Ultimativer Guide: So gelingt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen

Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen: Definition

Unternehmen und insbesondere Personaler:innen sollten sich im Sinne eines ganzheitlichen Recruitings fragen: Was ist Einarbeitung? Und wie kann ich sie so gestalten, dass neue Mitarbeiter:innen möglichst zufrieden und erfolgreich in ihren Job starten?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ist ein Prozess. Doch schon der Begriff verdeutlicht den wesentlichen Aspekt: Einarbeitung. Gemeint ist die primär fachliche Einführung neuer Mitarbeiter:innen, ohne die emotionalen Aspekte zu vernachlässigen.

Dabei ist die Dauer der Einarbeitung sehr variabel – je nachdem, wie komplex die neuen Aufgabenbereiche sind. Zeitlich liegt sie aber am Beginn des neuen Arbeitslebens.

Onboarding versus Einarbeitung: Diese Unterschiede gibt es

Viele setzen Onboarding und Einarbeitung gleich. Synonym sind die Begriffe aber nicht, denn die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen gehört als fachbezogenes Teilgebiet zum deutlich umfangreicheren Onboardingprozess.

Das Onboarding umfasst zusätzlich unternehmenskulturelle, hierarchische und soziale Aspekte. Neueinsteiger:innen sollten im Berufsalltag erleben, welche Werte das Unternehmen vertritt und wie es organisiert ist. Neben dem eigenen Team sollten sie auch Kolleg:innen anderer Abteilungen kennenlernen.

Welche Ziele hat die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen?

Der deutsche Arbeitsmarkt zeigt in vielen Branchen einen deutlichen Fachkräftemangel. Für Unternehmen ist es daher elementar, junge Talente und erfahrene Expert:innen durch effektives Employer Branding von einer Bewerbung zu überzeugen und sie langfristig zu binden.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen zahlt in den zweiten Aspekt ein. Es gilt, sie vom ersten Tag an so glücklich zu stimmen, dass sie sich gut integrieren und ein langes Arbeitsverhältnis anvisieren.

Sollten Neulinge beispielsweise in der Probezeit kündigen, hat das auch finanzielle Folgen, weil der Return on Investment des Recruitings bis auf wertvolle Learnings gleich null ist.

Darum lohnen sich gute Einarbeitungspläne

Wenn Arbeitgeber neue Angestellte umgangssprachlich ins kalte Wasser werfen, kann das ein positives Signal sein, weil es von einem grundlegenden Vertrauen in die jeweilige Kompetenz zeugt.

Doch die meisten neuen Mitarbeiter:innen wünschen sich eine gut geplante Einführung, die auf strukturierten, zielführenden und fairen Einarbeitungsplänen beruht. Entsprechend groß ist die Bedeutung der gesamten Einarbeitung. 

So wichtig ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen

Die Personaleinführung ist eine typische Win-win-Situation: Neue Angestellte und Unternehmen profitieren gleichermaßen. Wer einen guten Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter:innen erstellt, hat klare Vorteile:

•  Mitarbeiter:innen empfinden Wertschätzung

•  Motivation bleibt oder erhöht sich sogar

•  Potenziell bessere Arbeitsergebnisse

•  Langfristige Bindung guter Angestellter

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ist eine wertvolle Investition in die unternehmerische Zukunft – vor allem angesichts des immer härter umkämpften Marktes erstklassiger Talente.

Wie sieht ein Einarbeitungsplan zum Beispiel aus?

Unternehmen sollten die Einführung neuer Mitarbeiter:innen priorisieren und ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm konzipieren. Schon vor dem ersten Arbeitstag wollen viele neue Kolleg:innen genau wissen, was sie in den nächsten Wochen und Monaten erwartet.

Daher bietet es sich an, entweder ein allgemeingültiges oder ein individuelles Dokument zur Einarbeitung und zum gesamten Onboarding bereitzustellen. So haben Neulinge immer eine Agenda, können sich auf Schulungstermine einstellen und dergleichen.

Solche Vorabmaßnahmen lassen sich optimal standardisieren – zum Beispiel auf einer Preboarding-Plattform, zu der neue Mitarbeiter:innen nach der Vertragsunterschrift sofort Zugang erhalten. Auch dort können Unternehmen kreativ sein: von der Teamvorstellung bis zum virtuellen Rundgang.

Es ist sehr hilfreich, wenn neue Mitarbeiter:innen direkte Ansprechpartner:innen haben, um sich eingebunden und nicht alleingelassen zu fühlen. Grundsätzlich sollten sie immer wissen, wen sie in welchem Fall ansprechen können – hier hilft ein Organigramm.

Oft empfiehlt es sich, schon am ersten Tag in die Praxisarbeit zu gehen, wenn die organisatorischen Aspekte schnell erledigt sind. Dabei sollten Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter:innen aber nicht überfordern und chronologisch vorgehen – zuerst erfolgt die Einarbeitung in wichtige Tools und Prozesse.

Feedback ist Gold wert – in alle Richtungen. Planen Sie regelmäßige Gespräche ein, um sicherzustellen, dass der:die neue Mitarbeiter:in sich gut einlebt.

Wie Sie neue Mitarbeiter:innen erfolgreich einarbeiten

Für die Angestellteneinführung gibt es eine klare Faustregel: Je besser Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen planen, desto:

•  wohler fühlen sie sich von Beginn an,

•  motivierter sind sie im Berufsalltag,

•  sicherer arbeiten sie in ihren Aufgaben,

•  mehr identifizieren sie sich mit ihrem Arbeitgeber,

•  erfolgreicher kann das Unternehmen sein.

Es ist bedeutend, dass neue Teammitglieder neben einer angenehmen Atmosphäre alle nötigen Informationen, Kontakte und Hilfsmittel – physisch wie digital – erhalten. Nur so können sie die vereinbarten Tätigkeiten bestmöglich erledigen.

Checkliste: Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen am ersten Tag

Oft liegt es in der Verantwortung der HR-Abteilung, einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Je besser die Einweisung der Mitarbeiter:innen organisiert ist, desto reibungsloser läuft sie ab.

Was Neulinge am ersten Arbeitstag erleben, ist entscheidend. Daher sollten Unternehmen das Recruiting nie mit der Vertragsunterschrift beenden, sondern ganzheitlich betrachten – und für einen guten Ersteindruck vor allem diese Punkte fokussieren:

•  Startzeit und Ort des ersten Tages eindeutig kommunizieren

•  Andere Mitarbeiter:innen (mindestens das neue Team) informieren

•  Den neuen Arbeitsplatz vollständig vorbereiten

•  Neue:n Mitarbeiter:in empfangen und Erstgespräch führen

•  Team vorstellen und Unternehmenstour durchführen

•  Allgemeines besprechen und Dokumente unterzeichnen

•  Kolleg:in für die Einarbeitung zur Seite stellen

•  Gegebenenfalls fachliche Einarbeitung beginnen

•  Kennenlerntermine (beispielsweise mit Teamlead) organisieren

•  Pausen, Zwischen- und Abschlussgespräch einplanen

Die Checkliste bezieht sich auf den klassischen Präsenztag – beispielsweise im Büro. Weil hybride Arbeitsmodelle oder reine Homeofficelösungen heutzutage normal sind, kann die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen zusätzliche digitale Maßnahmen erfordern.