Como integrar funcionários remotos
Os primeiros meses de trabalho remoto são fundamentais, especialmente para os novos funcionários. Saiba como integrar novos funcionários remotamente, orientá-los para que sejam bem-sucedidos e aumentar a retenção.
As fases de uma integração on-line efetiva
Ter um programa estruturado é o segredo de uma integração virtual efetiva. Oferecer muita informação no início pode sobrecarregar o novo funcionário. Ao mesmo tempo, não podemos deixá-los sentindo-se esquecidos. Procure desenvolver um processo equilibrado.
Antes do primeiro dia
O processo de integração não deve começar no primeiro dia do funcionário. Use as semanas que antecedem a data de início para as tarefas administrativas e configurações básicas.
dos candidatos dizem que os sistemas de suas empresas não estavam adequadamente configurados quando começaram em seus empregos.
Envie eletronicamente a documentação a ser assinada.
Conecte novos funcionários com o RH e envie digitalmente os documentos necessários, junto com instruções claras sobre como preenchê-los.
Solicite a compra dos equipamentos que os novos funcionários necessitarão e envie a eles.
Realizando estas tarefas com antecedência, você evita atrasos no primeiro dia e dá tempo para o novo funcionário se familiarizar com as novas tecnologias e processos.
Certifique-se de que o novo funcionário possua acesso aos sistemas da sua empresa.
O primeiro dia de um novo funcionário não é o melhor momento para descobrir que os sistemas da sua empresa não estão acessíveis fora do escritório. Resolva com o pessoal de TI ou considere migrar para ferramentas baseadas na nuvem.
Primeiro dia
Quando o primeiro dia é virtual, há outras maneiras de fazer com que seu novo funcionário se sinta acolhido, mesmo sem o habitual almoço de equipe. Aproveite esse tempo para ajudar os novos funcionários a se conectarem com a equipe.
Em geral, um processo de integração inclui 54 atividades, sendo 41 administrativas.
Apresente o novo funcionário para a equipe via chamada de vídeo.
Embora as apresentações individuais sejam eficazes, fazer isso com cada um da equipe no primeiro dia é exaustivo. Ao invés disso, realize uma reunião por vídeo com toda a equipe para apresentar o novo funcionário.
Agende reuniões individuais recorrentes com o gestor.
Certifique-se de que o novo funcionário interaja com o gestor no primeiro dia para revisar a agenda semanal e tirar dúvidas. Depois, agende chamadas por vídeo frequentes para aprofundar o processo de integração.
Treine os novos funcionários nos sistemas e ferramentas de comunicação da empresa.
Os treinamentos devem ser distribuídos ao longo do primeiro mês, mas os sistemas e ferramentas principais devem ser ensinados o mais rápido possível. Para referências futuras, envie ao novo funcionário os vídeos de treinamento complementares com material escrito.
Segundo dia
No segundo dia, seu novo funcionário deve sentir-se mais confortável e pronto para começar a trabalhar. Esta é uma ótima oportunidade para alinhar expectativas e estabelecer os alicerces para um relacionamento sólido de trabalho.
dos novos contratados querem que as metas de desempenho sejam definidas durante a integração.
Revise as responsabilidades do novo funcionário e apresente o estilo de gestão.
Dê uma visão geral das tarefas diárias e comente sobre o seu estilo de gestão. O novo funcionário deve conhecer suas responsabilidades e a melhor maneira de trabalhar com seu gerente.
Detalhe os processos internos e o fluxo de trabalho da sua empresa.
Seu novo funcionário precisa conhecer o processo de trabalho da sua empresa para ter clareza e confiança na hora de iniciar seu primeiro projeto. Como são atribuídos os projetos? Quem os avalia? Compartilhe detalhes de seus processos internos com o novo funcionário.
Defina metas de treinamento e desenvolvimento do novo funcionário para a primeira semana, primeiro mês e além.
Os novos funcionários querem saber o que é esperado deles. Estabeleça metas de treinamento e desenvolvimento para os primeiros sete, 30 e 60 dias de trabalho para que o novo funcionário saiba como seu progresso está sendo avaliado.
Primeira semana
Ao longo da primeira semana, certifique-se de variar entre treinamentos por escrito, em vídeo, gravados e individuais para preparar seu novo funcionário para a primeira atividade. Reforce a missão e os valores da sua empresa.
dos novos funcionários consideram o treinamento durante a primeira semana a ação mais importante.
Compartilhe materiais com explicações sobre seus produtos, serviços e setor.
Crie um documento de treinamento on-line que abranja detalhes de produtos ou serviços, pesquisas do setor, uma visão geral dos concorrentes e links para quaisquer outros materiais relevantes que seu novo funcionário deva explorar.
Realize uma sessão de treinamento dedicada à missão e valores da empresa.
Certifique-se de que seu novo funcionário compreenda a missão da empresa e como seu trabalho se alinha a ela.
Atribua a primeira atividade do novo funcionário para manter o ritmo.
Ao atribuir um projeto durante a primeira semana, você cria um ritmo para gestores e novos funcionários e os mantém alinhados a processos e entregas. Comece devagar, defina metas atingíveis, mas desafiadoras, e certifique-se de que os novos funcionários saibam como buscar ajuda.
Primeiro mês
Ao final do primeiro mês, o novo funcionário deve se sentir confiante e otimista sobre sua função. Reuniões virtuais de avaliação regulares ajudam os novos funcionários a se sentirem integrados e motivados.
dos funcionários acreditam que fazer amigos é a melhor maneira de se acostumar com o emprego.
Avalie a primeira atividade e dê um feedback construtivo.
O gerente deve agendar uma reunião para avaliar a primeira atividade. Assim, ambos podem compartilhar suas telas e destacar o que foi realizado com sucesso e o que poderia ser melhorado.
Confirme se os objetivos de treinamento e desenvolvimento foram atingidos e estabeleça metas para os próximos seis meses.
Estabeleça metas de desempenho a serem revisadas em seis meses e esclareça os objetivos de cada uma.
Crie oportunidades de conhecer mais pessoas e fortalecer os laços da equipe.
Faça happy hours virtuais ou apresentações a outros departamentos, especialmente se o novo funcionário for remoto.
Segundo mês e meses seguintes
As vezes é difícil avaliar se um novo funcionário remoto está integrado e engajado, ou se precisa de mais ajuda. O processo de integração virtual deve durar bem mais do que apenas o primeiro mês.
dos profissionais de RH afirmam que a integração é o seu maior desafio no engajamento dos funcionários.
Converse com frequência com seu novo funcionário para avaliar como está se sentindo.
Dessa maneira é possível descobrir quais atividades seu novo funcionário mais gosta e utilizá-las para evitar o esgotamento.
Faça com que o novo funcionário experimente funções diferentes.
Quando possível, crie oportunidades para seu novo funcionário trabalhar com outras equipes e departamentos. Assim ele pode ampliar suas competências e sua rede de contatos.
Peça feedback sobre o processo de integração.
Visando aprimorar seu processo de integração, peça para que o novo funcionário fale sobre sua experiência. Envie uma pesquisa ou realize uma chamada em vídeo para discutir os pontos positivos e de melhoria do programa de integração.
Um programa de integração bem estruturado aumenta em 58% a probabilidade de novos funcionários permanecerem na empresa por três ou mais anos.
Saiba mais sobre como tornar a experiência de integração positiva para funcionários remotos. Baixe o guia.
Três dicas para aprimorar a integração virtual
Ao desenvolver seu processo de integração virtual, você logo entenderá o que funciona e o que não funciona para sua empresa. Confira estas melhores práticas para garantir que está no caminho certo.
DICA 1
Documente seu processo com clareza.
Um processo de integração bem-sucedido deve ser escalável e fácil de ser repetido, e isso só é possível se for documentado. Crie um documento on-line descrevendo o processo da sua empresa, compartilhe-o com a equipe e faça ajustes conforme receba feedback.
DICA 2
Se houver dúvida, não economize na comunicações.
Pode ser que você não tenha certeza sobre a frequência com que deve verificar como estão os novos funcionários remotos. Faça contato ao longo da semana, variando entre chamadas em vídeo, mensagens em bate-papo e e-mails para garantir que o novo funcionário se sinta acolhido, mas sem exageros.
DICA 3
Não negligencie a cultura da sua empresa.
Mesmo que seus novos funcionários sejam remotos, eles precisam se sentir conectados à cultura da sua empresa. Realize atividades que evidenciem a cultura em todo o processo de integração, como adicioná-los a um canal de bate-papo divertido ou atribuir um colega de integração.
Gostaria de mais informações sobre como criar sua estratégia de integração? Confira o guia Lista de integração: os primeiros 45 dias.
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