Warum sind KPIs, also Kennzahlen zur Messung von Leistung, im Recruiting so wichtig? Effiziente Prozesse werden in der zunehmend wettbewerbsorientierten Arbeitswelt immer relevanter. Nur so können Personalverantwortliche qualifizierte Talente identifizieren, gewinnen und langfristig binden. Mit Personalkennzahlen können Sie den Rekrutierungsprozess datenbasiert analysieren, Schwachstellen erkennen und Strategien gezielt optimieren. Erfahren Sie, welche KPIs im Recruiting besonders entscheidend sind.

Welche KPIs sind im Recruiting am wichtigsten?

Kennzahlen im Personalwesen lassen sich in verschiedene Kategorien hinsichtlich Effizienz, Qualität und Kosten der Rekrutierungsmaßnahmen einteilen. Das sind die zentralen:

• Time-to-Hire: Die Zeit bis zur Einstellung misst die Dauer vom Beginn der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.

• Time-to-Fill: Der Recruiting-KPI ist mit der Time-to-Hire vergleichbar, misst aber den gesamten Zeitraum vom Start der Suche bis zum (in der Regel) ersten Arbeitstag.

• Durchlaufzeit: Gemeint ist die durchschnittliche Zeit, die Bewerber:innen für den gesamten Bewerbungsprozess benötigen.

• Quality of Hire: Die Qualität der Neueinstellungen ist eine Messgröße für die Leistung und den Erfolg neuer Mitarbeiter:innen in der Anfangszeit – beispielsweise basierend auf Feedback, Zielerreichung und den Ergebnissen der Probezeit.

• Candidate Experience: Eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting ist die Bewerber:innenerfahrung. Sie beurteilt, in der Regel durch Umfragen, wie zufrieden Kandidat:innen mit dem Bewerbungsprozess sind.

• Offer-Acceptance-Rate: Die Annahmequote gibt den Prozentsatz der Bewerber:innen an, die ein Jobangebot akzeptieren.

• Cost-per-Hire: Als eine der zentralen Personalkennzahlen misst sie die Kosten pro Einstellung, indem sie die gesamten Recruitingkosten durch die Anzahl der eingestellten Mitarbeiter:innen teilt.

• Source of Hire: Dieser KPI bezieht sich auf die Herkunft der Bewerbungen und analysiert die Kanäle, über die Bewerber:innen kommen – wie Jobportale, Social Media und Empfehlungen.

• Conversion Rate: Das ist der Anteil der Bewerber:innen, die von einer Phase zur nächsten übergehen – beispielsweise von der Bewerbung zum Interview.

• Bindungsrate: Prozentsatz der Mitarbeiter:innen, die nach einer bestimmten Zeit im Unternehmen verbleiben.

• Fluktuation im ersten Jahr: Die Kennzahl beantwortet die Frage, wie viele Neueinstellungen das Unternehmen innerhalb der ersten zwölf Monate wieder verlassen.

• Diversitätsrate: Der Anteil von Bewerbungen und Einstellungen aus unterrepräsentierten Gruppen.

• Geschlechterverhältnis: Misst die Verteilung der Geschlechter in den Bewerbungen und unter den Einstellungen.

Diese KPIs im Recruiting bieten Personalverantwortlichen eine datenbasierte Grundlage, um die Effektivität ihrer Strategien zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern. Welche KPIs besonders relevant sind, hängt von den Zielen und Herausforderungen des Unternehmens ab.

Darum sollten Sie Personalkennzahlen erfassen

KPIs im Recruiting bieten zahlreiche Vorteile, mit denen Personalverantwortliche ihre Prozesse und Strategien gezielt verbessern und Wettbewerbsvorteile erzielen können, um passende Talente für ihr Unternehmen zu gewinnen.

• Datenbasierte Entscheidungen: Recruiting-KPIs liefern klare Zahlen und Fakten, um Prozesse objektiv zu bewerten, die Entscheidungsfindung zu optimieren und die Effektivität von Maßnahmen besser einzuschätzen.

• Strategische Optimierung: Wenn Personalverantwortliche KPIs erfassen und auswerten, können sie Schwachstellen und ineffiziente Prozesse identifizieren, Ressourcen gezielt auf erfolgreiche Kanäle fokussieren und weniger effektive Ansätze verbessern oder eliminieren.

• Senkung der Kosten: Indem Unternehmen beispielsweise die Cost-per-Hire berechnen, machen sie die finanziellen Personalaufwände sichtbar, können Budgets effizienter einsetzen und den Return on Investment (ROI) stärken.

• Bessere Bewerber:innenerfahrung: Durch die Messung der Candidate Experience können Personalverantwortliche verstehen, wie Bewerber:innen den Prozess erleben. Hier gilt: Je positiver die Erfahrung der Bewerbenden, desto eher sind sie langfristig zufrieden.

• Nachhaltigeres Personalmanagement: Es wird immer wichtiger, qualifizierte Mitarbeiter:innen zu binden. Dabei helfen KPIs wie die Quality of Hire, denn sie beziehen neben der fachlichen Eignung auch die kulturelle Passung mit ein.

• Verkürzte Besetzungszeiten: Wenn Unternehmen Verzögerungen im Prozess aufdecken und minimieren, können sie offene Stellen schneller besetzen und Produktivitätslücken vermeiden, die sonst zu Wettbewerbsnachteilen führen würden.

• Mehr Diversität: Durch die Erfassung von Diversity-KPIs können Unternehmen ihre Belegschaft vielfältiger und inklusiver aufstellen. Das ist nicht nur ein gesellschaftlicher Mehrwert, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil.

• Hilfreiches Monitoring: KPIs im Recruiting decken Trends im Arbeitsmarkt auf, sodass Personalverantwortliche schneller auf Veränderungen reagieren und sich an neue Entwicklungen anpassen können.

• Gesteigerte Arbeitgeberattraktivität: Ein datengetriebener Ansatz im Recruiting zeigt potenziellen Mitarbeiter:innen, dass Unternehmen professionell arbeiten. Diese positive Wahrnehmung kann langfristig wertvoll sein.

Systematisch erfasste und analysierte KPIs sind im Recruiting ein strategisches Werkzeug, mit dem Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger agieren und ihr Talentmanagement nachhaltig weiterentwickeln können.

Anleitung: So erfassen Sie KPIs im Recruiting effektiv

Die systematische Erfassung von Kennzahlen im Personalwesen ist eine essenzielle Grundlage für stetige Prozessoptimierungen und datenbasierte Entscheidungen. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung gelingt es:

1. Zielsetzung: Was möchten Sie messen und verbessern? Definieren Sie klare Ziele und wählen Sie passende KPIs, indem Sie Fragen wie „Soll der Recruitingprozess schneller sein?“ oder „Ist eine Kostensenkung nötig?“ beantworten.

2. KPI-Tools: Sie benötigen eine Lösung, um KPIs im Recruiting präzise zu messen und auszuwerten – beispielsweise ein System, um Daten zu Bewerbungen, Interviews und Einstellungen zu sammeln, oder eine HR-Software für tiefere Datenanalysen und Visualisierungen.

3. Datenmanagement: Sie müssen relevante Daten systematisch sammeln und immer wieder aktualisieren – am besten in festen Zeitintervallen. Achten Sie auf verlässliche und konsistente Datenquellen, um Verzerrungen zu vermeiden.

4. KPI-Analyse: Vergleichen Sie verschiedene Rekrutierungskampagnen, um Trends und Optimierungspotenziale zu erkennen. Nutzen Sie Benchmarking, indem Sie Ihre KPIs mit branchenspezifischen Standards oder früheren Recruiting-Prozessen vergleichen. Zur Darstellung bieten sich übersichtliche Diagramme und Tabellen an.

5. Maßnahmen: Anhand der KPI-Analyse können Sie sehen, was bereits gut funktioniert und wo Sie nachjustieren müssen. Ein Beispiel: Wenn der Prozess zu lang ist, können technologische Lösungen wie automatische Screenings sinnvoll sein.

6. Monitoring und Anpassung: Planen Sie regelmäßige Termine ein, um die Entwicklung der KPIs zu besprechen und Maßnahmen gegebenenfalls anzupassen, denn die Anforderungen und Ziele – und somit auch die KPIs – können sich in einem dynamischen Arbeitsmarkt schnell verändern.

KPIs im Recruiting sind keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess, aus dem Personalverantwortliche viel lernen können, um die bestmöglichen Recruiting-Strategien zu entwickeln und den unternehmerischen Erfolg langfristig zu steigern.

Welche Herausforderungen sind mit Recruiting-KPIs verbunden?

Personalverantwortliche sollten einiges beachten, wenn sie Personalkennzahlen messen und auswerten wollen. Eine der größten Herausforderungen ist die Datenqualität. Denn fehlerhafte, unvollständige oder inkonsistente Daten durch manuelle Eingaben oder unterschiedliche Quellen führen zu falschen Ergebnissen und Entscheidungen.

Die KPI-Erhebung kann sehr komplex sein, weil das Recruiting von der Bewerbung über das Vorstellungsgespräch bis hin zur Einstellung und Einarbeitung einer/eines neuen Mitarbeitenden unterschiedliche Prozesse umfasst. Außerdem können externe Faktoren wie Konjunkturschwankungen, Veränderungen in der Branche und aktuelle Trends am Arbeitsmarkt die Messung und Bewertung stark beeinflussen.

Entsprechend aufwendig kann die Erhebung und Integration von Daten aus Quellen wie Bewerbungssystemen, Gesprächsbewertungen und Onboarding-Plattformen sein. Zudem gilt es, verschiedene Softwarelösungen im Sinne der Genauigkeit und Effizienz miteinander zu verknüpfen, um KPIs nicht manuell zusammenführen zu müssen.

Doch welche KPIs unterstützen sowohl die spezifischen Ziele des Unternehmens als auch die der offenen Stelle am besten? Es kann eine Herausforderung sein, die richtigen Kennzahlen auszuwählen und zu priorisieren.

Hinzu kommen subjektive Bewertungsaspekte. Besonders bei KPIs, die auf menschlicher Einschätzung basieren – wie das Messen der Candidate Experience –, können Meinungen und persönliche Präferenzen die Daten verfälschen.

Eine der wichtigsten und gleichzeitig am schwierigsten zu messenden Kennzahlen im Recruiting ist die Quality of Hire. Hier müssen Personalverantwortliche die langfristige Leistung bewerten. Das ist oft schwer quantifizierbar, weil die kulturelle Passung, Teamdynamik, Entwicklung und vergleichbare Faktoren nicht leicht zu erheben und in Zahlen zu fassen sind.

Um KPIs effektiv im Recruiting zu nutzen, sind klare Standards, integrierte Systeme und die regelmäßige Überprüfung von Qualität und Relevanz der Daten entscheidend.

Aktuelle KPI-Trends

Der Arbeitsmarkt und mit ihm das gesamte Personalwesen inklusive Recruiting sind ständig im Wandel. Das verändert auch die Art und Weise, wie Personalverantwortliche den Erfolg von entsprechenden Maßnahmen messen. Die folgenden Trends spiegeln den Fokus auf neue Prozesse, Technologien und Ansätze wider.

Die Candidate Experience wird wichtiger. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass eine positive Erfahrung während des gesamten Bewerbungsprozesses die Chancen auf eine Neueinstellung erhöht und zusätzlich den Ruf als attraktiver Arbeitgeber stärkt. Zusätzlich hilft es ihnen, sich von der Konkurrenz abzuheben und sich im Wettbewerb um Talente bestmöglich zu platzieren.

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung sind Schlüsseltrends in etlichen Branchen, um Routineaufgaben effizienter zu gestalten. Für das Recruiting sind Technologien wie automatisierte Screening-Tools, KI-gestützte Kandidat:innenbewertungen und Chatbots für einen besseren Kommunikationsfluss relevant.

Ein weiterer Trend ist es, KPIs im Recruiting ganzheitlicher ins Personalmanagement zu integrieren. Dafür bieten sich fortschrittliche HR-Analyse-Tools an, die Rekrutierungsdaten mit anderen Leistungskennzahlen wie Bindung, Performance und Weiterbildung innerhalb des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeiter:innen verknüpfen. So können Unternehmen besser verstehen, wie sich HR-Strategien auch langfristig auswirken.

Auch das Candidate Relationship Management, also das Management von Beziehungen zu potentiellen Bewerber:innen, und Talentpools rücken weiter in den Fokus, um langfristige Beziehungen mit potenziellen Kandidat:innen aufzubauen. Auf diese Weise können Unternehmen nicht nur kurzfristig Stellen besetzen, sondern bereiten sich auch sehr gut auf den zukünftigen Personalbedarf vor.

Diversity Recruiting, also die aktive Förderung von Vielfalt im Rekrutierungsprozess, und entsprechende Kennzahlen wie die Diversitätsrate oder das Geschlecherverhältnis gewinnen zunehmend an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen messen die Vielfalt in ihren Talentpools und bei Einstellungen, um die Repräsentation unterschiedlicher Gruppen zu stärken. Zudem sollte das Recruiting unvoreingenommen sein, um einen fairen und inklusiven Auswahlprozess zu gewährleisten.

Predictive Analytics soll zukünftige Ergebnisse vorhersagen und spielt auch im Recruiting eine wichtige Rolle. Dazu zählt beispielsweise die Analyse historischer Daten und Trends. So können Personalverantwortliche prognostizieren, wie schnell sie eine Stelle besetzen können, wie wahrscheinlich eine Angebotsannahme ist und wie erfolgreich Bewerber:innen langfristig im Unternehmen bleiben.

Unternehmen setzen vermehrt auf Echtzeitdaten und interaktive Dashboards, um KPIs im Recruiting effektiv und flexibel zu überblicken und schnell reagieren zu können. Visuelle Darstellungen zeigen Trends und Herausforderungen sofort an. Diese Reportings in Echtzeit unterstützen möglichst schnelle Entscheidungen und strategische Anpassungen.

Um die komplexeren und langfristigen Aspekte des Recruitings erfolgreich zu bewältigen, sollten Personalverantwortliche moderne Technologien und datenbasierte Ansätze nutzen. Dadurch können Unternehmen ihre Recruiting-Strategien verbessern und ihren Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt ausbauen.