Referenzen einholen: Das müssen Unternehmen wissen

Was ist eine Referenzprüfung?

Je umkämpfter der Arbeitsmarkt, desto wichtiger ist ein möglichst effektives Recruiting. Daher gehört für viele Personaler:innen auch ein Referenzcheck dazu. Beim Einholen von Referenzen ergründen Unternehmen, wie gut Bewerber:innen zur Unternehmenskultur (Stichwort „Cultural Fit“), dem potenziellen Team und den Tätigkeiten der vakanten Position passen. So können sie das Risiko einer Fehlbesetzung reduzieren. 

Das sind typische Jobreferenzen

Im beruflichen Kontext sind Referenzen immer Menschen, die bereits mit dem:der Bewerber:in zu tun hatten – beispielsweise im früheren Job oder schon im Studium:

•  Vorgesetzte
•  Ausbildungsleiter:innen
•  Professor:innen
•  Lehrer:innen
•  Kooperationspartner:innen
•  Kund:innen 

Allerdings bieten sich jüngere Referenzen mehr an, weil Erinnerungslücken und Entwicklungen ältere Angaben verfälschen können.

So erhalten Unternehmen eine Referentenliste:

•  Bewerber:in stellt sie proaktiv zur Verfügung

•  Unternehmen fragt sie in der Stellenausschreibung an

•  Personaler:innen bitten im Bewerbungsgespräch darum

•  Verantwortliche entnehmen sie den Bewerbungsunterlagen

Der Prozess ist sehr linear. Wer Referenzen einholen möchte, führt direkte Gespräche oder befragt die Referenzen in einem schriftlichen Q&A. Der bedeutende Aspekt liegt im Inhalt: Es ist wichtig, dass Personaler:innen die richtigen Fragen stellen.

Referenzen einholen versus Background-Check

Es ist ein offenes Geheimnis, dass einige Menschen ihren Lebenslauf beschönigen. Peppen Bewerber:innen ihre Hobbys auf, sehen die meisten Arbeitgeber:innen eher darüber hinweg, wie eine Studie zu Lügen im Lebenslauf belegt.

Doch bei Qualifikationen, der Erfahrung und vor allem bei Ausbildung beziehungsweise Studium verstehen Arbeitgeber:innen weniger Spaß. Deshalb überprüfen viele Unternehmen ihre Kandidat:innen mit:

•  einer Referenzüberprüfung
•  einem Background-Check

Das Screening des Backgrounds ist verglichen mit dem Referenzcheck umfassender: von der Recherche im Internet bis zum Probearbeiten. Erfahren Sie, wie der Background-Check in Deutschland genau funktioniert.

Wenn Personaler:innen die Referenzen einholen, ist der Recruitingprozess meistens fortgeschritten. Auch das unterscheidet die Referenzprüfung von der variableren Hintergrundprüfung, die in frühen und späteren Phasen der Mitarbeiterrekrutierung stattfinden kann.

Referenzen einholen: Das ist erlaubt

Kritiker:innen sagen, dass sich Verantwortliche nur in ihrer Meinung und getroffenen Entscheidung bestätigen lassen, wenn sie Referenzen einholen. Doch das erscheint zu eindimensional, denn der Wert einer Referenzauskunft hängt davon ab, wie Arbeitgeber:innen die Hinweise beurteilen. Mögliche Schwächen müssen nicht zur Ablehnung führen, sondern können die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen optimieren.

Elementar sind hingegen die rechtlichen Fragen. Darf ein:e neue:r Arbeitgeber:in den:die alte:n kontaktieren? Und umgekehrt: Darf ein:e ehemalige:r Arbeitgeber:in überhaupt Auskunft geben?

Keine Referenzen ohne Erlaubnis einholen

Möchten Unternehmen nützliche Referenzen einholen, sollten sie sich vorher rechtlich absichern. Denn in Deutschland gilt das Recht der Einzelnen, selbst zu entscheiden, wie, wann und wo sie persönliche Daten offenlegen – die juristische Bezeichnung lautet „informationelle Selbstbestimmung“.

Grundsätzlich dürfen sich Unternehmen beruflich relevante Informationen besorgen, wenn sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) beachten. Dennoch: Am besten ist es, wenn Bewerber:innen in den Referenzcheck einwilligen – idealerweise schriftlich oder mündlich beim ersten Treffen.

Dürfen neue Arbeitgeber:innen bei alten anrufen?

Es steht Unternehmen frei, wie sie die Referenzen einholen, solange sie die rechtlichen Grundregeln beherzigen. Der:die neue Arbeitgeber:in darf bei alten Arbeitgeber:innen im Zuge einer Bewerbung auch anrufen, um Referenzen zu überprüfen – aber nicht alles fragen. Das Einholen von Referenzen muss immer auf die Eignung von Bewerber:innen abzielen.

Eine hilfreiche Orientierung: Stellen Sie gegenüber Referent:innen keine Fragen, die sie auch im Bewerbungsgespräch nicht stellen dürfen – egal, ob es sich um ein persönliches Gespräch oder digitale Kommunikation handelt. 

Referenzen richtig einholen: So funktioniert es

Die Referenzüberprüfung soll den Eindruck schärfen, den Unternehmen von potenziellen Kandidat:innen haben, und Ungereimtheiten aufdecken.

Umso wichtiger ist es, dass Verantwortliche gezielt Referenzen einholen und mit den Bewerbungsunterlagen vergleichen – und gegebenenfalls wichtige Informationen erhalten, die nicht im Lebenslauf stehen. 

Die besten Tipps für die Referenzprüfung

Neben der rechtlichen Absicherung sollten Sie vor allem strategisch vorgehen. Je zielführender Sie Referenzen einholen, desto wertvoller sind die Erkenntnisse.

Wesentliche Aspekte:

1.  Individuellen Plan ausarbeiten 

2.  Richtige Ansprechpartner:innen finden 

3.  Referent:innen direkt kontaktieren 

4.  Mit klaren Antworten beginnen 

5.  Auch offene Fragen stellen

Gehen Sie konzeptionell vor, wenn Sie Referenzen einholen. Dafür überlegen Sie sich vorab, was Sie über den:die Bewerber:in erfahren möchten. Interessieren Sie sich mehr für die Soft Skills oder die fachliche Expertise?

Tipp: Nutzen Sie keinen standardisierten Fragenkatalog, sondern sprechen Sie mit den potenziellen Kolleg:innen und dem:der möglichen Vorgesetzten – sie wissen am besten, worauf es im Team und in der Position ankommt.

Sie holen die besten Referenzen ein, wenn Sie mit Menschen reden, die eng mit dem:der Kandidat:in zusammengearbeitet haben. Führen Sie Referenzprüfungen daher besser mit ehemaligen Team-Leiter:innen statt mit HR-Angestellten durch.

Auch die Kommunikationsart ist wichtig: Für den Referenzcheck bietet sich ein Face-to-Face-Gespräch oder mindestens ein Telefonat an. Sobald Sie Referent:innen anschreiben, geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich vorher mit Kandidat:innen abzusprechen – das kann die Ergebnisse verzerren.

Final kommt es auf eine gute Fragenstrategie an. Hier empfiehlt sich eine Mischung aus präzisen und offenen Fragen. Letztere haben den Vorteil, dass die Gesprächspartner:innen ins Plaudern kommen können, was den Informationserhalt oft begünstigt.

Bitten Sie Ihre:n Gesprächspartner:in beispielsweise, allgemein von der Zusammenarbeit zu sprechen. Und fragen Sie nicht, ob, sondern wie zufrieden sie:er mit der Leistung war.

Wichtige Fragen für die Referenzauskunft

 

Starten Sie mit grundlegenden Fragen, wenn Sie Referenzen einholen. Mögliche Themen:

•  Anstellungsdauer 

•  Aufgabenbereiche 

•  Kündigungsgrund

Je nach Anforderungsprofil und Konzept fokussieren Sie sich dann auf Ihre Kernthemen. Das können unter anderem folgende sein: 

 

•  Besondere Leistungen 

•  Teamfähigkeit 

•  Eigeninitiative 

•  Einsatzbereitschaft 

•  Unternehmensidentifikation 

•  Kommunikation 

•  Stärken und Schwächen 

•  Fehlzeiten und Pünktlichkeit

Es ist vorteilhaft, wenn die Referenzkontrolle erst nach dem Treffen mit dem:der Kandidat:in stattfindet. So können Sie Ihre Datenlage über die Inhalte der Bewerbungsunterlagen hinaus erweitern. Stellen Sie dafür Fragen im Bewerbungsgespräch, die Sie später aufgreifen, wenn Sie die Referenzen einholen – so zeigen sich etwaige Unstimmigkeiten oder sogar Widersprüche sehr direkt.

Das Einholen von Referenzen gehört zu einem ganzheitlichen Recruiting und verbessert den Prozess enorm. Holen Sie sich weitere wertvolle Anregungen und finden Sie die besten Fragen für Ihren Referenzcheck.