Onboarding di dipendenti da remoto

Primo giorno

A un primo giorno virtuale può mancare il classico pranzo con colleghi, ma ci sono altri modi per far sentire i neoassunti bene accolti nel team. Utilizza questo tempo per aiutare i neoassunti a stringere legami.

Presenta il neoassunto all’intero team con una videochiamata.

Sebbene le chiamate di presentazione individuali siano le migliori, presentarsi all’intero team il primo giorno potrebbe essere molto stancante.  Piuttosto, fai una videochiamata con tutto il team per presentare il nuovo arrivato.

Pianifica videochiamate individuali ricorrenti con il relativo manager.

Assicurati che il primo giorno il neoassunto trascorra del tempo con il suo manager per esaminare il programma settimanale e porre eventuali domande. In seguito, programma videochiamate regolari per approfondire il processo di onboarding.

Forma i nuovi assunti sui sistemi e sugli strumenti di comunicazione della tua azienda.

La formazione sul lavoro dovrebbe essere distribuita nel primo mese del neoassunto, ma è bene che l’utilizzo dei sistemi e degli strumenti principali venga insegnato il prima possibile. Invia al neoassunto tutti i video di formazione corredati di materiale scritto da usare come riferimento per il futuro.

Secondo giorno

Già dal suo secondo giorno, il neoassunto dovrebbe sentirsi più ambientato e pronto a iniziare a lavorare sul serio. Si tratta di una buona opportunità per allinearsi sulle aspettative e gettare le basi per un solido rapporto lavorativo.

Esamina le responsabilità del neoassunto e discuti con lui delle modalità di gestione.

Fornisci una panoramica più approfondita dei requisiti lavorativi quotidiani, oltre a parlare del suo stile di gestione personale. L’obiettivo è far capire al neoassunto quali sono le sue responsabilità e come può collaborare al meglio con il suo manager.

Parla dei processi interni e del flusso di lavoro della tua azienda.

Prima che il neoassunto possa buttarsi a capofitto nel suo primo progetto con chiarezza e sicurezza, deve comprendere il flusso di lavoro dell’azienda. Come viene assegnato il lavoro? Chi lo esamina? Fornisci al neoassunto una descrizione dettagliata dei processi interni dell’azienda.

Stabilisci gli obiettivi di apprendimento del neoassunto per la prima settimana, il primo mese e così via.

I neoassunti vogliono sapere cosa ci si aspetta da loro. Stabilisci gli obiettivi di apprendimento per i primi sette, 30 e 60 giorni di lavoro, in modo che il neoassunto abbia qualcosa da fare e possa valutare i suoi progressi di conseguenza.

Prima settimana

Durante la prima settimana del neoassunto, fornisci un mix di formazione scritta, registrata e video in modalità individuale, per prepararlo al primo incarico. Assicurati di rafforzare la missione e i valori fondamentali della tua azienda.

Condividi i materiali di orientamento relativi ai prodotti, ai servizi e al settore.

Crea un documento di formazione online con i dettagli dei prodotti o dei servizi, le ricerche di settore, una panoramica della concorrenza e i collegamenti a eventuali materiali pertinenti che il neoassunto dovrebbe esaminare.

Dedica una sessione di formazione alla missione e ai valori aziendali.

Assicurati che il neoassunto comprenda il quadro d’insieme dell’azienda e il modo in cui il suo lavoro deve allinearsi a esso.

Assegna al neoassunto il primo incarico di lavoro per mantenere vivo l’entusiasmo.

L’assegnazione di un progetto durante la prima settimana aiuta i manager e i neoassunti ad allinearsi su processi, risultati e ritmo di lavoro. Aiuta il nuovo arrivato a immergersi nel proprio ruolo fornendogli un obiettivo professionale raggiungibile ma stimolante, e assicurati che sappia a chi rivolgersi per chiedere aiuto.

Primo mese

Entro la fine del primo mese, il neoassunto dovrebbe sentirsi fiducioso e ottimista su come svolgere efficacemente il suo ruolo. I controlli virtuali regolari possono aiutare i neoassunti a rimanere ben integrati e soddisfatti.

Esamina il primo incarico del neoassunto e fornisci un feedback costruttivo.

Sarebbe bene che il manager pianificasse una riunione per esaminare il primo incarico.  Ciò consente a entrambe le parti di condividere i loro schermi ed evidenziare ciò che è stato fatto bene e ciò che potrebbe essere migliorato.

Conferma che gli obiettivi di apprendimento sono stati raggiunti e fissa obiettivi formali su sei mesi.

Stabilisci gli obiettivi di performance per la valutazione fra sei mesi e chiarisci ciò che ci si aspetta dal dipendente.

Crea opportunità per incontrare più persone e rafforzare i legami tra i team.

Organizza happy hour virtuali o presentazioni ad altri reparti, soprattutto se il neoassunto continuerà a lavorare da remoto.

Secondo mese e oltre

Può essere più difficile valutare se un nuovo dipendente da remoto si è ambientato ed è coinvolto, o se ha bisogno di un po’ di aiuto in più. Porta avanti il processo di onboarding virtuale oltre il primo mese.

Fatti sentire regolarmente per valutare come si sente il neoassunto.

Ciò può fornire l’occasione per scoprire cosa piace di più al neoassunto, in modo da poter direzionare meglio il suo lavoro ed evitare che vada in burnout.

Dai al neoassunto la possibilità di lavorare su progetti interfunzionali.

Se possibile, dai l’opportunità al neoassunto di lavorare con altri team e reparti. Questo gli consente di ampliare il suo set di competenze e di entrare in contatto con una rete più ampia.

Raccogli feedback sul processo di onboarding.

Chiedi al neoassunto di darti un feedback sull’esperienza di onboarding per aiutarti a migliorare continuamente il tuo processo nel tempo. Invia un sondaggio o fai una videochiamata per discutere i punti di forza e i punti deboli del programma di onboarding.