen Praktikanten keine Hardware bekommen, können ihnen stattdessen Software anbieten. Bei VMWare wird Praktikanten beispielsweise die Workstation-Software des Unternehmens zur Verfügung gestellt, damit sie ihre Arbeit verrichten können. ServiceNow macht es genau so. „Wir setzen unsere leistungsfähige Now Platform ein“, so Pat Wadors, CHRO von Service Now, „um unseren Praktikanten eine hervorragende digitale Erfahrung zu bieten, eine hohe Produktivität sicherzustellen und ihnen das Gefühl zu geben, zum Team dazuzugehören.“

5. Planen Sie eine Einstiegswoche, in der die Praktikanten mit der Arbeit beginnen und Kollegen kennenlernen können.

Microsoft ermuntert die Manager, für die erste Woche Meetings zu planen, bei denen die Praktikantinnen und Praktikanten die Möglichkeit haben, mit ihren Teamkollegen in Kontakt zu treten. „Im Rahmen von persönlichen Gesprächen, aber auch, um ein virtuelles Mittagessen oder einen anderen gesellschaftlichen Anlass mit dem ganzen Team zu organisieren, bei dem alle sich treffen können“, erklärt Brooke. Ebenso wichtig ist, dass Managerinnen und Manager den Projektplan mit ihren Praktikanten besprechen und die Ziele für den Sommer definieren.

Bei LinkedIn beginnen die meisten Praktikanten mit einer zweitägigen Einarbeitung, die eine ganztägige Orientierungsveranstaltung umfasst. Praktikanten im technischen Bereich nehmen an einem eintägigen Bootcamp für Techniker teil, eine komprimierte Version der Einarbeitung, die auch Vollzeitbeschäftigte durchlaufen. GM-Praktikanten beginnen mit einem zweitägigen Onboarding-Programm, das auf der Einarbeitung von Vollzeitbeschäftigten basiert. „Wer bei GM arbeitet, muss verstehen, was es bedeutet, zum GM-Team zu gehören“, erklärt Ashley.

Doch der wichtigste Aspekt eines effektiven Praktikumsprogramms – ob vor Ort oder virtuell – besteht darin, die Studierenden mit sinnvollen Aufgaben zu betrauen. Wenn man sie wie Fachkräfte behandelt, werden sie sich auch wie Fachkräfte verhalten.

„Unsere Studierenden tauschen sich nach der Hälfte und am Ende des Praktikums mit ihren Managern aus“, so Brooke. „Dabei sprechen sie über Meilensteine und ob sie ihr Projekt wie in den ersten paar Wochen besprochen durchführen konnten.“ Davon hängt viel ab: Microsoft bietet normalerweise einem Großteil der Praktikantinnen und Praktikanten einen Job an. (GM, so Ashley, stellt über 80 % der Praktikanten ein.)

Einige Praktikanten bekommen möglicherweise sogar die Gelegenheit, an Projekten mitzuarbeiten, die direkt mit COVID-19 zu tun haben. „Sollten Praktikanten an einem Projekt arbeiten, das nur vor Ort erledigt werden kann und dies aber aus gegebenem Anlass nicht möglich ist, bekommen sie vielleicht sogar die Möglichkeit, an einem Projekt für Microsoft Teams zu arbeiten – einem Produkt, bei dem die Nachfrage seit Beginn von COVID-19 drastisch gestiegen ist“ sagt Brooke.

Auch die berufliche Weiterbildung ist immer ein wichtiger Nebeneffekt eines Sommerpraktikums. LinkedIn und Microsoft stellen Praktikanten einen direkten Manager und einen Mentor zur Seite. Der Manager ist der Vorgesetzte des Praktikanten und überwacht seine Arbeit. Der Mentor fungiert als Ansprechpartner fürs Tagesgeschäft und erläutert, wie die Arbeit erledigt wird und warum sie für das Unternehmen wichtig ist. Und diese Aufgaben können durch Onlineangebote ergänzt werden. Ashley erklärt, dass GM Praktikanten eine „beträchtliche Schulungsbibliothek“ mit Onlinekursen zur Verfügung stellen wird, um die Ausbildung abzurunden.

6. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Praktikanten häufig die Gelegenheit haben, Kollegen und andere Praktikanten kennenzulernen.

Wie unter Punkt 5 oben erwähnt, ist es wichtig, laufende Einzelgespräche zwischen Praktikanten und Managern, Mentoren sowie Teamkollegen zu planen. Sie sollten auch bei wiederkehrenden Teambesprechungen und bei gesellschaftlichen Aktivitäten miteinbezogen werden.

Für Emily besteht die größte Herausforderung bei virtuellen Praktika darin, die Energie zu reproduzieren, die Studierende empfinden, wenn sie Seite an Seite mit ihren Kollegen arbeiten. „Wenn das gesamte Team zusammen in einem Raum ist, entsteht dadurch eine ganz besondere Dynamik“, sagt sie. „Und damit meine ich nicht nur das höhere Dezibelniveau und die Interaktivität.“ Aber wenn Praktikanten schon nicht am Ort des Geschehens sein können, können sie wenigstens am Zoom-Meeting des Geschehens teilnehmen.

Viele Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, erfahren auf einmal Dinge über ihre Kollegen, die sie bisher nicht wussten – wo sie leben, wer ihre Kinder sind, was sie gerne essen und welche Musik sie gerne hören. Ermutigen Sie Ihre Praktikantinnen und Praktikanten, Fotos oder Videos von ihren Haustieren oder ihrer Universität zu teilen. Dadurch bekommen Teamkollegen die Gelegenheit, sie von einer persönlichen Seite kennenzulernen, sofern sie bereits vernetzt sind.

Eventuell haben Praktikanten in der aktuellen Situation sogar noch viel eher die Möglichkeit, sich mit anderen zu vernetzen, denn sie haben jetzt virtuellen Zugang zu Praktikanten an zahlreichen Standorten, statt nur an einem. „Am Montag spreche ich mit einer Gruppe von 35 Studierenden aus den ganzen USA“, erklärt Ashley. „Normalerweise würden sie alle an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Einer davon vielleicht bei der IT-Gruppe von GM in Austin, Texas. Eine andere in der Technikgruppe in Warren, Michigan. Das ist einer der Vorteile der virtuellen Welt. Ich bringe sie zu diesen virtuellen Netzwerkerfahrungen zusammen und versuche, sie dazu zu animieren, berufliche Freundschaften zu schließen.“

Eine bewährte Möglichkeit, um Praktikanten ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu vermitteln, waren Veranstaltungen – beispielsweise ein Sommerpicknick oder eine Reise in den Europapark. Für die Praktikanten in Nordamerika plant LinkedIn 15 bis 20 virtuelle Aktivitäten und Veranstaltungen. Dazu gehören beispielsweise verschiedene Formate zum Austausch mit Führungskräften und eine Learning Week mit Workshops und einem Gespräch mit Mohak Shroff, SVP of Engineering bei LinkedIn. Bei anderen Aktivitäten steht die Unterhaltung im Vordergrund. 

Abschließende Überlegungen: Es wird viele wertvolle Erkenntnisse aus den Praktikumsprogrammen dieses Sommers geben.

Obwohl einige Unternehmen anscheinend nur zögerlich an Praktika herangehen, könnte dieser Sommer für Praktikantinnen und Praktikanten sowie ihre Arbeitgeber tatsächlich eine beträchtliche Veränderung mit sich bringen.

Onlinemeetings, Chatgruppen und unternehmensweite virtuelle Veranstaltungen, die in den vergangenen Jahren vielleicht nicht für notwendig erachtet wurden, könnten Praktikanten die Chance geben, sich mit mehr Kollegen und Praktikanten auszutauschen als früher. Teilweise bekommen Praktikanten Zugang zu Onlinekursen, die ihnen bisher nicht zur Verfügung standen. Und sie haben die Möglichkeit, ihre Kompetenz im virtuellen Arbeiten auszubauen.

Unternehmen hingegen werden sehen, welche Praktikanten am anpassungsfähigsten und selbstständigsten sind. Managerinnen und Manager bekommen die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten im Umgang mit Remote-Beschäftigten zu verbessern. Und Unternehmen haben die Chance, Arbeitsabläufe, Teams und Arbeitsplätze zu verändern.

Frank DeVecchis, Director of University Relations für Merck, ist der Ansicht, dass bereits unglaublich viele Erkenntnisse gewonnen wurden. „Für das Onboarding entwickeln wir gerade einen virtuellen Einarbeitungsplan für Praktikanten, der sie durch die ersten zwei bis drei Wochen ihres Arbeitseinsatzes führt“, erklärt er. „Mittlerweile fragen wir uns, warum wir so etwas nicht schon längst erarbeitet haben. Dadurch sind wir effektiver und können enger zusammenarbeiten. Außerdem haben wir so die Gelegenheit, die Praktikantinnen und Praktikanten besser kennenzulernen. Insgesamt gibt es also viele positive Aspekte. Meiner Meinung nach wird das etwas sein, das uns über die gegenwärtige Krise hinaus begleiten und weiter voranbringen wird.“

Wie sich herausstellt, können Praktikantinnen und Praktikanten sogar noch vor ihrer Ankunft frischen Wind ins Unternehmen bringen.