HR-Compliance: Das müssen Personaler:innen wissen

Was ist HR-Compliance?

Compliance umfasst alle Anforderungen an ein regelkonformes und ethisch korrektes Verhalten. Dabei kommt es nicht nur auf individuell definierte Vorschriften, sondern auch auf gesetzliche Bestimmungen wie Menschenrechte und internationale Arbeitsstandards an. Als Teilgebiet des gesamten Compliance-Managements beschäftigt sich die HR-Compliance mit den relevanten personalbezogenen Themen – und hat gerade deshalb einen besonderen Stellenwert.

Human Resources und Compliance gehören zusammen

Human Resources und Compliance interagieren oft bei ethischen Fragen. Doch in vielen Unternehmen geht die Verzahnung darüber hinaus, weil es beispielsweise nicht immer eine gesonderte Rechtsabteilung gibt. Als personalverantwortliche Instanz sind HR-Mitarbeiter:innen meist generell in entsprechende Themen und Fälle eingebunden.

•  Diese Aufgaben kann HR-Compliance umfassen:
•  An der allgemeinen Compliance-Strategie mitarbeiten
•  Verhaltenskodex definieren, aufsetzen und kommunizieren
•  Compliance-Kultur etablieren, überwachen, wahren und vorleben
•  Trainings und Workshops zu Compliance-Themen organisieren
•  Maßnahmen bei Compliance-Verstößen erarbeiten und anwenden
•  An relevanten Informations- und Sanktionsgesprächen teilnehmen

Human Resources beschränkt sich heutzutage nicht nur auf die Personalplanung. Die HR-Abteilung verbindet die Arbeitnehmer:innen mit ihren Abteilungsleiter:innen und – je nach unternehmerischer Größe mehr oder weniger ausgeprägt – mit der Geschäftsführung.

HR-Compliance ist primär menschlich ausgerichtet. Sie arbeitet an der Basis, denn sie will ein grundlegend positives Selbstverständnis schaffen und möglichst präventiv agieren. Natürlich haben Personaler:innen auch immer eine gesteigerte Vorbildfunktion.

HR-Compliance und Integrität

Im Kern möchte HR-Compliance integres Verhalten fördern, denn als optimales Ziel gilt nicht die Haftungsverhinderung am Ende des Prozesses, sondern die Verstoßvermeidung. Dafür müssen Unternehmen und HR-Verantwortliche eine Einstellung schärfen, die von Werten und Prinzipien getragen wird und in ehrliches, aufrichtiges, faires Handeln mündet.

Somit ist Integrität das, was alle Beteiligten einbringen, um eine Firmenkultur zu errichten und zu halten, die für Compliance-Verstöße möglichst unfruchtbar ist. Im Vordergrund stehen keine persönlichen Vorteile durch die Einhaltung der Compliance- und HR-Regeln, sondern ein Bewusstsein für das richtige Verhalten. 

Die Bedeutung von Compliance im Unternehmen

Compliance-Verstöße können sich auf unternehmerischer und zwischenmenschlicher Ebene ereignen – von Wirtschaftskriminalität im Konzernumfeld bis zu diskriminierenden Äußerungen im Team. Für HR-Compliance ist vor allem der zweite Aspekt interessant, denn Mitarbeiter:innen wollen und sollen sich wohlfühlen.

Doch die persönliche Zufriedenheit geht oft über Karrierechancen, Arbeitszeiten und das Gehalt hinaus. Laut einer Studie von Statista wünschen sich die meisten ein gutes Verhältnis zu ihren Kolleg:innen. Das Ergebnis zeigt, dass soziale, emotionale Aspekte für viele bedeutender sind als faktische Rahmenbedingungen – ein Trend, der sich eher verstärkt als umkehrt. 

Was ist Compliance im Unternehmen?

Vom Maßnahmenkatalog bis zur übergeordneten Compliance-Strategie: Richtlinien in Unternehmen sind wichtig, um geltende Gesetze einzuhalten, eigene Werte und Standards zu etablieren und ein bestmögliches Arbeitsklima zu gewährleisten.

Jedes Unternehmen muss dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter:innen sicher und gut fühlen – nicht nur bezogen auf ihre Tätigkeiten, sondern als wertvoller Teil einer gesunden und vertrauensvollen Unternehmenskultur.

Compliance in Unternehmen: Praktische Beispiele

Allgemein und in der HR: Compliance darf kein theoretisches Konstrukt sein. Auch wenn es idealerweise gar nicht erst zu Verstößen kommt, müssen sich Unternehmen auch auf reale Fälle vorbereiten, um in der Praxis entsprechend reagieren zu können.

Daher beinhaltet Compliance – vom Personalwesen bis zur Führungsebene – immer einen Prozess, wie sich betroffene und verantwortliche Personen verhalten sollten, wenn ein Verstoß oder der Verdacht auf ein Fehlverhalten vorliegt.

Ein Beispiel: Sie benennen eine Person in der HR-Abteilung, die sich mit Compliance-Themen befasst. Sobald Mitarbeiter:innen – ob selbst erlebt, beobachtet oder anderweitig involviert – einen Verstoß melden wollen, haben sie eine:n direkte:n Ansprechpartner:in. Alternativ können sie die Meldung auch anonym vornehmen.

Normalerweise empfiehlt es sich, Compliance-Meldungen sachlich zu behandeln. Nehmen Sie die betroffene Person ernst, ohne vorzuverurteilen. Wie Sie genau vorgehen, hängt davon ab, um welche Art von Fehlverhalten es sich handelt. Ist es möglich, den Fall schnell und direkt zu klären, oder handelt es sich sogar um ein strafrechtliches Vergehen?

In den meisten Fällen bietet es sich an, getrennte Gespräche zu führen – um die Opfer-Täter:in-Konstellation zunächst zu verhindern und aufgeladene Affektsituationen zu vermeiden. Binden Sie in Absprache mit der betroffenen Person auch die Abteilungsleitung ein.

So gelingt die HR-Compliance

Sicherheit, Respekt, Wertschätzung: Unternehmen sollten ihren Arbeitnehmer:innen durch klare Compliance-Richtlinien und HR-Regeln zeigen, dass sie ihre rechtliche und moralische Verantwortung kennen sowie im beruflichen Alltag leben und dass sie Diversität, Fairness und Gleichberechtigung aktiv fördern. 

Wie wichtig ist Compliance im Personalwesen?

Unternehmen leben von ihren Mitarbeiter:innen. Und jede Firma wünscht sich motivierte Angestellte, die ihre Aufgaben grundsätzlich gern erledigen und mit einer prinzipiell positiven Stimmung angehen. Nur so profitieren sie von leistungsstarken und loyalen Arbeitnehmer:innen. Daher ist HR-Compliance nicht nur ein Baustein, sondern eine Schlüsseldisziplin innerhalb des ganzheitlichen Personalwesens.

Die persönlichen, menschlichen Faktoren, die in die erwähnte Integrität einzahlen, sind nicht so greifbar wie ein Paragraf – hier sind Fingerspitzengefühl und soziale Kompetenz gefragt, denn es gibt kein schablonenhaftes Konzept. Mitarbeiter:innen sind verschieden und können Compliance-Themen unterschiedlich aufnehmen und verinnerlichen.

Compliance-Checkliste für Personaler:innen

Vermitteln Sie schon im Bewerbungsverfahren die Compliance-Richtlinien und vertiefen Sie sie beim Onboarding, indem Sie neuen Mitarbeiter:innen eine eindeutige Vorgehensweise erläutern. Dadurch signalisieren Sie von Beginn an den hohen Stellenwert von Compliance für HR und das Unternehmen.

Diese Maßnahmen gehören auf jede HR-Compliance-Checkliste:

•  Frühzeitige Sensibilisierung gewährleisten
•  Verständliche Richtlinien definieren
•  Eindeutige „How to“-Prozesse einrichten
•  Klare Ansprechpartner:innen bestimmen
•  Anonyme Meldeoptionen bereitstellen
•  Trainings und Workshops durchführen
•  Allgemein positives Arbeitsklima herstellen

Es ist nicht damit getan, einen Verhaltenskodex zu veröffentlichen – HR-Compliance ist fortlaufend und bedarf auch Anpassungen. Außerdem ist sie für alle Unternehmensbeteiligten gleichermaßen bindend – von Praktikant:innen über Manager:innen bis zu Geschäftsführer:innen und Stakeholder:innen.