Einleitung

Bei [Unternehmen X] verdanken wir unseren Erfolg einem eingespielten Team und effizienten Geschäftsabläufen. Ein:e Verwaltungsassistent:in nimmt dabei eine Schlüsselfunktion ein, und wir sind derzeit auf der Suche nach einer qualifizierten Fachkraft, die diese Position ausfüllen kann. Sie gehen Probleme lösungsorientiert an, besitzen Kommunikationsgeschick und arbeiten detailorientiert? Dann sind Sie die richtige Person für diesen Job. Wir setzen Berufserfahrung in der Büroorganisation voraus. Das heißt, Sie haben in einer früheren Position bereits administrative Aufgaben übernommen und Kolleg:innen bei ihrer Arbeit erfolgreich unterstützt. Verwaltungsassistent:innen erledigen täglich ein breites Spektrum an Aufgaben und verwalten volle Terminkalender. Daher sollten Sie multitaskingfähig sein und sich ändernde Deadlines bewältigen können.

Ihre Rolle

• Sie sind mit sämtlichen Abläufen und der Betriebsstruktur vertraut. Sie holen Informationen ein und stellen sie zur Verfügung. Zudem beantworten Sie Anfragen jeglicher Art.
• Sie gewährleisten einen reibungslosen Bürobetrieb durch die Organisation der Büroausstattung, die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial und die regelmäßige Kontrolle der Bestandslisten.
• Sie analysieren und optimieren reguläre Arbeitsabläufe wie die Terminkoordinierung, interne Kommunikationswege oder die Umsetzung des Bürolayouts.
• Sie koordinieren interne und externe Ressourcen, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
• Sie arbeiten zielgerichtet und orientieren sich an gängigen Best Practices.

Ihre Aufgaben

• Sie betreuen den Empfangsbereich unseres Unternehmens, das heißt, Sie kümmern sich um die Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, begrüßen ankommende Gäste, verwalten den Posteingang und -ausgang inklusive Ablage und sorgen für eine strukturierte Büroumgebung.
• Sie unterstützen die Führungsspitze bei verwaltungstechnischen Aufgaben, einschließlich Schriftverkehr per E-Mail, Schreiben und Verteilen von Memos, Briefen, Tabellen, Formularen und Faxen.
• Sie planen, organisieren und koordinieren Meetings und Besprechungen, die sowohl vor Ort bei uns oder unseren Kund:innen als auch online per Videokonferenz stattfinden können.
• Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland für alle Angestellten.
• Sie sind verantwortlich für unser Ablagesystem, unsere Kontaktdatenbank und Angestelltenlisten sowie unsere Bestandslisten.
• Sie verwalten und bestellen je nach Bedarf Büromaterial und kümmern sich um die Bewirtung bei Gruppenveranstaltungen.

Kenntnisse und Qualifikationen

• Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss
• Nachweisliche Erfahrung in einer administrativen Tätigkeit
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten

Gewünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (Bürokauffrau:Bürokaufmann oder vergleichbar)
• Zuvor erfolgreiche administrative Bürotätigkeit
• Erfahrung in der Budgetverwaltung
• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme
• Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen