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Alles Wichtige zur Cost per Hire im Jahr 2024

Cost per Hire (CpH) beschreibt die durchschnittlichen Einstellungskosten, die ein Unternehmen für eine:n neue:n Mitarbeiter:in aufwendet. Dazu gehören verschiedene Kosten während des gesamten Recruitings – von der Stellenausschreibung über das Onboarding bis hin zu technologischen Investitionen und Employer-Branding-Strategien. Im Jahr 2024 gewinnt die Cost per Hire auch in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Gründe sind der Fachkräftemangel, der Wettbewerb um qualifizierte Talente und gestiegene Anforderungen im Recruiting. Daher sind Personalabteilungen gefordert, ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

Warum Sie die Einstellungskosten verstehen und beachten sollten

Die Cost per Hire ist im Jahr 2024 im Personalwesen noch relevanter geworden. Umso wichtiger ist es, dass Personalleiter:innen die Ausgaben für Neueinstellungen im Blick behalten.  Ein gut durchdachtes Budget hilft, die einzelnen Kostenfaktoren zu verstehen und sinnvoll zu priorisieren.  So lassen sich Fehlverteilungen vermeiden und strategische Entscheidungen treffen, die auch langfristige Ziele unterstützen.

Doch um das Budget gut zu planen, sollten Personalverantwortliche die Kennzahl verstehen und die für ihr Unternehmen relevante Cost per Hire kennen. Ein Beispiel: Bei fünf offenen Stellen und einer Cost per Hire von 6.000 Euro benötigt die Personalbeschaffung rund 30.000 Euro.

Die Kernfrage lautet: Wie rentabel und effektiv ist die Personalbeschaffung?  Eine genaue Berechnung der Cost per Hire ermöglicht eine effizientere Personalsuche. Ressourcen können optimal genutzt und die Qualität der Einstellungen gesichert werden.

Die Personalbeschaffung wirkt sich direkt auf den unternehmerischen Erfolg aus.  Indem die Personalabteilung die Cost per Hire genauer analysiert, kann sie ihre Bedeutung im Unternehmen stärken. In Zusammenarbeit mit dem Management lassen sich so wichtige strategische Entscheidungen treffen.

Dazu zählen technologische Investitionen. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Senkung der Cost per Hire. Eine gute Kostenanalyse hilft, Optimierungspotenziale aufzudecken – beispielsweise ineffiziente Kanäle oder langwierige Auswahlverfahren. Hier können KI-gestützte Recruitingtools, Bewerbermanagementsysteme und andere Technologien sinnvoll sein. Sie senken die Kosten, die dann in andere Projekte fließen können.  Dies trägt zum Gesamterfolg des Unternehmens bei.

Cost per Hire im Jahr 2024 berechnen: So funktioniert es

Um die Cost per Hire zu berechnen, müssen Personalverantwortliche alle relevanten Ausgaben einbeziehen. Dazu gehören sowohl direkte als auch indirekte Kosten im Recruiting, die intern oder extern anfallen können.

Direkte Einstellungskosten:

• Gehälter der Personalabteilung

• Stellenanzeigen

• Gebühren für Jobbörsen

• externe Personalvermittlung

• Reisekosten für Kandidat:innen

• Assessment-Center

• Karrieremessen

• Lizenzgebühren für Software

• KI-gestützte Rekrutierungstools

• Online-Testplattformen

• Einarbeitung

• Arbeitsmaterialien


Indirekte Einstellungskosten:

• administrative Tätigkeiten

• Hintergrundprüfungen

• Employer Branding

• Mitarbeiterentwicklung

• Teambuilding und Integration

• Mitarbeiterbindung

• Produktivitätsverlust

• Fehlbesetzungen

• Fluktuation

Zu den internen Kosten zählen die Gehälter für alle, die am Recruitingprozess beteiligt sind, sowie Onboarding und Schulungen. Dazu gehören sowohl Mitarbeiter:innen als auch Personalverantwortliche. Externe Kosten umfassen Vermittlungsagenturen, Stellenanzeigen sowie Reise- und Marketingkosten. Diese Unterteilung ist wichtig, um die Cost per Hire per Formel korrekt zu berechnen:

Interne + externe Einstellungskosten / Anzahl der Einstellungen = Cost per Hire

Bei der Berechnung der Cost per Hire müssen auch die Kosten für Vollzeit- und Teilzeitstellen sowie branchenspezifische Faktoren beachtet werden. Eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung ist hier maßgeblich, um Daten zu allen relevanten Ausgaben zu erhalten.

Herausforderungen der Cost per Hire

All das zeigt, dass die Cost per Hire im Personalwesen eine immer wichtigere Rolle spielt, insbesondere im Jahr 2024. Doch die Kennzahl bringt auch Herausforderungen mit sich. Dies sind die zentralen Aufgaben, denen sich Personalverantwortliche stellen müssen:

• Unterschiedliche Kosten: Je nach Region, Branche und Spezialisierung variieren die Ausgaben für Neueinstellungen stark.  Besonders für Fachkräfte in Bereichen wie Ingenieurwesen oder IT müssen Unternehmen oft mehr investieren.

• Intransparente Daten: Welche Kosten sind mit der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen verknüpft? Es ist schwierig, die Frage detailliert zu beantworten, weil indirekte Kosten nicht sofort sichtbar sind. Sie können in verschiedenen Abteilungen anfallen, wie etwa in Marketing und IT, was die Zuordnung und Übersicht erschwert.

• Hohe Fluktuation:  Häufige Personalwechsel erhöhen die Rekrutierungskosten erheblich. Deshalb ist es heute wichtiger denn je, qualifiziertes Personal langfristig zu binden.

• Schwankender Arbeitsmarkt: In angespannten Märkten mit hohem Wettbewerb müssen Unternehmen mehr in Employer Branding und Werbung investieren, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und die Zielgruppe zu erreichen.

Schlussfolgernd sind klare Strategien und Prozesse entscheidend, um die Herausforderungen der Cost per Hire zu meistern. Allen voran hilft eine transparente Übersicht über alle internen und externen Kosten. Erst sie ermöglicht eine exakte Berechnung. Hinzukommend lassen sich durch kontinuierliches Überwachen und Bewerten der Cost per Hire rechtzeitig Optimierungspotenziale erkennen.

Darüber hinaus sind Standards bei der Personalsuche und im Onboarding sowie in der Entwicklung und Bindung von Mitarbeiter:innen wichtig. Das schafft effiziente Prozesse, senkt die Einstellungskosten und erhöht die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Und nicht zuletzt bieten technologische Lösungen zusätzliche Vorteile. Sie automatisieren Bewerbungsprozesse und verkürzen die Zeit von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung. Gleichzeitig optimieren sie Routineaufgaben – beispielsweise Lebensläufe scannen, mit Bewerber:innen kommunizieren und Vorstellungsgespräche planen.  Zudem lassen sich mit KI-gestützten Analysetools Kandidat:innen schneller finden, die gut zur Unternehmenskultur passen. Das reduziert das Risiko für Fluktuation.