Einleitung

[Unternehmen X] legt großen Wert auf perfekt durchorganisierte Events, die lange in Erinnerung bleiben. Deshalb suchen wir nach einer erfahrenen Verstärkung, die als Eventmanager:in unsere Veranstaltungen sorgfältig plant, vorbereitet und umsetzt. Wenn Sie gern kreativ, serviceorientiert und genau arbeiten, sind Sie die ideale Besetzung für uns. In Ihrer Rolle sind Sie für alle Aspekte rund um die Planung von Meetings, Konferenzen und sonstigen Veranstaltungen zuständig. Dazu gehören auch die Suche nach geeigneten Veranstaltungsorten, Kostenkontrolle, Raumausstattung und Logistik sowie viele weitere Aufgaben. Außerdem sollten Sie ein Team führen und Aufgaben sinnvoll delegieren können. Sie haben außerdem ein besonderes Gespür für Details, ohne das große Ganze aus dem Blick zu verlieren? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Rolle

• Sie übernehmen alle Aspekte der Eventplanung unter Einhaltung strenger Zeit- und Budgetvorgaben.
• Sie pflegen Beziehungen zu Lieferanten, Veranstaltern und anderen Branchenkontakten zur Planung und Umsetzung kreativer und logistischer Veranstaltungsaspekte.
• Sie informieren sich fortlaufend über die neuesten Trends in den Bereichen Eventplanung, -design und -organisation und suchen proaktiv nach Problemlösungen.
• Sie standardisieren Vorgehensweisen und schulen Ihr Team entsprechend.
• Sie halten alle gesetzlichen und sonstigen Vorgaben hinsichtlich Versicherung, Gesundheit und Arbeitsschutz ein.

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren die eventbezogenen Anforderungen von Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Lieferanten und anderen Beteiligten und sind während des Planungsprozesses Ansprechpartner:in für Führungskräfte, Behörden und Branchenvertreter:innen.
• Sie recherchieren Ressourcen, besichtigen Veranstaltungsorte und leiten vorbereitende Meetings, um Ihr Team beim Veranstaltungsdesign zu unterstützen.
• Sie planen und unterstützen die logistischen Aspekte aller Veranstaltungen, darunter Vertragsverhandlungen, Gästelisten, Raumgestaltung, Präsentationsmaterialien, Sicherheit, Catering, Unterhaltung, Transport, technische Ausstattung, Dekoration und Marketingmaterialien.
• Sie haben in jeder Phase, auch nach dem Event, ein offenes Ohr für Feedback und leiten die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Events vor Ort, um jederzeit optimale Erfahrungen für Ihre Kund:innen sicherzustellen.
• Sie erstellen und pflegen eine Datenbank mit Branchenkontakten, Lieferanten und Veranstaltern.
• Sie erkennen und lösen Probleme während des Events.

Kenntnisse und Qualifikationen

• Nachgewiesene Erfolge im Eventmanagement oder in der Eventkoordination
• Hervorragende kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Erfahrung in der geschäftlichen Beziehungspflege
• Ausgezeichnetes Organisationsgeschick, einschließlich Multitasking, Zeitmanagement und besonderer Detailgenauigkeit
• Belastbarkeit in Stresssituationen und schnelle Entscheidungsfähigkeit

Gewünschte Qualifikationen

• Bachelor- oder vergleichbarer Abschluss im Eventmanagement oder in einer verwandten Fachrichtung
• Erfahrung im Marketing und/oder in der Öffentlichkeitsarbeit
• Erfahrung im Umgang mit Eventmanagementsystemen wie Cvent zur Gästeverwaltung und logistischen Planung
• Bereitschaft zu Reisen im In- und Ausland, falls erforderlich