Einleitung

Bei [Unternehmen X] können wir auf unsere Sekretär:innen für effiziente Geschäftsabläufe zählen. Derzeit suchen wir nach einem passenden Talent zur Verstärkung unseres Teams. Zur Besetzung einer Vollzeitstelle in unserem dynamischen Büro suchen wir eine:n Sekretär:in mit Blick fürs Detail und ausgeprägten sozialen Kompetenzen. Auch Einfallsreichtum und ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sind Grundvoraussetzungen. Sie sollten zudem Berufserfahrung im Büromanagement und bei der Unterstützung in administrativen Aufgaben von Kolleg:innen sowie Kund:innen nachweisen. Auch in Stresssituationen und bei der Verwaltung komplexer Terminpläne und Projekte bleiben Sie gelassen und unterstützen uns.

Ihre Rolle

• Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse, organisieren Büromaterial und -ausstattung
• Sie ermöglichen täglich optimale Arbeitsabläufe, eine effiziente Terminplanung und Kommunikation sowie einen reibungslosen Bürobetrieb
• Sie managen externe Zulieferer und Ressourcen, pflegen Kundenbeziehungen und stellen Best Practices sicher
• Zu Ihren Verantwortlichkeiten gehören zudem vielfältige Bereiche der Kundenbetreuung, wie die Beantwortung von Telefonanrufen, E-Mails, Anfragen und sonstigen Fragen
• Sie erkennen Abweichungen und Probleme zeitnah und kommunizieren diese Ihren Vorgesetzten

Ihre Aufgaben

• Tägliche Öffnung des Büros, Begrüßung von Besucher:innen und Kund:innen, Beantwortung/Weiterleitung von Telefongesprächen, Bearbeitung von E-Mails, Post und Sendungen, Kopierarbeiten und Faxkorrespondenz
• Verfassen von Briefen, Berichten, Unternehmensmitteilungen, Tabellen, Finanzdaten, Sitzungsprotokollen, Formularen und ähnlicher diktierter Geschäftskommunikation; Prüfung und Korrektur von Entwürfen und fertigen Texten (Rechtschreibung und Format); Bearbeitung von Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Unterstützung des Teams bei der Erstellung von Zeitplänen, Terminen, bei täglichen operativen Aufgaben und bei der Reiseplanung
• Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Dateien, Kontakten und Mitarbeiterverzeichnissen
• Organisation und Sortierung von Bürobedarf/-ausstattung und ggf. Durchführung von Nachbestellungen
• Mögliche Unterstützung beim Onboarding von Neueinstellungen

Ihr Profil

• Nachweisliche Erfahrung als Sekretär:in
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Multitaskingfähig mit gutem Zeitmanagement
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Tools
• Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss

Gewünschte Qualifikationen

• Bachelorabschluss
• Berufserfahrung in einer administrativen Rolle
• Erfahrung mit Budgetmanagement und Ausgabenverwaltung
• Erfahrung in der Verbesserung und Weiterentwicklung von Prozessen