Candidate Experience verbessern: Zur Rolle von KI und Automatisierung

Die Candidate Experience umfasst alle Interaktionen, die Bewerber:innen mit einem Unternehmen haben – vom ersten Kontakt über die Vorstellungsgespräche bis hin zur finalen Entscheidung und der Kommunikation danach. Unternehmen, die sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren und gute Mitarbeiter:innen langfristig binden möchten, sollten deshalb gezielt in Maßnahmen investieren, die die Candidate Experience zu verbessern.

Eine solche Maßnahme kann der Einsatz von KI in der Personalsuche sein. Mit künstlicher Intelligenz können Personalabteilungen ihre Prozesse effizienter gestalten und datengestützte Entscheidungen treffen. KI kann in der Personalsuche schon früh unterstützen, beispielsweise Bewerbungen automatisiert vorsortieren und so besonders vielversprechende Kandidat:innen identifizieren. Das verkürzt die Zeit bis zur Einstellung und sorgt für größere Zufriedenheit bei Bewerber:innen.

Chatbots können Fragen sofort beantworten und Bewerber:innen durch den Prozess leiten. Über automatisierte Systeme können sie den Status ihrer Bewerbung in Echtzeit einsehen, während Personalverantwortliche regelmäßige Informationen und/oder Updates per E-Mail oder Messenger versenden können. So schaffen Unternehmen personalisierte Erlebnisse, bieten schnelle Unterstützung, bauen Vertrauen auf – und optimieren damit die Candidate Experience.

KI-gestützte Tools können außerdem dazu beitragen, dass Bewerbungen fairer bewertet werden. Sie urteilen nach objektiven Kriterien und reduzieren so den Einfluss subjektiver Wahrnehmungen und unbewusster Vorurteile.

Künstliche Intelligenz und Automatisierungen verändern das Personalwesen, weil sie den administrativen Aufwand verringern und vor allem repetitive Aufgaben übernehmen. Sie können rasch große Datenmengen analysieren, die Kommunikation beschleunigen und für faire, transparente Abläufe sorgen. Davon profitieren sowohl Personalverantwortliche als auch die Bewerber:innen.

Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFB) hat das Zukunftsinstitut mit einer HR-Zukunftsstudie beauftragt. Dafür wurden 210 zwischen Januar 2021 und Dezember 2023 veröffentlichte deutsch- und englischsprachige Artikel aus relevanten Quellen analysiert und durch 23 Expert:inneninterviews aus dem Jahr 2024 ergänzt.

Das Ergebnis sind 12 Zukunftstrends. Dazu gehört auch die verstärkte Nutzung von KI und Automatisierung für effizientere HR-Prozesse. Ein weiterer Trend: Mit Daten und Analytik fundiertere Entscheidungen ermöglichen.

Die Studie zeigt: Automatisierung und KI sind Trendthemen im Recruiting. Richtig eingesetzt, bieten sie überzeugende Vorteile. Das sind die wichtigsten:

• Gesteigerte Effizienz: Künstliche Intelligenz kann Prozesse im Recruiting automatisieren – etwa Lebensläufe scannen, Bewerbungen vorauswählen und Jobinterviews planen.

• Bessere Kandidatenauswahl: Algorithmen können Bewerber:innendaten analysieren, Qualifikationen und andere relevante Muster erkennen und so besonders gut geeignete Kandidat:innen identifizieren.

• Mehr Objektivität: Richtig eingesetzt kann KI kann eine diversere und inklusivere Unternehmenskultur fördern. Sie kann Bewerbungen nach objektiven Kriterien bewerten und so den Auswahlprozess von (unbewussten) Vorurteilen befreien.

• Wertvollere Daten: KI-Tools können große Datenmengenuntersuchen und aufbereiten. So erhalten Personalverantwortliche wichtige Einblicke in Trends und können ihre Strategien im Recruiting kontinuierlich optimieren.

All diese Faktoren stärken die Candidate Experience. Denn: Mit umfassender Unterstützung, klaren Prozessen, personalisierten Erfahrungen und schnelleren Reaktionen bieten Unternehmen schon im Bewerbungsprozess ein positives Erlebnis. So schaffen sie die besten Voraussetzungen, um leistungsstarke, zufriedene, passgenaue und loyale Mitarbeiter:innen zu gewinnen.

Sie möchten die Candidate Experience Ihres Unternehmens mit künstlicher Intelligenz und Automatisierungen verbessern? Dann empfiehlt sich ein systematischer Ansatz:

1. Bedarf: Analysieren Sie Ihre Recruiting-Prozesse und decken Sie Schwachstellen auf – beispielsweise lange Wartezeiten, bevor Nachrichten von Bewerber:innen beantwortet werden.

2. Ziele: Definieren und priorisieren Sie, wo Sie sich verbessern können – etwa durch schnellere Rückmeldungen an Bewerber:innen und innovative Chatbots.

3. Zielgruppe: Entwickeln Sie Profile “idealer” Bewerber:innen – achten Sie neben den Hard Skills auch auf Charaktereigenschaften, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen.

4. Toolrecherche: Verschaffen Sie sich einen Überblick über unterschiedliche KI- und Automatisierungslösungen, etwa anhand von Nutzer:innenbewertungen, Wirksamkeitsstudien, Testversionen oder Referenzen anderer Unternehmen in Ihrer Branche.

5. Toolauswahl: Entscheiden Sie sich für ein Tool, das zu Ihren Zielen, Ihren gewünschten Kandidat:innen und Ihrem Budget passt. Denken Sie dabei an den Umfang der Funktionen, die Systemintegration, den Datenschutz, die Benutzer:innenfreundlichkeit und die Kosten.

6. Toolintegration: Integrieren Sie das ausgewählte Tool in Zusammenarbeit mit der IT durch APIs oder Plugins nahtlos in Ihre bestehenden HR-Systeme.

7. Schulung: Schulen Sie alle relevanten Personen im Umgang mit dem neuen Tool. Bieten Sie Workshops sowie Feedback- und Fragerunden an, um alle Funktionen optimal zu nutzen und Bedenken zu reduzieren.

8. Testphase: Nutzen Sie vor allem vielseitige Tools zunächst mit einem begrenzten Funktionsumfang – in dieser Test- und Optimierungsphase lassen sich mögliche Probleme früh erkennen und beheben.

9. Monitoring: Überwachen Sie die Leistung Ihres Tools und sammeln Sie die Daten – in unserem Beispiel die Zeit zwischen Anfrage und Antwort.

10. Feedback: Holen Sie Feedback von Bewerber:innen und vom Team der Personalabteilung zu den neuen Prozessen und zum Umgang mit dem Tool ein, sowohl durch persönliche Gespräche als auch mit digitalen Umfragen.

11. Optimierung: Passen Sie Ihre Recruiting-Prozesse anhand der Daten und des Feedbacks kontinuierlich an. So halten Sie mit technologischen, marktbezogenen und unternehmensinternen Entwicklungen Schritt.

12. Updates: Aktualisieren Sie Ihr Tool, sobald ein neues Update zur Verfügung steht – so profitieren Sie und Ihr Team von neuen Funktionen und anderen Verbesserungen.

KI und Automatisierung sind brandaktuell und gleichzeitig Zukunftsthemen. Deshalb sollten Unternehmen sie nicht kurzfristig nutzen, sondern als langfristige Strategie verstehen. Nur so können sie die Candidate Experience wirklich verbessern.

Sosehr sich KI und Automatisierungen im Recruiting lohnen können, bringen sie auch Herausforderungen mit sich. Ein gewissenhafter Umgang mit den neuen Technologien ist entscheidend – auch um die Candidate Experience zu verbessern. Andernfalls kehren sich die Vorteile schnell in Nachteile um.

KI-Systeme sollen faire Bewertungen ermöglichen. Das funktioniert aber nur, wenn man sie entsprechend trainiert. Geschieht dies auf Basis von Daten, die bereits von Diskriminierung durchzogen sind, reproduziert die KI diese Muster und kann sie sogar verstärken. Deshalb sollten Sie regelmäßige Audits und Tests durchführen, um algorithmische Verzerrungen, den sogenannten “Bias”, zu verhindern.

Viele beobachten die rasante Entwicklung künstlicher Intelligenz mit Sorge, weil sie den Verlust der menschlichen Note befürchten. Im Recruiting kann KI dazu führen, dass der persönliche Kontakt zwischen Personaler:innen und Bewerber:innen zurückgeht. Achten Sie deshalb darauf, dass KI die menschlichen Interaktionen nicht komplett ersetzt, sondern insbesondere administrative und Routineaufgaben übernimmt.

Datenschutz und Sicherheit sind in der digitalen Transformation zu Kernthemen geworden. Das betrifft auch KI und Automatisierung. Wenn Systeme sensible Bewerberdaten verarbeiten, müssen Unternehmen alle relevanten Richtlinien und Gesetze einhalten, etwa die DSGVO. Auch Personalverantwortliche müssen die rechtlichen Anforderungen kennen und schon bei der Toolauswahl einbeziehen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Unternehmen ihre Personalabteilung für die Risiken sensibilisieren und im Umgang mit neuen Tools intensiv schulen. Zudem empfehlen sich renommierte Technologieanbieter: Sie bieten meist nicht nur guten technischen Support, sondern verfügen auch über die erforderlichen Ressourcen, um individuelle Lösungen zu realisieren.

Da KI-Algorithmen meist „Blackboxes“ sind, können Bewerber:innen nicht nachvollziehen, wie bestimmte Entscheidungen zustande kommen und wie ihre Daten verwendet werden. Transparenz ist deshalb entscheidend, um Misstrauen zu vermeiden. Daher sollten Personalverantwortliche klar kommunizieren, welche Systeme verwendet werden, und die Vorteile dieser Systeme erklären.

Technologie entwickelt sich permanent weiter – manche Themen finden dabei mehr Beachtung als andere. Für die Personalgewinnung und die Candidate Experience sind drei Trends besonders spannend:

• Predictive Analytics: Künstliche Intelligenz, historische Daten, maschinelles Lernen und statistische Modelle arbeiten zusammen, um zukünftige Ereignisse vorherzusagen. Personalverantwortliche können anhand von Mustern und Trends besser beurteilen, welche Kandidat:innen am besten geeignet sind. Idealerweise kommen dabei nur Bewerber:innen weiter, die gut zur Position und zum Unternehmen passen – das wiederum optimiert auch die Candidate Experience.

• KI-gestützte Jobinterviews: Durch Gesichtserkennung und Sprachanalyse können Videoplattformen inzwischen auch nonverbale Kommunikation und andere Verhaltensmerkmale bewerten. Das hilft Personalverantwortliche die Antworten der Kandidat:innen in Echtzeit zu beurteilen. Da KI-Videointerviews nicht zeit- und ortsgebunden sind, ist der Bewerbungsprozess deutlich flexibler, was wiederum die Candidate Experience verbessern kann.

• Virtual und Augmented Reality: VR und AR können realitätsnahe Einblicke in den Arbeitsplatz und die Unternehmenskultur bieten und durch ihren immersiven Charakter das Bewerbungserlebnis allgemein aufwerten. Assessmentcenter lassen sich durch Simulationen optimieren, sodass Personaler:innen die Kandidat:innen besser testen können.

Mit diesen und anderen Trends im Bereich KI und Automatisierung können Sie Ihr Recruiting modernisieren und die Candidate Experience verbessern. Dadurch bieten Sie entscheidende Mehrwerte, heben sich von der Konkurrenz abzuheben und können qualifizierte Talente für sich gewinnen – vor allem solche, die gut zu Ihrem Unternehmen passen.

So verbessern Sie die Candidate Experience mit KI und Automatisierung

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