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Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidats (ATS) ?

Dans une étude menée auprès de professionnels du recrutement, GetApp, un site de comparaison de logiciels pour PME, a observé que les personnes interrogées qui utilisaient un système de suivi des candidats (ATS) constataient des avantages clairs : 86,1% d’entre elles ont déclaré que leur ATS avait accéléré le processus de recrutement et 78,3% ont affirmé que le système avait amélioré la qualité de leurs recrutements.

Un ATS facilite et accélère le travail des équipes de recrutement au sein d’entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse de gérer des pipelines de candidats ou de recruter le candidat idéal. Si vous n’avez encore jamais utilisé d’ATS mais que vous envisagez d’adopter ce système, vous ne savez peut-être pas à quoi vous attendre. C’est pourquoi nous avons créé ce guide pratique afin de vous aider à vous lancer. Il contient des conseils pour choisir l’ATS idéal pour votre entreprise, convaincre la direction pour qu’elle adhère au projet, former votre équipe et plus encore.

Qu’est-ce qu’un ATS ?

Les ATS sont des logiciels de recrutement conçus pour simplifier le processus de recrutement de votre entreprise. Ils centralisent les données de vos candidats, dont les candidatures, les CV et les notes et commentaires de votre équipe.

Ainsi, les membres de l’équipe peuvent facilement accéder aux informations dont ils ont besoin, suivre les indicateurs de recrutement importants et identifier les opportunités d’amélioration. Votre ATS peut également automatiser et standardiser plusieurs tâches chronophages, telles que la planification d’entretiens et le filtrage de candidats non qualifiés.

Quel est le moment idéal pour mettre en place un ATS ?

Si votre entreprise est petite ou que vous recrutez de manière occasionnelle, vous n’avez peut-être pas ressenti le besoin d’utiliser un ATS jusqu’ici. Cependant, si votre organisation est en plein développement, vous commencez peut-être à manquer d’énergie. Gérer plusieurs offres d’emploi ainsi qu’un volume important de candidats n’est pas chose facile lorsque vous avez recours à des processus manuels, et vous pouvez commencer à perdre le contrôle.

Néanmoins, les périodes de croissance soudaines ne sont pas le seul signe qui montre que votre entreprise peut tirer avantage d’un ATS. Ce type de logiciel peut aider les équipes de recrutement à faire face aux innombrables difficultés qu’elles risquent de rencontrer, allant des tâches redondantes aux zones d’ombre dans votre flux de communication interne.

Vous avez peut-être perdu d’excellents candidats parce que votre processus était trop long et que ces candidats ont finalement été engagés par une autre entreprise. Un manager s’est peut-être plaint du manque de visibilité du processus de recrutement, ce qui l’empêche de suivre facilement le statut des postes à pourvoir. Ou bien, vous en avez peut-être assez de passer du temps sur des tâches sans grande valeur ajoutée, comme les échanges interminables pour planifier des entretiens ou le casse-tête de devoir jongler entre différents onglets et applications pour réaliser la plus simple des tâches.

En réalité, toutes les entreprises qui recrutent peuvent tirer avantage d’un ATS. Non seulement ces systèmes boostent la productivité de votre équipe, mais ils fournissent également des informations précieuses sur vos recrutements et vous permettent ainsi d’améliorer vos processus.

Comment convaincre la direction que vous avez besoin d’un ATS ?

Que vous optiez directement pour un ATS payant ou que vous souhaitiez expérimenter avec une solution gratuite, vous allez avoir besoin de convaincre votre direction.

Pour commencer, vous devez lui faire comprendre ce qu’est un ATS et ce qu’il peut vous apporter. La direction n’est peut-être pas au fait de la terminologie ou de ce que les plateformes ATS peuvent accomplir aujourd’hui. Veillez donc à utiliser des termes simples et à éviter le jargon.

Centrez votre discours sur les principales difficultés rencontrées par votre entreprise, en faisant comprendre à la direction quelles peuvent en être les conséquences concrètes sur l’entreprise si elles ne sont pas résolues. Si le recrutement vous prend beaucoup de temps, par exemple, vous pouvez expliquer qu’en raison de ce délai, les postes à pourvoir restent vacants plus longtemps, entraînant une chute de la productivité qui nuit à la satisfaction de la clientèle. Ensuite, expliquez précisément en quoi un ATS résoudrait le problème : votre équipe pourrait accélérer le processus de recrutement afin de pourvoir les postes vacants en quelques jours ou semaines et non en plusieurs mois.

Si vous pouvez lier l’utilisation d’un ATS au chiffre d’affaires et aux objectifs globaux de l’entreprise, votre direction sera plus disposée à vous écouter et à allouer les ressources dont vous avez besoin.

Quand passer d’une solution gratuite à une solution payante ?

Un ATS gratuit peut être un bon point de départ pour permettre à votre équipe de se familiariser avec le logiciel et de commencer à ressembler des données sur son impact (nous développerons ultérieurement). Cependant, vous finirez peut-être par atteindre les limites de ce type de solution.

Toutes les solutions ATS gratuites ont des limites. Cela peut être un accès restreint aux fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin ou un nombre limité d’utilisateurs autorisés. À mesure que votre équipe s’étoffe et que le nombre de postes à pourvoir augmente, le logiciel gratuit risque de finir par vous freiner plus qu’il vous aide.

Lorsque le moment de passer à une solution payante sera venu, vous le saurez. Si le système ne répond plus à vos besoins ou ne vous fournit pas l’aide à laquelle vous vous attendiez, c’est qu’il s’agit du bon moment pour effectuer une mise à niveau.

Mettre en avant le retour sur investissement (ROI) de votre ATS

Lorsque vous savez que vous devez opter pour un ATS payant, il vous faut démontrer l’existence d’un retour sur investissement (réel ou potentiel) à votre direction.

Mettez l’accent sur les trois indicateurs de base qu’un ATS doit améliorer : le délai, le coût et la qualité du recrutement. Si vous utilisez un ATS gratuit depuis un certain temps, vous disposez probablement de quelques données concernant ces indicateurs que vous pouvez partager avec votre direction pour étayer votre propos. Par exemple, votre équipe avait peut-être besoin de deux mois en moyenne pour effectuer un recrutement avant de commencer à utiliser un ATS, mais ce délai a été réduit à six semaines depuis que vous avez déployé ce système. Ces deux semaines gagnées sont deux semaines pendant lesquelles le poste n’est pas vacant, ce qui permet à votre équipe de se consacrer à d’autres tâches. De plus, étant donné que le processus est plus rapide, les candidats intéressants n’échappent plus à l’entreprise, ce qui augmente la qualité du recrutement.

En montrant l’amélioration apportée suite à la mise en place de la solution, vous pouvez plus facilement démontrer le potentiel d’une version payante plus puissante. Par exemple, vous pourriez avancer l’argument qu’un ATS payant pourrait réduire la durée de votre recrutement de deux semaines supplémentaires, voire plus.

Opter pour un ATS payant vous permettra d’accéder à des rapports et des analyses encore plus approfondis concernant vos indicateurs clés. Vous pourrez ainsi faire des rapports plus facilement à votre direction et mettre en avant la réussite de la mise à niveau. Vous gagnerez sa confiance et elle sera plus susceptible de soutenir vos prochaines initiatives.

Choisir l’ATS idéal : identifier les meilleures solutions d’ATS pour votre entreprise

Les ATS sont tous différents. Différentes fonctionnalités peuvent être incluses dans votre système, notamment la publication d’offres d’emploi, la génération de rapports et d’analyses, des grilles d’entretien et des outils de communication groupée. L’avantage est que vous pouvez sélectionner l’ATS qui correspond au mieux aux besoins de recrutement uniques de votre entreprise. Néanmoins, avec autant d’options différentes, choisir l’ATS idéal peut s’avérer difficile.

Avant de choisir une solution définitive, réfléchissez avec votre équipe et identifiez les fonctionnalités dont vous avez le plus besoin dans votre ATS. Commencez par élaborer un schéma détaillé de votre processus de recrutement actuel, en incluant les différentes personnes impliquées et leurs rôles, ainsi que les outils que vous utilisez pour faire avancer efficacement les candidats dans le processus.

Ensuite, établissez la liste des principales difficultés que vous rencontrez. Prenez note des étapes du processus de recrutement qui durent le plus longtemps, et de celles où votre équipe pense perdre le plus de temps.

En examinant la liste de vos difficultés, vous devriez être capable de répertorier les fonctionnalités qui apporteraient le plus de valeur ajoutée à votre équipe. Listez ces difficultés par ordre de priorité, en distinguant clairement les fonctionnalités essentielles de celles qui seraient seulement un plus. Votre liste pourrait inclure les fonctionnalités suivantes (il ne s’agit en aucun cas d’une liste exhaustive) :

Votre liste de fonctionnalités essentielles et souhaitables vous offrira un aperçu de votre ATS idéal. Pour vous assurer que vos attentes sont réalistes, estimez votre budget et déterminez précisément le nombre de personnes qui devront accéder au système.

Avec toutes ces informations à disposition, vous pouvez commencer à vous renseigner sur vos options. Veillez à prendre en compte des facteurs tels que les paiements mensuels par rapport aux paiements annuels et les coûts fixes par rapport au coût par fonctionnalité. Il est également important de considérer le potentiel de la solution à long terme. L’ATS peut s’avérer plus coûteux que ce qu’il semblait être à l’origine si le fournisseur facture des frais supplémentaires, par exemple. De plus, si la solution n’est pas facilement évolutive, vous aurez peut-être besoin d’une option qui vous laisse une plus grande marge de manœuvre si vos effectifs augmentent.

Avant de prendre une décision définitive, il peut être intéressant de demander une démo des meilleures solutions potentielles que vous avez retenues. Laissez votre équipe travailler avec chaque ATS et collectez ses feedbacks avant de prendre une décision d’achat. Ainsi, le nouveau système que vous implémenterez lui sera familier et vous aurez la conviction d’avoir pris la bonne décision.

Intégration efficace : comment former votre équipe et lui permettre de se familiariser avec l’utilisation d’un ATS

Une fois que vous avez choisi votre nouvel ATS, c’est le moment de faire en sorte que votre équipe soit opérationnelle et prête à recruter efficacement. La bonne nouvelle est que si votre équipe a utilisé la démo du système, elle s’est déjà familiarisée avec le nouveau workflow et a hâte de s’y intéresser plus en détail.

Pour garantir une période de transition fluide, créez un plan de lancement en amont. Votre équipe sera alors sur la même longueur d’onde concernant les actions à réaliser pour une mise en place réussie.

Pour commencer, définissez les différents rôles que chaque membre de l’équipe jouera dans votre workflow, en indiquant les tâches et les responsabilités spécifiques attendues pour chaque rôle. Vous pouvez vous baser sur votre workflow existant, en procédant à des petits ajustements selon les tâches qui peuvent être automatisées ou simplifiées via l’ATS. Une fois ces rôles définis, il sera plus facile d’estimer le niveau d’accès à accorder aux utilisateurs, étant donné que tout le monde n’aura certainement pas besoin d’accéder à l’ensemble de vos données à tout moment.

Ensuite, désignez une personne responsable du processus d’intégration (il peut s’agir de vous). Sa mission sera de se familiariser longuement avec le système, de faire office de mentor pour les autres utilisateurs et d’agir comme interlocuteur pour les questions et les problèmes qui peuvent survenir.

Enfin, n’oubliez pas que votre fournisseur est là pour vous aider. Si vous avez choisi un bon partenaire, il sera investi dans votre relation à long terme et sera ravi de vous aider. De nombreux fournisseurs proposent des ressources de formation, comme des webinaires, pour aider votre équipe à se familiariser avec le système. D’autres vous donnent accès à un commercial dédié pour répondre à toutes vos questions et vous proposer une assistance personnalisée. Si vous ne savez pas quelle aide est à votre disposition, n’hésitez pas à demander.

LinkedIn Talent Hub : une solution de recrutement tout-en-un

Choisir l’ATS idéal pour votre équipe peut être un véritable défi. Lorsque vous évaluez vos options, n’oubliez pas que LinkedIn Talent Hub est désormais disponible.

Talent Hub, l’ATS de LinkedIn, vous permet de gérer votre processus de recrutement du sourcing à la proposition d’embauche, sans jamais quitter la plateforme. Les fonctionnalités de productivité et de collaboration intégrées vous permettront d’éviter de jongler entre des dizaines d’onglets et de vous assurer que vos collègues et managers seront toujours tenus informés. De plus, grâce aux statistiques issues de nos plus de 875 millions d’utilisateurs, Talent Hub peut vous permettre d’élaborer une stratégie de recrutement plus intelligente et basée sur les données. Il vous sera donc plus facile de trouver les candidats idéaux pour vos postes.