Die wichtigsten Personalkennzahlen verstehen und messen
Was sind Personalkennzahlen?
Per Definition bilden Personalkennzahlen oder HR-Kennzahlen die analytische Basis für eine moderne, datengesteuerte, strategische Personalarbeit. So können HR-Verantwortliche alle für sie relevanten Prozesse organisieren, steuern, kontrollieren und optimieren – beispielsweise hinsichtlich quantitativ messbarer Aspekte wie der Personalstruktur, des Recruitings, der Produktivität und des Personalbedarfs.
Manche sprechen in dem Zusammenhang auch von HR-KPIs oder KPIs im Recruiting – also von Key Performance Indicators beziehungsweise Schlüssel- oder Leistungskennzahlen. Andere gängige und teils synonym verwendete Bezeichnungen sind:
• Recruitingkennzahlen
• Recruiting-KPIs
• HR-Metriken
Hier ist die begriffliche Durchmischung gut erkennbar, denn das Recruiting ist lediglich ein Teilbereich der HR, und streng genommen bilden Metriken die noch ungefilterte Datengrundlage für KPIs, die wiederum mit messbaren Zielen verknüpft sind. Daher ist jeder KPI eine Metrik – aber nicht jede Metrik ein KPI.
So wichtig sind HR-Kennzahlen
Als quantitative Messwerte liefern Personalkennzahlen bedeutende Informationen darüber, wie erfolgreich Unternehmen in bestimmten Bereichen sind und wo es Verbesserungsbedarf gibt – immer mit dem Ziel, gewinnbringende Maßnahmen aus den Ergebnissen abzuleiten.
In größeren Unternehmen gibt es mit dem Personalcontrolling meist eine eigene Abteilung, die sich mit dem gesamten HR-Kennzahlensystem beschäftigt und entsprechende Daten im unternehmerischen Sinne interpretiert sowie aufarbeitet und präsentiert.
Quantitative und qualitative Personalkennzahlen
Eine zielführende Personalkennzahlenübersicht ist zweigeteilt und umfasst quantitative sowie qualitative HR-Kennzahlen – das sind typische Beispiele:
• Quantitative Personalkennzahlen: Frauenquote, Anzahl der Angestellten, Produktivität
• Qualitative Personalkennzahlen: Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, Engagement
Erstere sind faktisch und deshalb deutlich einfacher zu messen, doch für ein zeitgemäßes und möglichst erfolgversprechendes Reporting sind auch qualitative HR-Kennzahlen wichtig.
Um Personalkennzahlen zu managen, bietet sich ein HR-KPI-Dashboard an. Sie können Ihre Personalkennzahlen aber auch mit kostenlosen Vorlagen erfassen.
HR-Kennzahlen richtig verwenden
Personalcontrolling ist eine junge Disziplin, die immer bedeutender wird. Doch wie können Sie und Ihr Unternehmen davon profitieren? Diese Vorteile haben Kennzahlen im Personalwesen:
• Zielführende Prozesse: HR-Kennzahlen stellen transparent dar, wie effektiv und effizient personalwirtschaftliche Aktivitäten sind – beispielsweise durch Kosten-Nutzen-Ansätze.
• Optimale Personalgewinnung: Mit Recruitingkennzahlen decken Sie Probleme sowie Potenziale auf und können das gesamte Bewerbermanagement optimieren – relevante Kennzahlen sind unter anderem die Anzahl an Bewerbungen über verschiedene Kanäle.
• Hohe Performance: HR-KPIs zeigen und vergleichen die Leistung von Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Zeitraum – so erkennen Sie mitunter sehr gute oder mangelhafte Entwicklungen, die Sie in Feedbackgesprächen mit quantitativen Personalkennzahlen stützen und besprechen können.
• Bessere Voraussagen: Je früher Sie potenzielle Risiken und Chancen erkennen, desto schneller und flexibler können Sie auf mögliche Szenarien reagieren – als Indikatoren können HR-Kennzahlen zum Beispiel auf eine Personalfluktuation hinweisen.
Je mehr Daten, desto besser? Nicht ganz. Personalkennzahlen liefern vielmehr ausgewählte entscheidungsrelevante Informationen, mit denen Sie das Personalmanagement sowie die gesamte Zielerreichung und somit den geschäftlichen Erfolg gezielt unterstützen können.
Beispiele für Personalkennzahlen
Es existieren etliche Personalkennzahlen. Umso wichtiger ist es, dass HR-Verantwortliche und Personalcontroller:innen vor allem solche präzise ermitteln und bewerten, die exakt mit den strategischen Zielen des Unternehmens korrelieren.
Grundlegend lassen sich fünf Kategorien unterscheiden, die jeweils eigene HR-Kennzahlen beinhalten:
1. Recruiting: Wie teuer ist es, vakante Stellen zu besetzen, welche Kanäle performen am besten und warum bewerben sich keine Fachkräfte? Recruitingkennzahlen können viele bedeutende Fragen rund um den Bewerbungsprozess beantworten:
• Anzahl Bewerbungen
• Anzahl qualitativer Bewerbungen
• Klicks auf Stellenanzeigen
• Einstellungsquote
• Absprungrate
• Kosten pro Bewerbung
• Recruitingkosten gesamt
• Time to hire
• Quality of hire
• Cost per hire
2. Struktur: Wie ist die Belegschaft organisiert und wie nutzen Unternehmen die derzeitige Arbeitskraft? Hierbei handelt es sich um quantitative Personalkennzahlen, die in erster Linie darüber informieren, ob das vorhandene Personal genügt, um die Ziele erreichen zu können:
• Anzahl Mitarbeiter:innen gesamt
• Anzahl Mitarbeiter:innen nach Standorten
• Alter und Betriebszugehörigkeit
• Vertrags- und Entlohnungsart
• Frauenquote im Management
• Anzahl der Führungskräfte
• Auszubildendenquote
• Teilzeitquote
• Bildungsniveau
3. Produktivität: Hybride Modelle und vor allem das häufigere Homeoffice haben viel verändert – etliche Unternehmen bemessen die Leistung insbesondere daran, was ihre Mitarbeiter:innen während ihrer Arbeitszeit schaffen und erreichen:
• Umsatz pro FTE
• Nettogewinn pro FTE
4. Kosten: Wie verhält sich der Aufwand zum Personaleinsatz – bis hin zu wirtschaftlichen Zusammenhängen hinsichtlich des prozentualen Umsatzanteils der aufgewendeten Personalmittel. Diese kostenseitige Betrachtung gelingt beispielsweise mit folgenden HR-KPIs:
• Personalaufwand pro Kopf
• Personalaufwand je Arbeitsstunde
• Entgeltsumme pro Mitarbeiter:in
• Personalaufwandsquote
5. Verhalten: Die Mitarbeiterbindung ist ein zentrales HR-Thema: Je motivierter, loyaler und produktiver Talente sind, desto besser. Um hier etwaige Problembereiche zu entlarven, bieten sich sowohl quantitative als auch qualitative Personalkennzahlen an:
• Mitarbeiterbindung
• Fluktuationsrate
• Frühfluktuationsquote
• Soziale Kompetenzen
• Krankheitsquote
• Mehrarbeitsquote
• Fehlzeiten
Hoch qualifizierte Mitarbeiter:innen gewinnen, binden und entwickeln – das sind primäre Ziele der modernen Personalarbeit.
Wenn Sie mehr über die Mitarbeiterzufriedenheit erfahren möchten, können Sie beispielsweise die Fluktuationsquote mit den Kündigungen (freiwillig und unfreiwillig) vergleichen und ins Verhältnis zur Summe der FTE setzen. Oder Sie ergründen sie in regelmäßigen Umfragen.
So berechnen Sie Personalkennzahlen mit Formeln
Sie können die HR-Kennzahlen manuell, automatisiert mit Tools oder per KI berechnen – grundsätzlich sind die Formeln für Personalkennzahlen sehr simpel.
Diese zehn Beispiele sind in der modernen HR-Praxis besonders beliebt:
• HR-Kosten pro Mitarbeiter:in: HR-Kosten gesamt / Summe FTE
• Fluktuationsrate: Anzahl Mitarbeiterabgänge / durchschnittliche Mitarbeiterzahl × 100
• Frauenquote: Anzahl Mitarbeiterinnen / Anzahl Mitarbeiter:innen gesamt × 100
• Nettopersonalbedarf: Bruttopersonalbedarf – Personalbestand fortgeschrieben
• Führungskräftequote: Anzahl Führungskräfte / Anzahl Mitarbeiter:innen gesamt × 100
• Cost per hire: Interne + externe Recruitingkosten / Einstellungen gesamt
• Auszubildendenquote: Anzahl Auszubildende / Anzahl Mitarbeiter:innen gesamt × 100
• Teilzeitquote: Anzahl Teilzeitmitarbeiter:innen / Anzahl Mitarbeiter:innen gesamt × 100
• Alter (X–Y): Anzahl Mitarbeiter:innen (X–Y) / Anzahl Mitarbeiter:innen gesamt × 100
• Personalaufwandsquote: Personalaufwand / Gesamtleistung
Expert:innen gehen davon aus, dass der demografische Wandel den Fachkräftemangel noch verstärkt. Umso wichtiger ist es für Personaler:innen, alle relevanten Prozesse vom Recruiting über die Mitarbeiterbindung bis hin zum Offboarding möglichst effizient zu gestalten.
Daher setzen immer mehr HR-Verantwortliche auf ein datenbasiertes Personalmanagement mit unmittelbar zur Unternehmensstrategie passenden, aussagekräftigen Personalkennzahlen.