Einleitung

Der Erfolg von [Unternehmen X] steht und fällt mit unseren Mitarbeiter:innen. Deshalb suchen wir nach einer Verstärkung, die als Executive Assistant unsere Geschäftsführung tatkräftig unterstützt. Sie gehen Probleme proaktiv und lösungsorientiert an, besitzen Kommunikationsgeschick und arbeiten detailorientiert? Dann sind Sie die richtige Person für diesen Job. Wir setzen Berufserfahrung in der Büroorganisation voraus. Das heißt, Sie haben in einer früheren Position bereits administrative Aufgaben übernommen und Führungskräfte bei ihrer Arbeit erfolgreich unterstützt. Da für unsere Geschäftsführung kein Tag wie der andere ist, erwarten wir auch von Ihnen Flexibilität und vorausschauende Planung, außerdem Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Ihre Rolle

• Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie alle Mitglieder unseres leitenden Managements, um reibungslose Abläufe und die Erfüllung von Unternehmenszielen sicherzustellen.
• Sie verwalten und optimieren interne Prozesse zur Unterstützung hochrangiger Führungskräfte im gesamten Unternehmen und ermöglichen durch Koordination interner und externer Ressourcen ein schnelles Handeln.
• Sie übernehmen die Kommunikation zwischen dem leitenden Management und der Belegschaft. Dabei stimmen Sie sich mit internen und externen Führungskräften über verschiedene Projekte und Aufgaben ab.
• Mit Blick auf die Prioritäten unserer Geschäftsführung und interne Best Practices planen und organisieren Sie Abläufe so, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen tägliche organisatorische, logistische und kommunikative Aufgaben für die Geschäftsführung, darunter Termin- und Reiseplanung, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefonate und Kundenmanagement.
• Sie übernehmen die Terminplanung und koordinieren Informationsflüsse an die Geschäftsführung.
• Sie organisieren Geschäftsreisen für die Geschäftsführung mit allen dazugehörigen Aspekten, einschließlich Hotelbuchung, Transportmöglichkeiten und Koordination von Mahlzeiten.
• Sie erledigen administrative Aufgaben wie Schreibarbeiten, Diktate, Tabellenkalkulation, Faxverkehr, Aktenablage und Datenbankpflege.
• Sie behandeln alle Unternehmensmaterialien und -informationen professionell und vertraulich.
• Sie organisieren die Teamkommunikation und planen Veranstaltungen vor Ort oder an externen Standorten.

Kenntnisse und Qualifikationen

• 4 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Sehr gutes Zeitmanagement sowie Geschick in der Organisation und Koordination mehrerer Projekte gleichzeitig
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und anderer Bürosoftware sowie Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten
• Flexible, zielstrebige, team- und anpassungsfähige Arbeitsweise mit hoher Belastbarkeit
• Vertraulicher Umgang mit Unternehmensdaten

Gewünschte Qualifikationen

 

• Erfahrung in der Budgetverwaltung
• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme