Das müssen Sie über Human-Resources-Outsourcing wissen
Was ist Human-Resources-Outsourcing?
Die Definition von Human-Resources-Outsourcing verbirgt sich bereits im Begriff: Gemeint ist die vollständige, teilweise oder projektbezogene Auslagerung der Personalarbeit an einen externen Dienstleister. Wie viele und welche HR-Aufgaben ein Unternehmen outsourcen möchte oder kann, hängt mit den intern vorhandenen Kapazitäten und Kompetenzen sowie dem Budget zusammen.
Human-Resources-Outsourcing kann auch unterstützen, wenn das Unternehmen wächst oder sich verkleinert. In beiden Fällen können Sie schnell reagieren, wenn Sie mit externen Partnern zusammenarbeiten – statt neues HR-Personal einzustellen oder eventuell entlassen zu müssen.
Die Drittanbieter, an die Unternehmen einzelne oder alle Teile des Personalmanagements outsourcen, sind sehr verschieden. Manche konzentrieren sich auf einen spezifischen Bereich, andere decken die gesamte Personalverwaltung ab.
Häufig ausgelagerte HR-Services
Je nachdem, ob Sie ein Full-Service-HR-Outsourcing oder ein partielles Human-Resources-Outsourcing wünschen oder ein konkretes Projekt aus der Personalabteilung auslagern möchten, müssen Sie den passenden Anbieter finden.
Diese zehn Beispiele für Personalarbeit kommen für ein Outsourcing typischerweise infrage:
• Stammdatenmanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Mitarbeiterrekrutierung
• Gesundheit und Sicherheit
• Reisekostenabrechnung
• Arbeitsrechtsfragen
• Entwicklung und Schulung
• Prozessoptimierung
• Sozialversicherung
• Berichtswesen
Doch welche Vorteile hat Human-Resources-Outsourcing für das Unternehmen und die Personalabteilung?
Vorteile von HR-Outsourcing
Einer der Hauptgründe, warum sich Unternehmen für ein Human-Resources-Outsourcing entscheiden, ist die potenzielle Kostenersparnis. Vor allem bei Start-ups und mittelgroßen Firmen kann sich das Outsourcing im Personalbereich finanziell lohnen.
Sobald die HR-Kosten steigen, weil ein Business wächst und neue Angestellte benötigt, können Unternehmen darüber nachdenken, zumindest Teile der Personalabteilung auszulagern. Denn externe Lösungen sind oft mit einem Fixpreis verbunden, mit dem Sie besser planen können.
Je mehr Mitarbeiter:innen angestellt sind, desto mehr gut geschultes HR-Personal ist nötig. Doch Recruiting, Arbeitsverträge und möglicherweise benötigte größere Büroräume ziehen Kosten nach sich, die gegebenenfalls über einem Human-Resources-Outsourcing liegen.
HR-Outsourcing hat weitere überzeugende Vorteile:
• Klarere Fokussierung
• Größere Reichweite
• Mehr Flexibilität
• Bessere Prozesse
• Höhere Effizienz
• Weniger Risiko
Wenn Sie im Personalwesen ein strategisch sinnvolles Outsourcing betreiben, können Sie sich auf Kernaufgaben fokussieren, Ihre Reichweite ausbauen, flexibler agieren, von verbesserten Prozessen profitieren, effizienter arbeiten und das Risiko bestimmter HR-Themen verlagern.
Fokussierung ermöglichen
Das Outsourcing kann in der Personalabteilung auch mit einer zeitweisen Fokussierung auf ein bestimmtes Kernthema verbunden sein – beispielsweise, wenn Unternehmen verstärkt nach neuen Talenten suchen und die Inhouse-Ressourcen auf das Recruiting verlagern.
Reichweite ausbauen
Human-Resources-Outsourcing kann Ihre Reichweite von ausgewählten Jobseiten hin zu mehr Portalen und sozialen Businessnetzwerken ausweiten. Zudem können Drittanbieter mitunter Anzeigen zu niedrigeren Preisen schalten und dadurch die Schlagzahl innerhalb des Budgets steigern.
Flexibilität erhöhen
Der heutige Arbeitsmarkt ist herausfordernd und die Voraussetzungen ändern sich teils sehr schnell. Darauf können vor allem spezialisierte HR-Outsourcing-Dienstleister durch Fachwissen, Fokus und moderne Tools flexibler reagieren – und Ihr Unternehmen kann sich besser auf Neues einstellen und echte Wettbewerbsvorteile erzielen.
Prozesse optimieren
Durch das Outsourcing der Personalverwaltung können sich die Ergebnisse verbessern, da viele Externe auf professionelle Softwarelösungen setzen, die in die heutigen marktrelevanten und unternehmerischen Bedingungen einzahlen. Weil auch der Anbieter daran interessiert ist, möglichst effizient zu arbeiten, ist die allgemeine Herangehensweise stark prozessorientiert.
Effizienz steigern
Da es sich beim Human-Resources-Outsourcing um einen bezahlten Service handelt, können Sie normalerweise immer davon ausgehen, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum eine klar definierte Leistung erhalten – auch wenn eigene Mitarbeiter:innen im Urlaub oder krank sind.
Risiko reduzieren
Die HR-Compliance umfasst wichtige Themen, die Sie sehr genau behandeln sollten, weil sie gesetzlichen Regelungen unterliegen – wie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Doch Sie können das Risiko, hier einen Fehler zu machen, durch HR-Outsourcing verlagern und Ihr Personal auch extern schulen lassen.
So gelingt Human-Resources-Outsourcing
In welchem Umfang benötigen Sie Unterstützung? Beantworten Sie diese elementare Frage zuerst, um eine solide Basis zu haben. Dafür gibt es drei Outsourcingansätze:
1. Allgemeine Dienstleistung: betrifft nur administrative Aufgaben der Personalabteilung
2. Geschäftlicher Service: betrifft einzelne HR-Prozesse oder das gesamte Personalwesen
3. Software-Outsourcing: betrifft die technologische oder physische Infrastruktur
Danach kalkulieren Sie die allgemeinen Kosten für relevante HR-Aktivitäten und vergleichen sie mit den Preisen ausgewählter Dienstleister. Auf diese Weise können Sie ermitteln, welche konkreten Bereiche sich budgetseitig für ein Human-Resources-Outsourcing eignen.
Es empfiehlt sich generell, mehrere Anbieter zu recherchieren und mit ausgewählten zu sprechen, bevor Sie sich entscheiden. So können Sie einen passgenauen Partner finden, der erfahren und je nach vorhandenem Budget und Ihren Ansprüchen möglichst erfolgreich ist.
Bereiten Sie ein fundiertes Briefing vor, um den Anbieter bestmöglich auf Ihre Anforderungen einzustellen. Im Arbeitsalltag sollten Sie den externen Service überwachen und die Ergebnisse auswerten. So wissen Sie, ob alles reibungslos funktioniert und wo es Optimierungsbedarf gibt.
Ihre Mitarbeiter:innen sind Ihr wertvollstes Gut. Umso wichtiger ist es, dass Sie auch Ihr Personal über das Human-Resources-Outsourcing informieren und regelmäßig Feedback zu relevanten Prozessen einholen. Andernfalls riskieren Sie, dass Angestellte unzufrieden und unmotiviert sind.