Referenzen einholen: Diese 13 Fragen sollten Sie stellen

Schlager, Katzen und Rosenkohl sind Dinge, die man entweder liebt oder hasst. Das gilt auch für Referenzprüfungen. Manche Personaler:innen nutzen sie gerne, um stellenrelevante Informationen über Kandidat:innen in Erfahrung zu bringen. Für andere sind sie reine Zeitverschwendung.

Dass sich Referenzprüfungen für manche Personaler:innen als Zeitverschwendung entpuppen, liegt vor allem daran, dass sie nicht strukturiert vorgehen, wenn sie Kandidat:innen um Referenzen bitten. Dadurch passiert es, dass sie mit Personen sprechen, die dem:der Kandidat:in nahe stehen und natürlich nur Positives zu berichten haben.

Wenn sie jedoch Referenzen von kompetenten Gesprächspartner:innen einholen, die eine realistische Beurteilung abgeben können, hilft ihnen das, Fehlbesetzungen zu vermeiden. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Personen qualifizierte Referenzen geben können und welche Fragen sich als besonders ergiebig erweisen haben, um wichtige Informationen über Kandidat:innen einzuholen.

Die richtigen Ansprechpartner:innen finden: Bitten Sie um den Kontakt zu ehemaligen Manager:innen

Fragen Sie Kandidat:innen nicht nach einer Liste mit Referenzen, sondern bitten Sie sie darum, die Namen und Telefonnummern ihrer ehemaligen Manager:innen mit ihrer Bewerbung einzureichen. Wenn Kandidat:innen aus einer aktuellen Anstellung heraus eine neue Stelle suchen, kann es passieren, dass sie nicht möchten, dass Sie mit ihren Vorgesetzten sprechen. Bitten Sie in diesem Fall um einen Kontakt zu einem früheren Arbeitgeber.

Die Art und Weise, wie Bewerber:innen auf diese Bitte reagieren – hilfsbereit oder ausweichend – sagt viel darüber aus, wie sie als Mitarbeiter:innen auftreten.

Darüber hinaus kann es helfen, wenn die Kandidat:innen selbst den Kontakt zu ihren früheren Manager:innen herstellen und einen Telefontermin vereinbaren. Der Grund dafür ist, dass sie bereits über eine gute Beziehung zu ihren Referenzkontakten verfügen und diese eher zu einem Gespräch bereit sind, wenn sie glauben, dass sie damit einem:einer ehemaligen Kolleg:in einen Gefallen tun können.

Mit den richtigen Fragen wertvolle Informationen erhalten

Machen Sie Ihrem Gegenüber deutlich, dass alle Auskünfte – positive wie negative – absolut vertraulich behandelt werden. Die Kandidat:innen erfahren nichts über den Inhalt dieser Gespräche. In unserem Beispiel nennen wir die Person Petra. Diese Fragen sollten Sie stellen:

1. Wie war die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Petra?

Mit dieser Frage können Sie ins Gespräch einsteigen und sich das bestätigen lassen, was Petra Ihnen über die Arbeit erzählt hat. Finden Sie heraus, wann und wie lange sie zusammengearbeitet haben und überprüfen Sie, ob Petras angegebene Jobbezeichnungen und Verantwortungsbereiche stimmen. Sprechen Sie auch darüber, wie eng und regelmäßig die Zusammenarbeit war.

2. Welche wichtigen Erfolge hat Petra während Ihrer Zusammenarbeit erzielt?

Mit dieser Frage können Sie tiefer ins Gespräch einsteigen und Petras Aussagen aus dem Vorstellungsgespräch bestätigen. Darüber hinaus zeigt die Frage, dass Referenzen nicht nur dazu da sind, herauszufinden, ob Bewerber:innen geflunkert oder übertrieben haben. Die Referenzen helfen Ihnen, zu verstehen, wie qualifiziert und kompetent Petra ist. Vielleicht ist Petra eine bescheidene oder introvertierte Person, der es nicht leicht fällt, sich im Vorstellungsgespräch zu verkaufen.

3. Für diese Stelle suchen wir eine Person, die __________ [geben Sie Ihre wichtigsten Anforderungen an]. Wie würden Sie Petra in Bezug auf diese Anforderungen einschätzen?

Das ist eine sehr wichtige Frage. „Dadurch erhalten Sie eine Einschätzung von außen, ob ein:e Bewerber:in die potenziellen Fähigkeiten für die von Ihnen zu besetzende Stelle mitbringt“, erklärt Sean Falconer, ehemaliger CTO und Gründer von Proven und jetzt Staff Developer Advocate und Developer Relations Manager bei Google.

Damit Sie sich ein besseres Bild von Petras Stärken und Schwächen verschaffen können, bitten Sie die Person, jede Kompetenz auf Ihrer Liste zu bewerten. Auf einer Skala von 1 bis 10 kann Ihr Referenzkontakt Petras Kompetenzen bewerten. Allerdings darf eine 10 nur einmal vergeben werden, damit Sie eine möglichst realistische Einschätzung erhalten.

4. Was sind Petras Stärken?

Sie können diese Antwort mit Ihren Eindrücken, die Sie aus dem Lebenslauf, den Vorstellungsgesprächen und den Arbeitsproben gewonnen haben, vergleichen. Dadurch können Sie sehen, wie die Antworten mit Petras Selbsteinschätzung übereinstimmen. Dies kann sehr aufschlussreich sein und Ihnen Hinweise darauf geben, wie gut Petras Selbstwahrnehmung ist und wie Sie andere Antworten von ihr bewerten können.

5. Was sind Petras Schwächen? Gibt es Bereiche, in denen Petra in den ersten drei Monaten zusätzliche Unterstützung benötigen würde?

Diese beiden Fragen erfüllen mehrere Zwecke zugleich: Als zukünftige Führungskraft müssen Sie wissen, wie Sie Petra erfolgreich in die neuen Aufgaben einarbeiten können. Außerdem können diese Fragen Ihnen Aufschluss über die Lernbereitschaft neuer Mitarbeiter:innen geben und ihre Fähigkeit, Gelerntes anzuwenden. Wenn Ihr:e Gesprächspartner:in sehr allgemein antwortet, zum Beispiel „Petra ist sehr fleißig“ oder „Petra macht sich zu viele Gedanken“, versuchen Sie herauszufinden, was genau damit gemeint ist. Kommt Petra erschöpft zur Arbeit? Hat sie zu wenig Energie? Wenn Sie eine durchdachte Antwort erhalten und Petra den Job anbieten, haben Sie einen großen Wissensvorsprung, für den Sie sonst Monate oder sogar Jahre brauchen würden.

Mit dieser Frage können Sie auch noch einmal überdenken, ob Petra eine gute Ergänzung für Ihr Team wäre. Wenn Petras ehemalige Vorgesetzte zum Beispiel sagen, dass eine Schulung in Aggressionsbewältigung von Vorteil wäre, sollten Sie lieber mit Kandidat:in B weitermachen.

6. Kann Petra gut kommunizieren und zuhören?

Soft Skills geben Aufschluss darüber, wie gut ein:e Kandidat:in für eine Stelle geeignet ist und zum Unternehmen passt. Wenn Ihr Referenzkontakt zum Beispiel sagt, dass Petra über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügt, fragen Sie nach, in welchen Situationen dies deutlich wurde. Dasselbe gilt fürs Zuhören. In welchen Situationen hat sich gezeigt, dass Petra gut zuhören kann? Jedes Mal, wenn Sie nach einem konkreten Beispiel fragen, prüfen Sie, wie gut die Person Petra wirklich kennt. Die Soft Skills können Sie selbstverständlich beliebig austauschen. Erkundigen Sie sich nach den Kompetenzen, die für Sie am wichtigsten sind.

7. Arbeitet Petra Ihrer Erfahrung nach besser im Team oder alleine?

Einige Fachkräfte sind größere Teamplayer als andere. Andere können Aufgaben besser alleine erledigen. Vielleicht suchen Sie eine Person, die unabhängig arbeitet und Aufgaben selbstständig erledigt. Vielleicht brauchen Sie auch jemanden, der das Team bei großen Projekten zusammenhalten kann. Vergewissern Sie sich, dass Petra Ihren Anforderungen entspricht.

8. Haben Sie ein Beispiel für eine Situation, in der Petra einen Rückschlag erlitten hat oder vor einer stressigen Herausforderung stand, und können Sie mir sagen, wie sie damit umgegangen ist?

Bei der Arbeit – insbesondere bei kreativen oder herausfordernden Aufgaben – läuft nicht immer alles perfekt. Hindernisse, Fehler oder Rückschläge gehören zum Arbeitsalltag dazu. Sie sollten herausfinden, ob Petra Herausforderungen annimmt oder sich davon einschüchtern lässt. Kann sie mit Druck und schwierigen Situationen umgehen?

Wächst sie in so einem Moment über sich hinaus und stärkt das Team oder zieht sie sich eher zurück und gibt anderen die Schuld an den Schwierigkeiten? Bitten Sie Ihren Referenzkontakt, so detailliert wie möglich zu antworten, damit Sie ein möglichst genaues Bild von den Umständen eines stressigen Projekts, dem Ergebnis und Petras Reaktion und Verhalten unter Druck bekommen.

9. Wurde Petra in Ihrem Unternehmen befördert?

Eine Beförderung im früheren Unternehmen spricht immer für die Person. Wenn Petra nicht befördert wurde, fragen Sie nach den Gründen: keine freien Stellen, qualifiziertere Teammitglieder (ein mögliches Warnsignal), fehlende Kompetenzen usw.

10. Wie würden Sie Petra auf einer Skala von 1 bis 10 im Vergleich zu anderen Neueinstellungen bewerten?

„Sie wollen 8, 9 oder 10 hören“, schreibt der Autor Jeff Hyman in seinem Buch „Recruit Rockstars“. „Bei Antworten unter 8 sollten Ihre Alarmglocken läuten. Die Person möchte wahrscheinlich nur großzügig sein.“ Wenn Petra eine 8 oder 9 ist, was fehlt dann noch zur 10?

11. Warum hat Petra Ihre Firma verlassen?

Wie bei der Eingangsfrage hilft Ihnen die Antwort auf diese Frage, das zu bestätigen, was sie Ihnen bereits erzählt hat.

12. Würden Sie Petra wieder einstellen?

Hören Sie aufmerksam zu. „Ich möchte eine Antwort wie ‚Definitiv‘ oder ‚Auf jeden Fall‘, ohne Nachdenken erhalten“, sagt Jeff Hyman.

13. Können Sie mir eine Person empfehlen, an die ich mich für weitere Referenzen wenden kann?

Fragen Sie, ob es weitere Personen gibt, die Ihnen Auskünfte geben können. Eine Person, die über eine gewisse Zeit mit Petra. zusammengearbeitet hat oder Petra unterstellt war, kann eine zusätzliche Perspektive anbieten.

Referenzauskünfte helfen, Fehlbesetzungen zu vermeiden.

Da es vorkommen kann, dass Kandidat:innen fehlerhafte Angaben machen oder bestimmte Aspekte beschönigen, können zuverlässige Referenzen helfen, die richtigen Personalentscheidungen zu treffen.

Referenzauskünfte sollten allerdings nicht nur der Kontrolle der Kandidat:innen dienen. Ein offenes Gespräch mit ehemaligen Vorgesetzten kann weitere Vorteile bringen. Es kann Ihnen zum Beispiel helfen, die Stärken von introvertierten Bewerber:innen besser kennenzulernen. Ein Artikel in der Financial Times – „Introverts Pose a Problem for Hirers“ – wirft die Frage auf, wie Arbeitgeber introvertierte Kandidat:innen dazu bringen können, ihre eigenen Fähigkeiten und Erfolge besser zu präsentieren.

Referenzen liefern wertvolle und relevante Informationen über Bewerber:innen und verschaffen Personalentscheider:innen einen entscheidenden Vorsprung, um neue Mitarbeiter:innen erfolgreich einzuarbeiten.