Ihr Onboarding-Ratgeber – und weitere hilfreiche Ressourcen

Es ist immer spannend, neue Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen willkommen zu heißen. Ein gut konzipiertes Onboarding-Programm ist entscheidend, um neue Beschäftigte zügig in ihre Rolle sowie Tools und Prozesse einzuarbeiten und ihnen somit einen erfolgreichen Start in Ihrem Unternehmens zu ermöglichen.

Im Folgenden finden Sie Best Practices, umfassende Checklisten und weitere LinkedIn Ressourcen, mit denen Sie neuen Mitarbeiter:innen bereits vor dem ersten Tag und in den Wochen und Monaten danach ein effektives Onboarding garantieren – und die Grundlage für ihren langfristigen Erfolg legen.

Vor dem ersten Arbeitstag beginnen

Starten Sie mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter:innen noch vor ihrem ersten Arbeitstag. Vereinbaren Sie dazu mindestens eine Woche vor ihrem Eintrittstermin ein Telefon- oder Videogespräch. Bei diesem Termin können Sie den Onboarding-Plan vorstellen und Ihren Neueinstellungen mittteilen, wer ihre Onboarding-Partner:innen sind. Lassen Sie ihnen außerdem Kopien wichtiger Ressourcen zukommen, damit sie diese in Ruhe lesen können. Damit stellen Sie sicher, dass neue Beschäftigte über alle Informationen verfügen, um erfolgreich in ihren ersten Arbeitstag zu starten.
Administrative Aufgaben zeitnah erledigen

Es ist ratsam, wichtige administrative Aufgaben frühzeitig zu erledigen. Beispielsweise sollten Sie:

• Einen Arbeitscomputer sowie eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten

• Onboarding-Dokumente wie das Unternehmenshandbuch unterschreiben und Unterlagen für die Gehaltsabrechnung (inklusive Steuer- und Überweisungsformulare) ausfüllen lassen

• Arbeitsstandort (Büro oder Homeoffice) und etwaige Anwesenheitstage im Büro festlegen

Diese Aufgaben lassen sich bereits vor dem ersten Tag via E-Mail, Telefon oder Videocall und mithilfe digitaler Signatur-Software abschließen. So bleibt im Büro mehr Zeit dafür, neue Teammitglieder auf ihre Rolle vorzubereiten und wichtige Informationen über das Unternehmen zu teilen.
Ein Willkommenspaket anbieten

Ein Willkommenspaket ist eine wunderbare Möglichkeit, neue Beschäftigte mit Ihrem Unternehmen vertraut zu machen. Es kann alles enthalten, was Sie als nützlich (oder als nette Geste) betrachten, beispielsweise:

• Willkommensbrief
• Arbeitsvertrag
• Zeitlicher Ablauf des ersten Arbeitstags
• Mitarbeiterhandbuch
• Büroplan
• Wasserflasche, Rucksack oder ähnliche Artikel mit Unternehmenslogo
• Snacks
• Büroplan
• Tipps zu Cafés und Restaurants für die Mittagspause
Job Shadowing nutzen

Neuen Beschäftigen fällt es oft leichter, ihre Rolle und die an sie gestellten Anforderungen zu verstehen, wenn sie Kolleg:innen in einer ähnlichen Position eine Zeit lang bei der Arbeit begleiten dürfen. Dabei können sie auch Fragen stellen, die Vorgesetze möglicherweise nicht beantwortet haben.
Eine praktische Aufgabe vorbereiten

Es gibt keine bessere Möglichkeit, sich mit einer neuen Rolle vertraut zu machen, als eine Aufgabe zu übernehmen, die für das Unternehmen relevant ist. Diese Lernerfahrung, wenn neue Mitarbeiter:innen ihre neuen Tätigkeiten in der Praxis ausüben, vermittelt unmissverständlich, warum ihre Kompetenzen für das Unternehmen wichtig sind.
Regelmäßige Besprechungen planen

Periodische Meetings mit neuen Beschäftigten in den ersten Wochen und Monaten können zu ihrem kurz- und langfristigen Erfolg im Unternehmen beitragen. Nutzen Sie diese Zeit, um Erfolge zu feiern und bei Bedarf Kurskorrekturen vorzunehmen. Wichtig ist, aufkommende Fragen zu beantworten und ein offenes Ohr für Probleme zu haben.

Das Onboarding von neuen Talenten ist effektiver, wenn Sie eine Onboarding-Checkliste nutzen. Sie zeigt Ihnen im Einzelnen, worauf Sie bei der Erstellung einer neuen Onboarding-Strategie oder bei der Überarbeitung einer bestehenden achten sollten.

Mit einer Onboarding-Checkliste stellen Sie außerdem sicher, dass neue Mitarbeiter:innen über alles Nötige verfügen, um erfolgreich in die ersten Tage, Wochen und Monate zu starten. Sie zeigen damit, dass Ihnen die langfristige berufliche Entwicklung und das Wohlbefinden Ihrer Beschäftigen am Herzen liegt.

Vor dem ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag in einem neuen Job kann sehr anstrengend sein. Wenn möglich sollten Sie daher 15 Tage oder früher:

• Ein Begrüßungs-Meeting ansetzen

• Eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten

• Erste Fragen klären

• Richtlinien für virtuelle Meetings erläutern (falls zutreffend)

• Die notwendige Hardware und Software bereitstellen und Zugriff auf Unternehmenssysteme einrichten

• Über Datum, Uhrzeit und Einwahldaten (sofern zutreffend) für geplante Meetings am ersten Tag informieren
Erster offizieller Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag geht es darum, neue Mitarbeiter:innen im Unternehmen zu begrüßen und ihnen einen Überblick über ihre erste Woche zu vermitteln, ohne dass sie sich überfordert fühlen. Hier finden Sie einige Tipps, wie Ihnen das gelingt:

• In die IT-Systeme des Unternehmens einweisen

• Zu Teamevents einladen

• Übersicht über die Meetings der ersten Woche teilen

• Neue Beschäftige (mit einigen persönlichen und beruflichen Angaben) bei wichtigen Teams, Kolleg:innen und Partner:innen vorstellen

• Überblick über organisatorische Abläufe und Ressourcen wie Sozialleistungen, Zeitnachweise und Ansprechpersonen in der Personalabteilung bereitstellen
Zweiter Arbeitstag

Ihre neuen Mitarbeiter:innen haben nun ihre Rolle, die Unternehmensabläufe und Kolleg:innen kennengelernt. Helfen Sie ihnen, sich mit ihrem Arbeitsumfeld weiter vertraut zu machen:

• Jobbeschreibung, Aufgaben und Erwartungen besprechen

• Grundlagen einer effektiven Zusammenarbeit erörtern

• Zeitplan für die erste Woche durchgehen und Termine für relevante Schulungen bestätigen

• Fragen zu organisatorischen Prozessen und rollenspezifischen Arbeitsabläufen klären
Erste Arbeitswoche

Nachdem sich Ihre neuen Mitarbeiter:innen bereits etwas eingewöhnt und mit ihren Aufgabenbereichen vertraut gemacht haben, können Sie ihnen:

• Ihre dedizierten Onboarding-Partner:innen vorstellen

• Die Philosophie, Werte und Ziele des Unternehmens erläutern

• Wichtige Ressourcen wie Informationen zur Marke zur Verfügung stellen

• Meetings vereinbaren, um Fortschritte zu besprechen und etwaige Fragen und Feedback zum Onboarding zu klären

• Eine anspruchsvolle, aber realisierbare Aufgabe zuteilen, die einen ersten Einblick in die neue Rolle bietet
Erster Arbeitsmonat

Zu diesem Zeitpunkt wissen neue Mitarbeiter:innen, was von ihnen erwartet wird, und verfügen über die nötigen Ressourcen, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen. Nun sollten Sie ihnen rollenspezifische Aufgaben zuweisen und:

• Sich regelmäßig mit ihnen treffen und Feedback geben

• Ihnen Mentor:innnen zuweisen

• Bereits erzielte Erfolge und Aspekte mit Verbesserungspotenzial besprechen

• Klare Ziele für die nächsten 6 und 12 Monate festlegen
Zweiter Arbeitsmonat und darüber hinaus

Expert:innen zufolge kann es bis zu einem Jahr dauern, bis neue Mitarbeiter:innen in ihrer neuen Rolle aufgehen. In dieser Zeit lernen Sie ihre Arbeitsweise besser kennen und sollten:

• Erfolge wertschätzen

• Sicherstellen, dass das Arbeitspensum überschaubar bleibt

• Unternehmensübergreifende Schulungsmöglichkeiten anbieten

• Aufgaben und Projekte, die ihnen liegen oder bei denen Verbesserungsbedarf besteht, notieren

• Onboarding-Feedback mit der Personal- und IT-Abteilung sowie mit Recruitingteams teilen

Hallo [Vorname] [Nachname],

willkommen bei [Unternehmensname]. Wir freuen uns, Sie in unserem Team begrüßen zu dürfen. Gerne laden wir Sie zu unserem informativen Orientierungsevent am [Wochentag, Tag und Monat] ein, bei dem Sie mehr über unser Unternehmen und unsere Unternehmenskultur erfahren werden.

Sollten Sie an diesem Tag nicht persönlich erscheinen können, ist das kein Problem. Sie können virtuell unter [Hyperlink für die Teilnahme einfügen und den Text „diesem Link“ verwenden] um [Uhrzeit] teilnehmen. Geben Sie uns bitte im Voraus Bescheid, damit wir Ihnen rechtzeitig weitere wichtige Informationen zu Ihrem ersten Arbeitstag mitteilen können.

Hier die wichtigsten Informationen für Ihren ersten Tag:

Orientierungsveranstaltung
[Wochentag, Tag und Monat]
[Startzeit]–[Endzeit]
[Unternehmensadresse]
[Raumnummer (falls zutreffend)]
[Link zu einer Wegbeschreibung]
Kontakt: [Name des:der Onboarding-Verantwortlichen].

Zeitplan
9:00–9:30 Uhr Begrüßung
9:30–10:30 Uhr Rundgang durch Ihre Abteilung und Vorstellung des Teams
10:30–12:00 Uhr Vorstellung der Partner:innen
12:00–13:00 Uhr Mittagspause
13:00–15:00 Uhr Vorstellung der Personalabteilung und Sozialleistungen
15:00–16:30 Uhr Equipment und Ressourcen
16:30–17:00 Uhr Q&A
17:00–17:30 Uhr Besprechung des 2. Arbeitstags
17:30–18:00 Uhr Abschließende Fragen und Schlusswort

Füllen Sie bitte vor [Wochentag, Tag und Monat] die beigefügte PDF-Datei mit den erforderlichen Angaben für Steuerzwecke aus und schicken Sie sie an [E-Mail-Adresse] zurück. Bitte erstellen Sie außerdem ein Konto auf unserer HR-Plattform [Name der Plattform] unter [Hyperlink für die Plattform einfügen und den Text „diesem Link” hinzufügen] und geben Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihrer Person und Bankverbindung an. Somit können wir alle zahlungsbezogenen Aspekte rechtzeitig vorbereiten. Abschließend bitten wir Sie, die angehängte Geheimhaltungsvereinbarung zu lesen, zu unterschreiben und an uns zurückzuschicken. Sie können Ihre Tätigkeit bei [Unternehmensname] nur dann aufnehmen, wenn Sie die Geheimhaltungsvereinbarung unterschrieben vor Ihrem ersten Arbeitstag einreichen.

Wenn Sie vollständig remote arbeiten, sollten Sie in Kürze eine Follow-up-E-Mail mit Informationen zur Lieferung der Unternehmenshardware, einschließlich Ihres Computers, erhalten.

Vielen Dank und herzlich willkommen!

Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
[Jobbezeichnung]
[Unternehmensname]

Ihr Onboarding-Ratgeber – und weitere hilfreiche Ressourcen

Best Practices für das Onboarding

Onboarding-Checklisten erstellen

Vor dem ersten Arbeitstag

Erster offizieller Arbeitstag

Zweiter Arbeitstag

Erste Arbeitswoche

Erster Arbeitsmonat

Zweiter Arbeitsmonat und darüber hinaus

Begrüßungs-E-Mail

Mitarbeiter:innen remote onboarden

Weitere nützliche Ressourcen

Erfolgreiche Personalbindung – durch effektives Onboarding