Background-Checks in Deutschland: Definition, Regeln und Prozess
Was ist ein Background-Check?
Die Definition von Background-Check ist simpel: Personaler:innen überprüfen Bewerber:innen, um hilfreiche Informationen zu sammeln. So können sie die bestmögliche Entscheidung treffen – vor allem, wenn mehrere Kandidat:innen für eine offene Stelle infrage kommen.
Bevor Bewerber:innen einen Arbeitsvertrag unterschreiben, stehen sie in vielerlei Hinsicht auf dem Prüfstand. Stimmen die Inhalte im Lebenslauf und können die Angaben das halten, was sie versprechen? Passen potenzielle Kandidat:innen in das Unternehmen und zum Team?
Um diese Fragen zu beantworten, führen Arbeitgeber:innen in Deutschland oft Background-Checks durch, die weit darüber hinausgehen, allein die Bewerbungsunterlagen zu sichten.
Der Background-Check hat viele Namen – diese Synonyme sind geläufig:
• Pre-Employment-Screening
• Background-Screening
• Hintergrundprüfung
• Bewerber-Screening
• Pre-Employment-Check
• Bewerbercheck
• Hintergrundüberprüfung
• Bewerberüberprüfung
• Referenzcheck
• Hintergrundcheck
Das Pre-Employment-Screening findet statt, solange der Bewerbungsprozess läuft. Arbeitgeber:innen überprüfen die Bewerber:innen sowohl vor als auch nach Jobinterviews.
Background-Check in Deutschland: Das ist erlaubt
Viele deutsche Arbeitgeber:innen fragen sich: Darf ich meine Bewerber:innen überprüfen? Die Kurzantwort: Ja, auch in Deutschland sind Background-Checks erlaubt.
Diese Möglichkeiten haben Personaler:innen, wenn sie in Deutschland ein Background-Screening durchführen wollen:
• Befragung früherer Arbeitgeber:innen
• Vergleich spezifischer Angaben
• Recherche im Internet
• Probearbeiten und Tests
Die DSGVO, das Deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das allgemeine Persönlichkeitsrecht bilden den Rahmen für Hintergrundprüfungen. Neben grundlegenden Datenschutzrichtlinien sind allerdings kaum klare Regeln definiert. Daher gilt zunächst, dass Arbeitgeber:innen generell zugängliche Daten für einen Background-Check in Deutschland nutzen dürfen.
Einschränkungen gibt es beispielsweise bei Social-Media-Kanälen. Hier dürfen Personaler:innen grundsätzlich nicht nach Informationen für den Bewerbercheck suchen – ausgenommen sind eindeutig beruflich ausgerichtete Plattformen wie LinkedIn.
Tipp: Orientieren Sie sich am gesetzlichen Fragerecht. Was Sie im Bewerbungsgespräch nicht fragen dürfen, sollten Sie auch nicht anderweitig erheben – beispielsweise durch eine Onlinerecherche. Als unzulässig gelten alle Fragen, deren Antworten dafür sorgen könnten, dass Personaler:innen die Bewerber:innen aufgrund persönlicher Merkmale oder Einstellungen diskriminieren.
Wie funktioniert das Pre-Employment-Screening?
Screenings von Bewerber:innen gehören in den Vereinigten Staaten und in Großbritannien zur gängigen HR-Praxis. In den USA regelt die „National Association of Professional Background Screeners“ (NAPBS), was Unternehmen überprüfen dürfen. Dazu gehören sogar das polizeiliche Führungszeugnis, Lizenzen, Drogentests und Gutachten zur Handschrift.
Auch in Deutschland werden Background-Checks im beruflichen Kontext immer gefragter, um qualifizierte Talente und Fachkräfte einzustellen. Dadurch reduziert sich das Risiko einer Fehlbesetzung und der gesamte Recruitingprozess gestaltet sich effizienter.
Der Background-Check umfasst in Deutschland typischerweise vier Optionen:
1. Befragung früherer Arbeitgeber:innen: Personaler:innen dürfen Ex-Arbeitgeber:innen kontaktieren. So können sie beispielsweise erfahren, ob der:die Kandidat:in die kommunizierten Tätigkeiten tatsächlich in der angegebenen Position erledigt hat.
2. Vergleich spezifischer Angaben: Stimmen die Informationen in unterschiedlichen Dokumenten wie dem Lebenslauf, dem Arbeitszeugnis und der Onlinebewerbung überein? Arbeitgeber:innen können die Daten vergleichen und sich beim persönlichen Treffen die Originaldokumente zeigen lassen.
3. Recherche im Internet: Das Internet ist oft der größte persönliche Spiegel potenzieller Kandidat:innen. Wer regelmäßig postet, gibt viel von sich preis – teils bewusst, um sich auf relevanten Kanälen als passende:r Arbeitnehmer:in zu präsentieren. Personaler:innen können die Informationen aus den Bewerbungsunterlagen beispielsweise mit denen auf sozialen Karrierenetzwerken oder persönlichen Websites vergleichen.
4. Probearbeiten und Tests: Praxisbezogen und somit sehr direkt ist das Probearbeiten. Zwar definiert das Gesetz hier keine Maximaldauer, aber es empfehlen sich kurze Zeiträume. Viele Firmen veranstalten auch ein Assessmentcenter, um Soft und Hard Skills zu überprüfen.
Auskunfteien wie die Schufa sind vor allem bei Positionen in besonderer Vertrauensstellung wertvolle Anlaufstellen für den Background-Check. In Deutschland dürfen Arbeitgeber:innen die Bonitätsdaten jedoch nicht direkt anfordern – es sei denn, die sich bewerbende Person hat ausdrücklich erklärt, dass sie damit einverstanden ist.