Hulpbronnen   /   Talent vinden

Wat is een systeem voor het volgen van sollicitanten (ATS)?

In een onderzoek onder talentvolle professionals ontdekte GetApp, een vergelijkingssite voor software voor kleine bedrijven, dat respondenten die een sollicitantenvolgsysteem (ATS) gebruikten duidelijke voordelen zagen: 86,1% zei dat hun ATS de snelheid waarmee ze mensen aannemen had verhoogd en 78,3% zei dat het de kwaliteit van aangenomen kandidaten had verbeterd.

Een ATS kan bedrijven van elke omvang helpen om het voor wervingsteams gemakkelijker en sneller te maken om hun kandidatenpipelines te beheren en de juiste persoon voor de vacature aan te nemen. Als u nog nooit eerder een ATS hebt gebruikt, maar overweegt er een aan te schaffen, weet u misschien niet wat u kunt verwachten. Daarom hebben we deze handige gids gemaakt om u op weg te helpen, inclusief tips over het kiezen van het juiste ATS voor uw bedrijf, het verkrijgen van steun van het management, het trainen van uw team en meer.

Wat is een ATS?

ATS-oplossingen zijn een vorm van wervingssoftware die is ontworpen om het wervingsproces van uw bedrijf te stroomlijnen. Het systeem dient als een gecentraliseerde opslag voor uw kandidaatgegevens, inclusief sollicitaties, cv’s en eventuele aantekeningen of feedback van uw team.

Zo wordt het voor teamleden gemakkelijker om toegang te krijgen tot de informatie die ze nodig hebben, belangrijke statistieken over het aannemen van kandidaten bij te houden en kansen voor verbetering te ontdekken. Uw ATS kan ook een aantal tijdrovende taken automatiseren en standaardiseren, zoals het plannen van sollicitatiegesprekken en het filteren van kandidaten die niet gekwalificeerd zijn.

Hoe weet u wanneer u klaar bent voor een ATS?

Als uw bedrijf klein is of u slechts af en toe mensen aanneemt, heeft u misschien nog niet eerder behoefte gehad aan een ATS. Maar als uw organisatie een periode van groei heeft doorgemaakt, voelt u misschien al wat druk. Meerdere vacatures en een groot aantal kandidaten beheren is niet eenvoudig als u afhankelijk bent van handmatige processen, en zaken kunnen door de mazen van het net glippen.

Maar plotselinge groeispurten zijn niet het enige signaal dat uw bedrijf baat zou kunnen hebben bij het installeren van een ATS. Deze software kan talloze rimpels gladstrijken waarmee wervingsteams te maken krijgen, van onnodige inefficiënties tot blinde vlekken in uw interne communicatiestroom.

Misschien bent u uitstekende kandidaten misgelopen omdat het proces te lang duurde en ze elders werden opgepikt. Misschien hebben wervingsmanagers aangegeven dat het gebrek aan zichtbaarheid in het proces het moeilijk voor hen maakt om de status van beschikbare functies te volgen. Of misschien bent u het beu om te veel tijd te besteden aan taken die niet echt veel waarde toevoegen aan het proces, zoals het eindeloze heen en weer plannen van sollicitatiegesprekken, of de hoofdpijn van het schakelen tussen meerdere apps en tabbladen om zelfs de eenvoudigste taken gedaan te krijgen.

Het punt is dat elk bedrijf dat personeel inhuurt, baat kan hebben bij het gebruik van een ATS. Niet alleen kan het de productiviteit van uw team verhogen, het kan ook waardevolle inzichten bieden in uw wervingsproces zodat u voortdurend kunt verbeteren.

Leidinggevenden overtuigen dat u een ATS nodig hebt

De eerste stap is hen te laten zien wat een ATS is en hoe het van waarde kan zijn. Misschien kennen ze de terminologie niet of hebben ze een achterhaald begrip van wat ATS-platforms kunnen doen, dus gebruik eenvoudige bewoordingen en vermijd jargon.

Geef duidelijk aan waar uw organisatie het meest mee worstelt, en formuleer de pijnpunten op een dusdanige manier dat uw leidinggevenden inzien dat het bedrijf schade oploopt als deze niet worden aangepakt. Als het bijvoorbeeld erg lang duurt om mensen aan te nemen, kunt u uitleggen dat dit ertoe leidt dat functies langer open blijven, wat leidt tot een afdelingsbrede productiviteitsdaling die de klanttevredenheid schaadt. Leg vervolgens precies uit hoe een ATS dit probleem zou oplossen, waardoor uw team kandidaten veel sneller door het proces kan loodsen om vacatures in dagen of weken in plaats van maanden in te vullen.

Als u uw pleidooi voor een ATS kunt koppelen aan de winstgevendheid en de overkoepelende doelen van het bedrijf, zullen uw leidinggevenden meer bereid zijn om naar u te luisteren en de middelen toe te wijzen die u nodig hebt.

Wanneer over te stappen van een gratis naar een betaalde versie

Hoewel een gratis ATS een goed startpunt kan zijn om uw team te helpen vertrouwd te raken met de software en gegevens te verzamelen over de impact ervan (daarover later meer), zult u merken dat u deze optie uiteindelijk ontgroeit.

Alle gratis ATS-oplossingen hebben hun beperkingen. Mogelijk hebt u beperkte toegang tot functies die u echt nodig hebt, of slechts een beperkt aantal gebruikers is toegestaan. Naarmate uw team groeit en uw aantal openstaande vacatures groeit, kan de gratis software meer een belemmering dan een hulp worden.

U zult het zelf aanvoelen wanneer het het juiste moment is om over te stappen. Als het systeem niet langer aan uw behoeften kan voldoen of niet de voordelen biedt waar u op hoopte, is het tijd om te upgraden.

Rendement op investering (ROI) voor uw ATS laten zien

Als u eenmaal hebt vastgesteld dat het tijd is om over te stappen op een betaald ATS, zult u het rendement op investering (reëel of potentieel) aan uw leidinggevenden moeten aantonen.

Concentreer u op de drie kernstatistieken die een ATS zal verbeteren: tijd om aan te nemen, kosten per indienstneming en kwaliteit van aangenomen kandidaten. Als u al een tijdje een gratis ATS gebruikt, hebt u waarschijnlijk wat gegevens over deze statistieken die u kunt delen met uw leidinggevenden om uw argumenten aan te voeren. Het kostte uw team bijvoorbeeld gemiddeld twee maanden om een medewerker aan te nemen voordat u een ATS ging gebruiken, maar die tijd is teruggebracht tot zes weken sinds u het hebt geïmplementeerd. Die twee weken die u bespaart, zijn twee weken dat de functie niet meer openstaat en twee weken die uw team aan andere taken kan besteden. En omdat het proces nu sneller gaat, verliest het bedrijf geen topkandidaten meer aan concurrenten, wat ook uw kwaliteit van aannemen een boost geeft.

Door de verbetering te laten zien die plaatsvond vóór en nadat u de oplossing implementeerde, kunt u het ware potentieel aantonen van het gebruik van een krachtigere, betaalde versie. U zou bijvoorbeeld kunnen stellen dat een betaald ATS u kan helpen uw tijd om mensen aan te nemen met nog eens twee weken of meer te verkorten.

Zodra u een betaald ATS in gebruik hebt genomen, krijgt u toegang tot nog gedetailleerdere rapporten en analyses rond uw belangrijkste statistieken. Dit maakt het nog gemakkelijker om verslag uit te brengen aan uw leidinggevenden en het succes van de upgrade te laten zien, hun vertrouwen te winnen en ervoor te zorgen dat ze uw initiatieven in de toekomst zullen steunen.

Het juiste ATS: de beste ATS-opties voor uw bedrijf

Geen twee ATS-oplossingen zijn hetzelfde. Er zijn een aantal verschillende functies die in uw systeem kunnen worden opgenomen, waaronder het plaatsen van vacatures, rapportage en analyse, scorekaarten voor sollicitatiegesprekken en tools voor bulkcommunicatie. Dit is een goede zaak, omdat u zo het ATS kunt selecteren dat het beste past bij de unieke wervingsbehoeften van uw bedrijf. Maar met zoveel opties die er zijn, kan het lastig zijn om te beslissen welk ATS geschikt voor u is.

Overleg met uw team voordat u zich aan een systeem bindt om de ATS-functies te identificeren die u het meest nodig hebt. Begin met het maken van een gedetailleerd overzicht van uw huidige wervingsproces, inclusief de verschillende betrokken mensen en de rollen die zij spelen, en de verschillende tools waarop u vertrouwt om kandidaten efficiënt door het proces te loodsen.

Maak vervolgens een lijst met de grootste uitdagingen waar u mee wordt geconfronteerd. Noteer welke fasen in het wervingsproces het langst duren en waar uw teamleden het gevoel hebben dat ze persoonlijk de meeste tijd verspillen.

Door naar uw lijst met pijnpunten te kijken, kunt u de functies in kaart brengen die de meeste waarde voor uw team kunnen opleveren. Maak een lijst van deze functies in volgorde van prioriteit, maak een duidelijke definitie tussen functies die essentieel zijn en functies die alleen maar een extra pluspunt zouden zijn. Uw lijst kan de volgende kenmerken bevatten (hoewel dit geenszins een uitputtende checklist is):

Uw lijst met must-have en nice-to-have functies geeft u een beeld van uw ideale ATS. Om er zeker van te zijn dat dit beeld realistisch is, beoordeelt u uw budget en bepaalt u precies hoeveel mensen toegang tot het systeem zouden moeten hebben.

Met al deze informatie bij de hand, kunt u beginnen met het onderzoeken van uw opties. Houd rekening met factoren zoals maandelijkse versus jaarlijkse betalingen en vaste kosten versus betalen per functie. Het is ook belangrijk om rekening te houden met het langetermijnpotentieel van de oplossing. Als de verkoper bijvoorbeeld extra kosten in rekening brengt, kan het ATS veel duurder blijken te zijn dan op het eerste gezicht lijkt. En als het niet eenvoudig is om de oplossing te schalen als uw team groeit, dan hebt u misschien een optie nodig die u meer mogelijkheden biedt.

Voordat u uw definitieve beslissing neemt, is het de moeite waard om een demo aan te vragen van al uw beste opties. Laat teamleden met elk ATS werken en hun feedback verzamelen voordat u tot aankoop overgaat. Op die manier zullen ze al wat vertrouwd raken met het nieuwe systeem dat u implementeert en kunt u erop vertrouwen dat u de juiste beslissing hebt genomen.

Effectief onboarden: uw team vertrouwd maken met en trainen in het gebruik van een ATS

Nadat u uw nieuwe ATS hebt geïnstalleerd, is het tijd voor de teamleden om aan de slag te gaan. Voordeel is dat als ze al een demo van het systeem hebben gebruikt, ze waarschijnlijk al bekend zijn met de nieuwe manier van werken en enthousiast zijn om meer te leren.

Maak vooraf een implementatieplan om een soepele acceptatieperiode te garanderen. Dit zal ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen voor succes.

Geef eerst een overzicht van de verschillende rollen die elk teamlid in uw workflow zal spelen, en vermeld de specifieke taken en verantwoordelijkheden die ze hebben. Dit kan gebaseerd zijn op uw reeds bestaande workflow, met kleine aanpassingen op basis van wat kan worden geautomatiseerd of gestroomlijnd met behulp van het ATS. Als deze rollen in kaart zijn gebracht, is het gemakkelijker om te beoordelen welk toegangsniveau individuele gebruikers tot uw systeem moeten hebben, omdat het waarschijnlijk is dat niet iedereen altijd al uw gegevens hoeft te zien.

Wijs vervolgens iemand aan die verantwoordelijk is voor het onboardingsproces (dat zou uzelf kunnen zijn). Het is hun taak om zich goed vertrouwd te maken met het systeem, een mentor te zijn voor andere gebruikers en op te treden als aanspreekpunt voor eventuele vragen of problemen die zich voordoen.

Onthoud ten slotte dat uw leverancier er is om te helpen. Als u een goede partner hebt gekozen, zullen ze investeren in uw langdurige relatie en zullen ze graag ondersteuning bieden. Velen kunnen trainingsmateriaal bieden, zoals webinars, om uw team vertrouwd te maken met het systeem. Anderen kunnen u in contact brengen met een toegewijde vertegenwoordiger die ook al uw vragen kan beantwoorden en persoonlijke ondersteuning kan bieden. Als u niet zeker weet welke hulp voor u beschikbaar is, kunt u dit vragen.

Overweeg LinkedIn Talent Hub: een alles-in-één wervingsoplossing

Het juiste ATS voor uw team kiezen kan een uitdaging zijn. Vergeet bij het afwegen van uw opties niet dat LinkedIn Talent Hub nu live is.

Met Talent Hub, het ATS van LinkedIn, kunt u uw wervingsproces beheren, van sourcing tot het verlengen van een aanbieding, zonder ooit het platform te verlaten. Ingebouwde productiviteits- en samenwerkingsfuncties zorgen ervoor dat u niet hoeft te schakelen tussen tientallen tabbladen en uw teamgenoten en wervingsmanagers zullen altijd op de hoogte zijn. En dankzij inzichten van onze meer dan 800 miljoen gebruikers kan Talent Hub u helpen een slimmere, meer datagestuurde wervingsstrategie te ontwikkelen, waardoor het gemakkelijker wordt om de juiste kandidaten voor uw vacatures te vinden.