Tipps für bessere Vorstellungsgespräche / Unterschiedliche Gesprächsformate
Das Vorstellungsgespräch – welches Format ist das Richtige?
Vorstellungsgespräche spielen bei der Besetzung einer Stelle eine wichtige Rolle. Dabei ist auch das richtige Gesprächsformat entscheidend. Jedes Format hat eigene Vorteile und erfüllt bestimmte Funktionen – vom Screening der Kandidaten bis zum Ermitteln von Hard und Soft Skills. Für die verschiedenen Phasen der Personalgewinnung bieten sich unterschiedliche Gesprächsformen an.
Hier stellen wir Ihnen die Wichtigsten vor und erklären, für welche Zwecke sie geeignet sind:
Warum verschiedene Gesprächsformate?
Der Lebenslauf gibt einen ersten Einblick in die Ausbildung und Erfahrung von Kandidaten. Doch erst das Vorstellungsgespräch bietet Ihnen die Gelegenheit, diese Aspekte genauer unter die Lupe zu nehmen. Das Format des Gesprächs ist dabei ebenso entscheidend wie die Fragen, die Sie stellen.
Natürlich hat jedes Format seine Vor- und Nachteile. So können Sie sich zwar telefonisch schneller einen ersten Eindruck von einer größeren Anzahl an Kandidaten verschaffen, lernen sie somit jedoch nicht persönlich kennen, was viele Fragen offen lässt.
Deshalb ist es wichtig, nach Möglichkeit mehrere Formate in Betracht zu ziehen. So können Sie die Kandidatin oder den Kandidaten mit den besten fachlichen und sozialen Kompetenzen für Ihre freie Stelle finden.
Telefon- oder Videointerview
Bei einer großen Zahl an Bewerbungen können Sie unmöglich alle Interessenten zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen. Sondieren Sie die Kandidaten stattdessen mit einem kurzen Telefon- oder Videointerview, um eine Vorauswahl zu treffen. 20 bis 30 Minuten reichen dafür in der Regel aus.
Mit Telefon- oder Videointerviews können Sie die Zahl der Personen eingrenzen, die Sie gerne persönlich einladen möchten. So sparen nicht nur Sie, sondern auch die ungeeigneten Bewerber Zeit. Aber auch Kandidaten, die in dieser Phase aussortiert werden, sollten darüber informiert werden, dass sie es nicht in die nächste Runde geschafft haben.
Profitipp
Kündigen Sie das Telefon- oder Videointerview rechtzeitig an, damit Bewerber Gelegenheit haben, sich dafür einen ruhigen Ort zu suchen, an dem sie ungestört sind.
Persönliches Gespräch
Das persönliche Gespräch ist das wohl bekannteste Format. Solche Vorstellungsgespräche finden häufig vor Ort im Unternehmen statt und dauern meist zwischen 30 und 90 Minuten. In persönlichen Gesprächen haben Sie Gelegenheit, Erfahrung, Ausbildung und Soft Skills der Kandidaten eingehender zu prüfen und zu bewerten.
Doch das persönliche Gespräch hat auch Tücken: So ist es eventuell für die in der Theorie visierten Kandidaten schwieriger, während andere, die nicht die gewünschte Erfahrung und Ausbildung mitbringen, dabei in ihrem Element sind. Ein weniger formeller Ort kann hier helfen: In einem Café sind Bewerberinnen und Bewerber unter Umständen entspannter, sodass Sie ihre Persönlichkeit und ihren Kommunikationsstil realistischer einschätzen können.
Profitipp
Es stört und lenkt ab, wenn Sie während des Gesprächs ständig auf das Handy oder den Laptop schauen. Behalten Sie die Zeit deshalb am besten mit einer Wanduhr im Auge.
Panel-Interview
Im Panel-Interview beantworten Kandidaten Fragen mehrerer Gesprächspartner, die bei der Personalauswahl entscheidend sind. Oft bevorzugen Personalchefs und Recruiter diese Form von Interviews, da sie so am besten unterschiedliche Eindrücke von verschiedenen Mitarbeitern im Unternehmen gewinnen.
Hierbei mag es zwar schwieriger sein, eine persönliche Verbindung mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten zu etablieren, aber Sie erhalten einen guten Eindruck davon, wie sie mit Personen unterschiedlicher Karrierestufen umgehen und kommunizieren. Außerdem lassen sich durch die Anwesenheit mehrerer Personen mögliche Vorbehalte besser umgehen.
Profitipp
Stellen Sie eine Zusammenfassung der Kandidatenprofile bereit, wenn das Panel-Interview zu einem späteren Zeitpunkt stattfindet. Nicht alle Gesprächspartner haben Zeit, Lebenslauf, Anschreiben und LinkedIn Profil der einzelnen Kandidaten anzusehen.
Gruppeninterview
Bei Gruppeninterviews werden mehrere Personen zu einem gemeinsamen Vorstellungsgespräch eingeladen. Gruppeninterviews bieten sich an, wenn viele Positionen besetzt oder viele Kandidaten geprüft werden müssen. Außerdem sehen Sie, wie Ihre potenziellen Kandidaten mit anderen umgehen und sich in einem Team verhalten.
Gruppeninterviews werden häufig bei Einstiegspositionen verwendet. Doch gerade für Kandidaten, die mit Vorstellungsgesprächen nur wenig vertraut sind, können sie anstrengend sein. Schaffen Sie deshalb eine angenehme Gesprächsatmosphäre, z. B. indem Sie die einzelnen Personen vorher kurz vorstellen.
Profitipp
Verwenden Sie Namensschilder. Wenn sich mehrere Personen in einem Raum aufhalten, kann es schwierig sein, sich die Namen aller Gesprächsteilnehmer auf Anhieb zu merken.
Aufgabenbezogenes Gespräch
Dieses Format ist praxisbezogen, denn die Kandidaten stellen mit Aufgaben oder Übungen ihre Kreativität und Problemlösungskompetenz unter Beweis – etwa mit einer Präsentation oder einem simulierten Kundengespräch. So können Sie prüfen, wie es um das technische Fachwissen und andere Hard Skills bestellt ist.
Aber auch soziale Kompetenzen können mit diesem Format bewertet werden. Lassen Sie die Kandidaten beispielsweise innerhalb kurzer Zeit eine Idee entwickeln und präsentieren, um ihre Flexibilität und Kreativität zu testen.
Profitipp
Die Aufgaben für solche Gespräche können vorab mitgeteilt oder erst kurz vor dem Interview gestellt werden. Beides eignet sich für die Einschätzung von Soft Skills. So können Sie die Kandidaten etwa im Voraus eine Präsentation vorbereiten lassen und sie im Gespräch überraschend auffordern, diese ohne ihre erarbeiteten Folien zu halten.
Das richtige Format für Ihr Vorstellungsgespräch
Das richtige Format des Vorstellungsgesprächs ist ein wichtiger Faktor für eine gute Stellenbesetzung. Doch es gibt noch weitaus mehr zu beachten.
Deshalb haben wir alle Phasen des Gesprächsprozesses für Sie in einem Überblick zusammengestellt – von Ihrem ersten Kontakt mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten und der Wahl des Interviewformats bis hin zu den einzelnen Fragen, die Sie stellen sollten und wie Sie Ihre Entscheidung am besten kommunizieren können.
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