Was machen Büroassistent:innen?
Beachten Sie bei Ihrer Stellenausschreibung, dass die Berufsbezeichnung zu den Tätigkeiten und Mindestanforderungen passt:
- Büroassistent:innen – auch Office Manager oder Büromanager:innen genannt – übernehmen Büro- und Verwaltungsaufgaben in verschiedenen Branchen und unterstützen so den allgemeinen Geschäftsbetrieb. Je nach Unternehmen und Tätigkeitsgebiet unterscheiden sich die alltäglichen Aufgaben stark.
- Zu den Aufgaben und Tätigkeiten von Büroassistent:innen gehört es meist, dass sie alle schriftlichen Korrespondenzen erledigen, Termine planen und organisieren – beispielsweise Dienstreisen, Besprechungen und Seminare – sowie Zahlungen prüfen, Mahnschreiben erstellen und die Tagespost bearbeiten. Je nach Art des Unternehmens sind sie auch für den Kundenkontakt zuständig, erstellen Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen und unterstützen den Personalbereich bei der Führung von Personalakten.
- Das Berufsbild von Büroassistent:innen zeichnet sich durch eine enge Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen aus. Manchmal unterstehen sie zwar einer konkreten Führungsperson oder sind vorrangig für eine bestimmte Abteilung zuständig, je nach Arbeitsaufkommen unterstützen sie aber auch andere Bereiche. So kann es vorkommen, dass sie in den Hauptbewerbungsmonaten oder beim Jahresabschluss in der Personal- oder Finanzabteilung aushelfen, obwohl das nicht zu ihren alltäglichen Aufgaben gehört.
- Der Beruf als Büroassistent:in ist nicht mit einer direkten Ausbildung verbunden. Meist durchlaufen Interessent:innen eine kaufmännische Berufsausbildung und entscheiden sich danach, als Assistenzkraft zu arbeiten. War die Tätigkeit als Assistent:in bereits Teil der Ausbildung, benötigen Bewerber:innen lediglich ein Jahr Berufserfahrung, um als Assistenz zu arbeiten. War sie nicht in die Ausbildung inkludiert, gibt es spezielle Weiterbildungen, die mit der Berufsbezeichnung „Büroassistent:in“ abschließen.
Erste Ideen für Ihre Stellenbeschreibung: Was machen Büroassistent:innen in Ihrem Unternehmen?
Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Stellenbeschreibung für Büroassistent:innen beginnen, überlegen Sie sich, was die Position attraktiv macht. Sammeln Sie grundlegende Aspekte und solche, die die Arbeit in Ihrem Unternehmen besonders machen. Im Folgenden finden Sie Denkanstöße für Ihre Stellenbeschreibung für Office Manager:
Was sind die Herausforderungen und Chancen, die potenzielle Kandidat:innen erwarten? In welchem Tätigkeitsfeld agieren erfolgreiche Bewerber:innen? Wie sind sie in Ihrer Unternehmensstruktur eingebunden? Welche unverzichtbaren Qualifikationen und Erfahrungen müssen Büroassistent:innen für die Stelle mitbringen? Und was ist darüber hinaus im Arbeitsalltag nötig bzw. erwünscht, damit die Bewerber:innen und Sie gemeinsam in Ihrem Unternehmen Erfolg haben?
Achten Sie beim Schreiben auf eine aktive Sprache und nutzen Sie konkrete Beispiele und Szenarien aus Ihrem Arbeitsalltag, um Kandidat:innen zur Bewerbung zu motivieren und für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Unsere Muster-Stellenbeschreibung für Büroassistent:innen dient Ihnen als Orientierung, um schnell und effektiv eine attraktive Stellenbeschreibung zu verfassen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Wunschkandidat:innen passt.
Einleitung
Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit seinen Angestellten – dessen sind wir uns bei [UNTERNEHMEN] bewusst, und darum steht die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter:innen an erster Stelle. Um diese zu gewährleisten, schätzen wir unser Personal jederzeit wert, schaffen faire Arbeitsbedingungen und gewährleisten eine gute Work-Life-Balance. Darüber hinaus stellen wir immer einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicher. Genau hier ist unsere Büroassistenz die treibende Kraft: Ihr verdanken wir einen strukturierten und problemlosen Arbeitstag. Um unsere bestehenden Fachkräfte zu unterstützen, suchen wir ab sofort Büroassistent:innen.
Die idealen Kandidat:innen zeichnen sich durch eine einnehmende Persönlichkeit und einen offenen, freundlichen Charakter aus. Das Lösen von Problemen fällt ihnen aufgrund ihrer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit und ihrem Auge fürs Detail besonders leicht. Im Büroalltag – insbesondere in der Büroassistenz – haben sie bereits vielfältige Erfahrungen gesammelt. Sie sind multitaskingfähig und darin bewandert, komplexe Zeitpläne zu verwalten und wechselnde Fristen einzuhalten. Gemeinsam wollen wir unser Unternehmen stärken und unsere Mitarbeiter:innen Tag für Tag unterstützen.
Ihre Rolle
- Sie sind für den reibungslosen Ablauf im Office zuständig und direkte Ansprechperson für Ihre Abteilung.
- Büroorganisation, Bearbeitung der Post und andere kaufmännische Tätigkeiten fallen Ihnen leicht.
- Es bereitet Ihnen Freude, Ihre Kolleg:innen und Ihre Vorgesetzten bei der Planung ihrer Termine und Geschäftsreisen zu unterstützen.
- Sie sind eine offene, freundliche Persönlichkeit und treten im Kundenkontakt sicher und zuvorkommend auf.
- Die Arbeit in einem familiären Team macht Ihnen Spaß.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung bei der Büroorganisation
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen und Geschäftspartner:innen
- Bearbeitung von Posteingang, Postausgang und Wiedervorlagen
- Urkunden- und Archivverwaltung sowie Aktenablage
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
- Vielfältige organisatorische Aufgaben wie Termin- und Reiseplanung sowie unterschiedliche allgemeine Bürotätigkeiten
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – idealerweise inklusive Einarbeitung als Assistenzkraft
- Mehrjährige Berufserfahrung als Büroassistent:in oder im Sekretariat von Vorteil
- Zuverlässige Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und serviceorientierter Arbeitsweise
- Erfahrung im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern
- Hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität
Gewünschte Qualifikationen
- Bereitschaft für Fort- und Weiterbildungen
- Sicherer Umgang mit dem Computer und gängigen Office-Programmen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
