So wichtig ist die Mitarbeiterbeurteilung für die Personalqualität
Was ist eine Mitarbeiterbeurteilung?
Die Mitarbeiterbeurteilung ist per Definition eine Führungsmaßnahme, um Angestellte gemäß ihren Fähigkeiten einzusetzen, sie zu fördern, individuell zu entwickeln und leistungsgerecht zu bezahlen – darauf haben alle Mitarbeiter:innen ein Anrecht. Eine Mitarbeiterbewertung kann auch bei einer begründeten Kündigung oder zum Ende der Probezeit relevant sein.
Das sind weitere Begriffe, die viele synonym für Mitarbeiterbeurteilung verwenden:
• Personalbeurteilung
• Performancereview
• Mitarbeitereinschätzung
• Performancebewertung
• Leistungsbeurteilung
Vor allem die erste Bezeichnung verdeutlicht den HR-Bezug als fortschrittliche Personaldisziplin. Denn die Mitarbeiterbeurteilung korreliert stark mit Einsatzplanung, Entlohnung, Führung und Entwicklung der Belegschaft.
Für einen Betrieb ist die Performance seiner Angestellten eine bedeutende Kennzahl, die den betrieblichen Erfolg unmittelbar beeinflussen kann. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen beurteilen und bewerten, müssen Sie aber bestimmte Regeln beachten.
Leistungsbeurteilung von Mitarbeiter:innen: rechtliche Grundlagen
Eine Mitarbeiterbeurteilung muss immer konstruktiv, angemessen und verhältnismäßig sein. Doch um eine Arbeitsleistung fair und motivierend zu beurteilen, müssen Verantwortliche sie konstant messen, dokumentieren und transparent kommunizieren.
Wenn sich Arbeitnehmer:innen kontrolliert und überwacht fühlen, entstehen Konflikte, die sich auf den unternehmerischen Erfolg auswirken können, weil unzufriedenes Personal in der Regel unsicherer und unmotivierter arbeitet. Es wäre beispielsweise nicht erlaubt, die Belegschaft mit einer Videokamera zu überwachen.
Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber:innen vertrauen können. Dafür sollten Führungskräfte bei der Mitarbeiterbewertung für alle Beteiligten bestimmte Regeln befolgen:
• Gleiche Behandlung
• Gleiche Maßstäbe
• Gleiche Kriterien
Beurteilen Sie nur die vertraglich verankerte Arbeitsleistung, denn das ist es, was Sie von Ihren Mitarbeiter:innen erwarten dürfen. Auch dazu passende Hard Skills, die Angestellte bei ihrer Bewerbung genannt und in ihren Lebenslauf geschrieben haben, sowie belegbare Soft Skills können Sie einbeziehen.
Das dürfen Sie beurteilen:
• Leistung und Fachliches: Sind die allgemeinen Arbeitsergebnisse zufriedenstellend? Halten die Mitarbeiter:innen vereinbarte Deadlines ein? Erscheinen sie bei terminierten Meetings? Wie lösungsorientiert sind sie? Erreichen sie konkrete Ziele? usw.
• Verhalten und Soziales: Sind die Mitarbeiter:innen teamfähig? Wie gehen sie mit Kritik um? Verhalten sie sich Kolleg:innen und Kund:innen gegenüber korrekt? Sind sie sehr stressanfällig oder flexibel? Erkennen sie den Verhaltenskodex an? usw.
Grundsätzlich gilt: Unternehmen dürfen ihr Personal für die Mitarbeiterbeurteilung kontrollieren, doch das Persönlichkeitsrecht nach Artikel 2 des Grundgesetzes schützt Beschäftigte vor übermäßiger Kontrolle.
Welche Rechte haben Mitarbeiter:innen?
Die Rechte von Angestellten regelt das Betriebsverfassungsgesetz. Nach § 82 Absatz 2 können Arbeitnehmer:innen beispielsweise einfordern, dass Arbeitgeber:innen sowohl die Leistungsbewertung als auch die Entwicklungsoptionen mit ihnen erörtern.
Der § 83 gewährt ihnen auch Einsicht in die eigene Personalakte. Sind sie mit den dort hinterlegten Beurteilungen nicht einverstanden und fühlen sich dadurch ungerecht behandelt, können sie sich beschweren – beispielsweise bei der Personalabteilung.
Ziele und Kriterien der Mitarbeiterbewertung
Der Fachkräftemangel beherrscht den Arbeitsmarkt und Unternehmen konkurrieren um echte Talente. Im Sinne eines effizienten Recruitings ist es daher umso essenzieller, hoch qualifizierte Mitarbeiter:innen zu binden und intern weiterzubilden.
Mitarbeiterbeurteilungen sollten nicht destruktiv sein. Es geht nicht darum, die Schwächen der Angestellten, sondern Verbesserungs- und Entwicklungspotenziale aufzudecken – also die Personalqualität zu fokussieren und demgemäß motivierend und wertschätzend vorzugehen.
Darum lohnt sich die Personalbeurteilung
Als wichtiges Instrument der Personalführung kann die Mitarbeiterbeurteilung systemisch und regelmäßig erfolgen (periodisch). So überwachen Firmen die Zielerreichung kontinuierlich, können gegebenenfalls optimieren und Potenziale besser erkennen und nutzen.
Die Performancereview kann auch an spezifische Ziele gekoppelt sein (anlassbedingt) – wie eine geplante Beförderung, eine Versetzung oder die Zuweisung neuer Aufgaben, nachdem andere Produkte eingeführt oder zusätzliche Märkte erschlossen wurden.
So profitieren Sie und Ihre Beschäftigten von einer zielführenden Mitarbeiterbewertung:
• Personal effizient einsetzen
• Potenziale nutzen und ausbauen
• Zufriedenheit und Motivation steigern
• Erwartungen klar kommunizieren
• Gehalt leistungsgerecht definieren
• Kommunikation transparent gestalten
• Leistung anerkennen und wertschätzen
• Entwicklungschancen offerieren
• Unternehmenserfolg optimieren
• Führungsqualitäten verbessern
Die Mitarbeiterbeurteilung ist keine Einbahnstraße, sondern für beide Seiten wertvoll.
Leistungsbeurteilung von Mitarbeiter:innen
Die rechtlichen Vorgaben ebnen den Weg zu einer professionellen Mitarbeitereinschätzung. Dabei stehen neben den Soft Skills vor allem leistungsbezogene Aspekte im Fokus:
• Arbeitsqualität
• Engagement
• Eigeninitiative
• Effektivität
Je messbarer einzelne Kennzahlen sind, desto faktischer und besser ist die Bewertung. Denn Sie sollten nicht auf Vermutung beurteilen, sondern gute Argumente haben. Beziehen Sie daher eindeutige Fehler in Ihre Mitarbeiterbeurteilung ein und bestimmen Sie daraus eine Fehlerquote.
Die Leistungsbereitschaft ist weniger gut messbar, aber ebenfalls ein wichtiger Punkt. Sie hängt stark damit zusammen, wie motiviert und loyal Angestellte sind – und das kann wiederum intern und extern begründet sein. Hier können vertrauensvolle Gespräche helfen.
Arbeiten die Beschäftigten nur das ab, was sie mindestens sollen, oder sind sie proaktiv und selbstständig, um das Maximum zu erreichen? Allerdings sollte die Eigeninitiative nicht zu einer Überkompensation führen – wenn Angestellte beispielsweise Aufgaben von Kolleg:innen ungefragt übernehmen oder eigenmächtig abseits ihrer Kompetenz agieren.
Verpasste Fristen und Überstunden sind zwar harte Fakten, doch die Gründe für scheinbar mangelnde Effektivität ist nicht immer eindeutig: Wenn Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben nicht in der gesetzten Zeit schaffen, kann es am Zeitmanagement liegen oder daran, dass der Arbeitsumfang zu hoch ist. Hier gilt es, mehr über die Prioritäten der Beschäftigten zu erfahren.
Führungsbezogene Mitarbeiterbeurteilung: Beispiele
Eine spezielle Form der Performancebewertung betrifft Teamleiter:innen und Manager:innen. Die Führungsqualitäten erfordern neben dem allgemeinen Führungsstil einen gesonderten Blick – beispielsweise auf diese Themen:
• Aufgabenverteilung
• Problemlösung
• Kommunikation
• Wertschätzung
• Delegation
• Anleitung
• Förderung
• Fairness
Wenn Sie Führungskräfte bewerten, sind die Angestellten gefragt – im wahrsten Sinne des Wortes. Lassen Sie den Mitarbeiter:innen einen Beurteilungsbogen zukommen und holen Sie so anonym hilfreiches Feedback ein.
So gelingt die Mitarbeiterbeurteilung: Prozess und Vorlage
Viele Teamleiter:innen und Personaler:innen fragen sich: Wie beurteile ich Mitarbeiter:innen richtig? Grundlegend basieren Performancereviews auf messbaren Kennzahlen und dem, was Vorgesetzte beobachten. Danach werten Sie die Ergebnisse aus und besprechen sie mit dem:der betroffenen Mitarbeiter:in.
Darüber hinaus können Sie andere Feedbackgruppen wie Kolleg:innen und Kund:innen befragen. Auch eine Selbsteinschätzung Ihrer Mitarbeiter:innen, die Sie mit Ihren erhobenen Daten vergleichen, kann Ihre Personalbeurteilung unterstützen.
Selbsteinschätzung und Mitarbeitergespräch
Die Selbsteinschätzung von Mitarbeiter:innen ist ein beliebtes Mittel, weil die Bewertung so weniger übergriffig und „von oben herab“ wirkt. Angestellte kommen dadurch nicht in die Situation, sich erst vor vollendeten Tatsachen rechtfertigen zu müssen – stattdessen können sie den Prozess mitbestimmen.
Die eigene Mitarbeiterbeurteilung kann mittels Bewertungsskala in einem Fragebogen erfolgen. Das sind Formulierungsbeispiele für die Leistungsbeurteilung per Selbsteinschätzung:
• Wie teamfähig bist du auf einer Skala von „sehr“ bis „gar nicht“?
• Bitte beurteile deine Leistung im Projekt XY von „optimal“ bis „unzureichend“.
• Wie wahrscheinlich würdest du uns als Arbeitgeber weiterempfehlen?
• Bitte bewerte folgende Parameter hinsichtlich deines Arbeitsalltags …
• Wie schätzt du dein persönliches Zeitmanagement ein?
Zu einer professionellen Mitarbeiterbewertung gehört ein direktes Gespräch, das Motivation, Lob und konstruktive Kritik harmonisch ausbalanciert und offene Fragen beinhaltet. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten auch andere Sichtweisen verstehen und respektieren.
Tipp: Beanstanden Sie nicht nur, sondern verknüpfen Sie Mängel mit Lob und motivierenden sowie wertschätzenden Aussagen und hören Sie auch zu. Dann können Ihre Mitarbeiter:innen die Beurteilung besser reflektieren und gewinnbringende Schlüsse daraus ziehen.
Abschließend definieren Sie gemeinsam mit dem:der Mitarbeiter:in neue Ziele und legen den nächsten Beurteilungszeitraum fest.
Gibt es Vorlagen für die Mitarbeiterbeurteilung?
Im Internet finden Sie etliche Textbausteine und kostenlose Mitarbeiterbeurteilungsvorlagen – beispielsweise für Excel. Orientieren Sie sich an solchen Mustern und gestalten Sie die Mitarbeiterbeurteilung ansonsten möglichst individuell. So vermitteln Sie den Angestellten nicht, dass Sie sie mit einem standardisierten Prozess abfertigen.
Je mehr Mitarbeiter:innen Sie beurteilen, desto größer sind die Datenmengen. Dann empfiehlt sich eine leistungsstarke Personalsoftware, mit der Sie alle Informationen übersichtlich und bequem speichern, verwalten und aufbereiten können.