Alles, was Sie über HRMS wissen müssen

Was ist ein „Human Resource Management“-System (HRMS)?

Ein HRM-System ist ein ganzheitliches, modernes Personalverwaltungssystem, das Prozesse in Unternehmen digitalisiert, managt und optimiert, die Angestellten mit ihren Arbeitgeber:innen und der HR-Abteilung vernetzt und auch das Talentmanagement einbezieht. 

Dafür sammelt und verwaltet eine Software fürs Personalmanagement alle Informationen von Mitarbeiter:innen und ihren Tätigkeiten und stellt sie den Menschen zur Verfügung, die sie benötigen – wie Abteilungsleiter:innen. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Arbeitszeiterfassung sind meist inkludiert. 

Typische „Human Resource Management“-Systeme vereinen die Kernfunktionen des Personalwesens als Cloud- und mobile Lösung in einer zentralen Plattform – von der Datenpflege über die Trendanalyse bis zum Berichtswesen.

So erhalten Sie als Personaler:in ein digitales HR-Cockpit, das arbeitsintensive Aufgaben zentralisiert und vereinfacht. Und die Arbeitnehmer:innen bekommen ein Tool, mit dem sie beispielsweise Urlaubsanträge einreichen, auf Organigramme zugreifen und allgemeine Unternehmensinformationen und Termine einsehen können. 

Schon in den 1970er-Jahren haben Großunternehmen erste Digitalisierungsversuche in der HR unternommen – beispielsweise im Rechnungswesen. Aus diesen rudimentären Lösungen haben sich durch den technologischen Fortschritt komplexe Systeme entwickelt, die heutzutage auch auf Cloud-Konnektivität und künstliche Intelligenz setzen. 

HRMS, HRIS, HCM und HXM: Das sind die Unterschiede

Es gibt verschiedene Softwares für das HR-Management. Wenn Sie sich damit beschäftigen, stoßen Sie neben „HRMS“ vor allem auf zwei weitere Abkürzungen: HRIS (Human Resources Information System) und HCM (Human Capital Management). 

Um die passende HR-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, ist es wichtig, die Begriffe einzuordnen – zumal manche sie auch synonym verwenden (insbesondere HRMS und HRIS). 

Die deutsche Bezeichnung für HRIS ist „Personalinformationssystem“. Gemeint ist eine Lösung, mit der Sie Daten von einzelnen Mitarbeiter:innen, ganzen Teams, Abteilungen und dem Unternehmen sowie Richtlinien organisieren. 

Dazu können diese Bereiche gehören: 

•  Recruiting: aktuelle Stellenbeschreibungen, standardisierte Bewerbungsprozesse, gespeicherte Lebensläufe und so weiter einsehen 
•  Sozialleistungen: Krankenversicherungen und alle relevanten Vorschriften managen 
•  Arbeitsabläufe: Produktivität steigern und Qualität der Arbeitsergebnisse erhöhen 
•  Abwesenheit: Ausfälle wegen Krankheit, Urlaub, Mutterschaft und dergleichen überblicken und Vertretungen planen 
•  Entwicklung: Fortbildungsoptionen gewährleisten – vom einzelnen Workshop bis zum Konzept des lebenslangen Lernens 

HCM schließt die HRIS-Funktionen ein und bezieht das Humankapitalmanagement innerhalb der Personalwirtschaft mit ein. Es betrachtet den gesamten Lebenszyklus von Angestellten und fokussiert dabei die Performance. Mit einem HCM können Sie Neueinstellungen einfacher planen, die Arbeitsleistung vorhandener Mitarbeiter:innen überwachen und optimieren sowie Talente besser binden. 

Diese Aspekte sind besonders relevant: 

•  Anwerbung 
•  Einstellung 
•  Onboarding 
•  Leistungsbeurteilung 
•  Gehaltsplanung 
•  Entwicklung 
•  Nachfolgeregelung 
•  Offboarding 

Als neuer, teils übergeordnet verwendeter Begriff etabliert sich auch „Human Experience Management“ (HXM). Dieser mitarbeiterorientierte Ansatz priorisiert das gesamte Erlebnis von Angestellten und verändert die HR-Prozesse grundlegend, weil er stark auf Aspekte wie die Personalbindung setzt und dadurch sehr viel nachhaltiger ausgerichtet ist.

Funktionen der ganzheitlichen Personalverwaltung

In der Regel beinhaltet ein „Human Resource Management“-System alle HRIS- und HCM-Elemente und ergänzt sie durch weitere Funktionen. Deshalb umfasst ein HRMS etliche und sehr vielschichtige personalspezifische Managementleistungen und verbindet sie mit hilfreichen Mitarbeitertools. 

Diese Funktionen gelten als übergeordnet: 

•  Generelle Verwaltung von Personaldaten 
•  Rekrutierung, Anstellung und Offboarding 
•  Lohn- und Gehaltsabrechnung 
•  Analyse, Bewertung und Entwicklung 
•  Vernetzung und Reminder 
•  Sicheres Datenmanagement 

Die Funktionen von „Human Resource Management“-Systemen im Detail: 

1. Generelle Verwaltung von Personaldaten 

Es kostet viel Zeit, Mitarbeiterinformationen zu verwalten. Eine Personalmanagementsoftware bietet Ihnen eine einfach zu bedienende, sehr umfangreiche bis vollumfängliche Plattform für vielfältige Organisationsprozesse an einem einzigen digitalen Ort. 

2. Rekrutierung, Anstellung und Offboarding 

Wenn Ihr HRMS ein Rekrutierungsmodul beinhaltet, können Sie das gesamte Recruiting von der Stellenanzeige über das Bewerbungsgespräch bis zum Offboarding beschleunigen und kostengünstiger umsetzen. Ein Applicant Tracking System (ATS) arbeitet mit simplen Vorlagen und Follow-ups, die Sie nach eigenen Kriterien gestalten und automatisch ausspielen lassen können. 

3. Lohn- und Gehaltsabrechnung 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein bedeutender unternehmerischer Faktor, bei dem keine Probleme auftauchen sollten. Ein gehalts- und lohnspezifisches HRMS-Modul verbindet die Daten zur Anwesenheit und Zeiterfassung clever mit den Gehaltsabrechnungsfunktionen. Dadurch erhalten Sie wertvolle Informationen zum Gehaltsprozess, anhand derer Sie Löhne besser planen können. Außerdem sorgen Sie für einen grundlegend reibungslosen Ablauf – bis hin zur Gehaltsauszahlung. 

4. Analyse, Bewertung und Entwicklung 

Der Unternehmenserfolg hängt maßgeblich davon ab, wie die Mitarbeiter:innen performen. Doch zu einer hohen Arbeitsqualität gehört nicht nur das entsprechende Fachwissen – Ihre Teams müssen zufrieden und motiviert sein. Um das zu erreichen, sollten Sie KPIs definieren, messen und analysieren, um Maßnahmen abzuleiten und Feedbackgespräche zu planen – am besten digital und weitestgehend automatisiert. 

5. Vernetzung und Reminder 

Ein „Human Resource Management“-System ist nicht nur für Personaler:innen und Führungskräfte relevant. Auch die Mitarbeiter:innen können auf bestimmte Bereiche zugreifen und beispielsweise ihre Daten benutzerfreundlich verwalten, Urlaub beantragen und ihre Karriereziele hinterlegen. Praktisch sind zudem Erinnerungsfunktionen, die alle Beteiligten auf kommende Aufgaben und Deadlines hinweisen – entweder als E-Mail oder als mobile Benachrichtigung. Darüber hinaus lassen sich Überstunden fair und transparent managen. 

6. Sicheres Datenmanagement 

Mitarbeiterdaten sind sehr sensibel, denn sie umfassen personenbezogene und finanzielle Informationen – also vertrauliches Material. Daher sollten HRM-Systeme immer die nötigen Sicherheitsstandards wie SSL-Protokolle und die Datenschutzrichtlinien befolgen, um alle Daten vor Cyberangriffen und nicht autorisiertem Zugriff zu schützen. Zudem muss es private und öffentliche Bereiche mit klar definierten Zugangsberechtigungen geben. 

Welche Vorteile haben HRMS?

Mitarbeiterdaten gehören zu den wertvollsten unternehmensinternen Ressourcen. Mit einem „Human Resource Management“-System können Sie diese Daten sehr gut überblicken, exakt zuordnen und gewinnbringend analysieren. So können Sie beispielsweise berufsalltägliche Anforderungen besser erfüllen und Mitarbeiterentwicklungen zielgenau koordinieren.

Ein HRMS eignet sich nicht nur, um allgemeine Personaldaten zu verwalten. Je umfangreicher das „Human Resource Management“-System ist, desto effizienter können Sie wichtige Prozesse gestalten und desto besser lassen sich Lerneffekte erzielen, die den Erfolg nachhaltig optimieren. Kurzum: Sie verbessern das gesamte Personal-, Zeit- und Kostenmanagement. 

Die Vorteile von HRMS gehen weit über die zentralisierten Funktionen hinaus. Weil eine Software zur Personalverwaltung manuelle Prozesse (in Excel beispielsweise) effektiv ersetzt und zudem operative Automatisierungen bietet, können Sie das Risiko für personalbezogene Fehler reduzieren.

Zu den Aufgaben der elektronischen Personalverwaltung gehören auch Reports. Die können Sie mit einem HRMS bequem, schnell und ansehnlich erstellen und präsentieren – von der Tabelle bis zur Grafik.