Arbeitgeberbescheinigung: Erklärung und Muster

Was ist eine Arbeitgeberbescheinigung?

Die Arbeitgeberbescheinigung enthält Informationen zu einem bestehenden Arbeitsverhältnis. Unternehmen erstellen das Dokument in der Regel auf Wunsch von Mitarbeiter:innen, die ihre Anstellung beispielsweise gegenüber einer Behörde nachweisen müssen.

In Deutschland herrscht ein sehr undurchsichtiger Begriffsdschungel. Daher ist es wichtig, die Arbeitgeberbescheinigung abzugrenzen.

Wenn Sie im Internet danach suchen, stoßen Sie vor allem auch auf den Begriff „Arbeitsbescheinigung“. Doch das ist ein offizielles Formular der Bundesagentur für Arbeit. Damit beantragen Betroffene eine staatliche Unterstützung, nachdem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Hier gibt es zwei Formulare:

• Grundsicherung (nach § 57 des SGB II)
• Arbeitslosengeld (nach § 312 des SGB III)

Gängige Synonyme sind Arbeitgeberbestätigung, Arbeitsbestätigung und Beschäftigungsnachweis. Zusätzlich kursieren diese Begriffe:

• Bescheinigung über ein Arbeitsverhältnis
• Nachweis zum Arbeitsverhältnis
• Arbeitnehmerbescheinigung
• Nachweis zum Beschäftigungsverhältnis

Wer online nach diesen oder ähnlichen Begriffen sucht, findet Ergebnisse zu beiden Varianten: Arbeitgeberbescheinigung und Arbeitsbescheinigung. Die Dokumente unterscheiden sich jedoch in einem wesentlichen Aspekt: Das erste informiert über eine aktuelle, das zweite über eine ehemalige Anstellung.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Arbeitnehmer:innen einen Beschäftigungsnachweis benötigen können. Dabei muss die Anfrage nicht immer von ihnen selbst kommen – manchmal kontaktieren Dritte wie Kreditinstitute oder Hausverwaltungen ein Unternehmen direkt.

Das sind typische Institute, Behörden, Einrichtungen und Anwendungsfälle, für die eine Arbeitgeberbescheinigung relevant sein kann:

•  Familienkasse
•  Ausländerbehörde
•  Kindergarten
•  Elternzeit
•  Vermieter
•  Steuererklärung

Für den Antrag auf Kindergeld ist eine Arbeitgeberbescheinigung für die Familienkasse nötig, wenn ein Elternteil bei einem in Deutschland ansässigen Unternehmen arbeitet. Gleiches gilt für den Kinderzuschlag.

Auch wenn Berufstätige mit Kindern Elterngeld beantragen, brauchen sie für die geplante Elternzeit eine Arbeitgeberbescheinigung.

Die Arbeitgeberbescheinigung für die Ausländerbehörde ist notwendig, wenn Menschen aus Nicht-EU-Staaten beispielsweise eine Aufenthaltserlaubnis für Deutschland beantragen. So können sie eine sozialversicherungspflichtige Anstellung nachweisen.

Weil Kitaplätze grundsätzlich knapp sind, müssen Eltern oft eine Arbeitgeberbescheinigung im Kindergarten vorzeigen. Dadurch belegen sie, dass mindestens ein Elternteil berufstätig ist, denn primär sollen betreuungsbedürftige Menschen freie Plätze bekommen.
Die Arbeitgeberbescheinigung für Vermieter:innen gehört meistens zum Bewerbungsprozess um ein neues Mietverhältnis. Das Dokument bestätigt, dass sich Wohnungssuchende in einem Arbeitsverhältnis befinden, das ihnen ein sicheres, geregeltes Einkommen beschert.

Das Finanzamt kann im Rahmen der Einkommensteuererklärung in bestimmten Fällen eine Arbeitgeberbestätigung verlangen:

•  Verpflegungsmehraufwand
•  Heimisches Arbeitszimmer
•  Homeofficepauschale
•  Pendlerpauschale

Zur Anerkennung und genauen Ermittlung müssen Berufstätige in den genannten Fällen gegebenenfalls eine Arbeitgeberbescheinigung zur Steuererklärung beifügen.

Banken verlangen oft einen Beschäftigungsnachweis, um zu prüfen, wie kreditwürdig Antragsteller:innen sind – insbesondere bei sehr hohen Kreditsummen.

Viele Personaler:innen fragen sich, ob eine Arbeitsbestätigung immer gleich aussieht. Oft ist das nicht so, denn der Inhalt richtet sich nach dem konkreten Zweck.

Jede Vorlage sollte aber folgende Angaben umfassen:

•  Personendaten wie Name, Geburtsdatum und Wohnort
•  Informationen zum arbeitgebenden Unternehmen
•  Art der Beschäftigung (vor allem Voll- oder Teilzeit)
•  Beginn und Ende (Dauer) des Arbeitsverhältnisses

Nicht alle Arbeitgeberbescheinigungen informieren über das Gehalt. Doch in manchen Fällen ist diese Information wichtig – unter anderem bei der:

•  Arbeitgeberbescheinigung für die Familienkasse
•  Arbeitgeberbescheinigung für die Ausländerbehörde
•  Arbeitgeberbescheinigung für Banken

Wenn Eltern eine Arbeitgeberbescheinigung für die Kita benötigen, muss die Vorlage exakt über die Arbeitszeiten informieren. Denn die meisten Kindergärten und vergleichbare Einrichtungen wollen wissen, wie viele Stunden ein oder beide Elternteile wöchentlich arbeiten und wie sich die Arbeitszeit auf die Wochentage verteilt.

Steuerliche Spezialfälle erfordern hingegen andere Informationen. Hier müssen Unternehmen beispielsweise bestätigen, dass und wie lange Mitarbeiter:innen an bestimmten Orten abseits des Büros oder wie oft sie zu Hause gearbeitet haben.

Manche Institute und Behörden wie Banken und die Familienkasse bieten eigene Formulare für die Arbeitgeberbescheinigung an. Betroffene Personen können Sie im Internet aufrufen, ausdrucken und ihrem Arbeitgeber vorlegen.

Es existieren viele Muster für die Arbeitgeberbescheinigung, die oft regional geprägt sind. Wenn sich Personaler:innen unsicher sind, welche Angaben eine spezifische Arbeitgeberbestätigung enthalten soll, können sie sich schnell und einfach online von verschiedenen Mustern inspirieren lassen.

Auch das direkte Gespräch mit den betroffenen Mitarbeiter:innen kann helfen, denn sie wissen normalerweise, welche Informationen wichtig sind.

Der Inhalt einer Arbeitgeberbescheinigung hängt nicht nur vom Zweck ab, sondern kann zusätzlich je nach Bundesland variieren – beispielsweise beim Datenschutz.

Umso wichtiger ist es für Firmen und speziell für HR-Verantwortliche, dass sie wissen, welche Angaben das jeweilige Schreiben enthalten muss. Etwaige Fehler können die Mitarbeiterbindung stark gefährden und sich negativ auf die Reputation des Unternehmens auswirken.

Tipps für eine gute Arbeitgeberbescheinigung und einen effizienten Prozess:

1. Weihen Sie das Teammitglied bei externen Anfragen ein.
2. Vereinbaren Sie eine zeitnahe Frist und halten Sie sich daran.
3. Sprechen Sie den Inhalt mit dem:der Mitarbeiter:in ab.
4. Etablieren Sie einen Standardprozess in der HR-Abteilung.
5. Unterstützen Sie Mitarbeiter:innen, statt sie zu hinterfragen.
6. Behandeln Sie die Bitte nach einer Bescheinigung vertraulich.
7. Gewährleisten Sie, dass alle Angaben datenschutzkonform sind.

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