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Was ist ein Bewerbermanagementsystem (BMS)?

Eine Studie von GetApp, der Vergleichsplattform zur Softwareauswahl für kleine Unternehmen, hat ergeben, dass Personalprofis klar von der Verwendung eines Bewerbermanagementsystem (BMS) profitieren können: 86,1 % der Personalprofis gaben an, dass die Software ihren Einstellungsprozess beschleunigt hat, und 78,3 % gaben an, dass sie die Qualität ihrer Neueinstellungen verbessern konnten.

Bewerbermanagementsysteme (BMS) sind für alle Unternehmensgrößen geeignet. Mit einem BMS können Recruitingteams wertvolle Zeit im Recruitingprozess sparen. Außerdem können sie ihre Talent Pipelines leichter verwalten und schneller qualifizierte Kandidat:innen für offene Stellen finden. Wenn Sie bislang noch kein BMS in Ihrem Unternehmen einsetzen, aber darüber nachdenken, ein BMS einzuführen, haben Sie sicher einige Fragen dazu. In diesem praktischen Ratgeber finden Sie unter anderem Tipps, wie Sie das passende BMS für Ihr Unternehmen auswählen, wie Sie die Geschäftsleitung davon überzeugen, in ein BMS zu investieren und wie Sie Ihr Team erfolgreich schulen.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem (BMS)?

Ein Bewerbermanagementsystem ist eine Recruiting-Software, mit der Sie Ihren Einstellungsprozess vereinfachen und optimieren können. Auf einer zentralen Plattform können Sie Informationen zu Kandidat:innen, Bewerbungen, Lebensläufe und Notizen oder Feedback Ihres Teams speichern.

Somit kann Ihr Team schneller auf benötigte Informationen zugreifen, wichtige Recruitingkennzahlen verfolgen und Verbesserungspotenziale im Einstellungsprozess identifizieren. Zeitaufwendige Aufgaben wie das Vereinbaren von Vorstellungsgesprächen oder das Herausfiltern von weniger qualifizierten Bewerber:innen können durch ein BMS automatisiert und vereinheitlicht werden.

Wann lohnt sich ein BMS im Unternehmen?

Kleinere Unternehmen oder Unternehmen, die nur gelegentlich neue Mitarbeiter:innen einstellen, sehen oft keinen Bedarf für ein Bewerbermanagementsystem. Hat Ihr Unternehmen aufgrund einer Wachstumsphase plötzlich eine große Anzahl offener Stellen, werden auch die Herausforderungen bei der Personalgewinnung größer. Wenn Sie mehrere offene Stellen zu besetzen oder eine große Anzahl von Bewerbungen zu bearbeiten haben, können manuelle Prozesse viel Zeit in Anspruch nehmen – und das Risiko, qualifizierte Bewerbungen zu übersehen, ist groß.

Unerwartete Wachstumsphasen sind nicht das einzige Anzeichen dafür, dass sich die Anschaffung eines BMS für Ihr Unternehmen lohnt. Es gibt viele Gründe, die für den Einsatz einer solchen Software sprechen. Mit einem Bewerbermanagementsystem können Sie ineffiziente Prozesse und die Kommunikation im Team verbessern.

Vielleicht haben Sie schon einmal das Interesse von qualifizierten Kandidat:innen für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen verloren, weil Ihr Einstellungsprozess zu langwierig war und die Konkurrenz schneller war. Vielleicht hat sich ein:e Personalentscheider:in über die fehlende Transparenz im Recruitingprozess beschwert, durch die sich der Status offener Stellen schwieriger verfolgen lässt. Vielleicht sind Sie es auch leid, zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen, wie Vorstellungsgespräche zu vereinbaren oder zu verschieben oder für jede noch so kleine Aufgabe zwischen verschiedenen Apps und Tabs zu wechseln. Das ist kostbare Zeit, die Ihnen dann für wichtigere Dinge fehlt.

Tatsächlich können Bewerbermanagementsysteme die Arbeit für Unternehmen jeder Größe bereichern und erleichtern. Sie können nicht nur die Produktivität Ihres Teams steigern, sondern auch wertvolle Einblicke in Ihren Einstellungsprozess liefern. Diese Insights helfen Ihnen, Schwachstellen zu erkennen und zu verbessern.

Wie können Sie Ihre Geschäftsführung überzeugen, in ein BMS zu investieren?

Unabhängig davon, ob Sie sich gleich für ein kostenpflichtiges Bewerbermanagementsystem entscheiden oder zunächst eine kostenlose Version nutzen möchten, müssen Sie zunächst Ihre Geschäftsleitung überzeugen.

Als Erstes sollten Sie Ihren Vorgesetzten erklären, was ein Bewerbermanagementsystem ist und welchen Nutzen es für Ihre Arbeit bietet. Möglicherweise sind sie mit der Terminologie nicht vertraut oder haben eine veraltete Vorstellung davon, was BMS-Plattformen leisten können. Liefern Sie sachliche Argumente, die für die Geschäftsleitung interessant sind, und vermeiden Sie Fachjargon.

Konzentrieren Sie sich auf die größten Recruitingprobleme in Ihrem Unternehmen. Machen Sie deutlich, wie eine ineffiziente Personalgewinnung dem gesamten Unternehmen schaden kann, wenn diese Probleme nicht gelöst werden. Wenn es in Ihrem Unternehmen beispielsweise sehr lange dauert, offene Stellen zu besetzen, erklären Sie, welche Folgen dies für Ihr gesamtes Unternehmen haben kann – für die Produktivität der gesamten Abteilung und nicht zuletzt in Bezug auf die Zufriedenheit der Kund:innen. Erläutern Sie dann genau, wie ein Bewerbermanagementsystem helfen kann, dieses Problem zu lösen: Kandidat:innen bewegen sich effizienter durch den Bewerbungsprozess, wodurch offene Stellen bereits innerhalb weniger Tage oder Wochen statt mehrerer Monate besetzt werden können.

Gehen Sie darauf ein, wie ein Bewerbermanagementsystem die Recruitinganforderungen Ihres Unternehmens erfüllen und Unternehmensziele positiv beeinflussen kann. Diese Argumente dürften die Geschäftsleitung am meisten interessieren – und von der Investition in ein BMS überzeugen.

Wann lohnt sich der Wechsel von einer kostenlosen zu einer kostenpflichtigen Version?

Zu Beginn kann eine kostenlose Version völlig ausreichend sein, insbesondere wenn sich Ihr Team mit der Software vertraut macht und erste Nutzungsdaten sammelt (später mehr dazu).

Kostenlose Bewerbermanagementsysteme haben jedoch einen eingeschränkten Funktionsumfang und stoßen schnell an ihre Grenzen. Sie können wichtige Recruitingfunktionen nur eingeschränkt nutzen oder nur eine begrenzte Anzahl von User:innen zuweisen. Wenn Ihr Team wächst und die Anzahl der offenen Stellen in Ihrem Unternehmen steigt, kann eine kostenlose Version Ihre Arbeit daher eher behindern als unterstützen.

Sie werden merken, wann der Zeitpunkt für ein Upgrade gekommen ist. Wenn das kostenlose Bewerbermanagementsystem nicht mehr Ihren Anforderungen entspricht oder nicht mehr den Nutzen bringt, den Sie sich erhofft haben, ist es an der Zeit, zu investieren.

Return on Investment (ROI) von Bewerbermanagementsystemen

Sobald Sie eine kostenpflichtige Version einsetzen, müssen Sie den (tatsächlichen oder potenziellen) Return on Investment auswerten und Ihren Vorgesetzten nachweisen.

Konzentrieren Sie sich bei der Berechnung des ROI auf die drei wichtigsten Kennzahlen, die Sie mit dem BMS optimieren möchten: Einstellungszeit, Kosten pro Einstellung und Qualität der Neueinstellungen. Wenn Sie bereits seit einiger Zeit ein kostenloses Bewerbermanagementsystem nutzen, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über einige diese Kennzahlen, die Sie mit Ihren Vorgesetzten teilen können. Wenn Ihr Team zum Beispiel ohne Bewerbermanagementsystem bisher durchschnittlich zwei Monate brauchte, um eine offene Stelle zu besetzen, und mit einem Bewerbermanagementsystem diese Zeit auf sechs Wochen verkürzen konnte, präsentieren Sie diese Zahl Ihrem Management. Diese zwei Wochen, die Sie mit einem BMS einsparen, sind zwei Wochen, in denen die Stelle nicht unbesetzt bleibt und Ihr Team andere Aufgaben erledigen kann. Da Sie Ihren Einstellungsprozess mithilfe eines BMS beschleunigen können, verliert Ihr Unternehmen auch keine qualifizierten Kandidat:innen mehr an die Konkurrenz. Das wirkt sich positiv auf die Qualität der Neueinstellungen aus.

Wenn Sie zeigen, wie viel Zeit und Kosten Sie mit einem BMS sparen können, haben Sie gute Argumente für eine kostenpflichtige und leistungsfähigere Softwarelösung. Sie könnten beispielsweise argumentieren, dass eine kostenpflichtige Version die Einstellungszeit um weitere zwei Wochen oder mehr verkürzen kann.

Sobald Sie eine kostenpflichtige Version nutzen, haben Sie Zugriff auf detaillierte Berichte und Analysen Ihrer wichtigsten Kennzahlen. Dies erleichtert die Berichterstattung an Ihre Vorgesetzten und Sie können die Vorteile eines Upgrades besser darstellen – das schafft Vertrauen und macht es wahrscheinlicher, dass Ihre Initiativen auch in Zukunft vom Management unterstützt werden.

Auswahl eines passenden Bewerbermanagementsystems: Die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden

Kein Bewerbermanagementsystem ist für alle Unternehmen geeignet. Jedes Bewerbermanagementsystem – auch Ihr BMS – verfügt über unterschiedliche Funktionen, zum Beispiel Stellenanzeigen, Reporting und Analysen, Scorecards für Vorstellungsgespräche und Tools für gebündelte E-Mails. Diese Funktionen erleichtern die Entscheidung, welches Bewerbermanagementsystem am besten zu den Recruitinganforderungen Ihres Unternehmens passt. Allerdings ist es nicht einfach, aus dem großen Angebot an Bewerbermanagementsystemen die passende Lösung zu finden.

Bevor Sie sich für eine Softwarelösung entscheiden, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team festlegen, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind. Verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick über die einzelnen Schritte in Ihrem aktuellen Einstellungsprozess: Welche Personen sind daran beteiligt, welche Aufgaben übernehmen sie und mit welchen Tools führen sie die Kandidat:innen effizient durch den Bewerbungsprozess?

Notieren Sie als Nächstes alle Herausforderungen in Ihrem Einstellungsprozess. Markieren Sie die Phasen, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen und bei denen Ihr Team das Gefühl hat, Zeit zu verschwenden.

Wenn Sie die Schwachstellen in Ihrem Einstellungsprozess kennen, können Sie besser entscheiden, welche Funktionen das BMS haben sollte. Ordnen Sie diese Funktionen nach Priorität und unterteilen Sie sie in notwendige und wünschenswerte Funktionen. Ihre Liste könnte die folgenden Funktionen enthalten (keine vollständige Liste):

Wenn Sie sich einen Überblick über die notwendigen und wünschenswerten Funktionen verschafft haben, können Sie besser einschätzen, welches Bewerbermanagementsystem Ihren Anforderungen entspricht. Überlegen Sie auch, wie hoch Ihr Budget ist und wie viele Teammitglieder mit dem System arbeiten sollen.

Wenn Sie diese Informationen haben, können Sie Angebote einholen. Vergleichen Sie auch verschiedene Zahlungs- und Abo-Optionen: Berechnen Anbieter eine monatliche oder jährliche Gebühr, einen Festpreis oder nach Funktionen. Wichtig ist auch, dass Sie das langfristige Potenzial einer Lösung berücksichtigen. Wenn ein Anbieter zum Beispiel gestaffelte Gebühren erhebt, kann das Angebot am Ende teurer sein, als es auf den ersten Blick scheint. Und wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Team weiter wächst, Sie die Lösung aber nicht auf große Teams skalieren können, brauchen Sie möglicherweise eine Option mit mehr Spielraum.

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie sich die Demoversionen Ihrer Favoriten genauer ansehen. Ihr Team sollte alle Bewerbermanagementsysteme, die in die engere Wahl kommen, testen und Feedback geben. Wenn das neue System eingeführt wird, ist Ihr Team bereits mit ihm vertraut – und es wird besser angenommen.

Effektives Onboarding: Das Team schulen und die Akzeptanz für das BMS fördern

Sobald Sie einen geeigneten Anbieter ausgewählt haben, sollte das Team so schnell wie möglich eingearbeitet werden. Da Ihr Team das neue System bereits kennt und getestet hat, fällt die Akzeptanz für das neue Tool wahrscheinlich höher aus und Ihre Teammitglieder sind bereit, sich weiter einzuarbeiten.

Damit die Einführung des neuen Systems gelingt, sollten Sie die Implementierung im Voraus gut planen. Das sorgt für mehr Transparenz und hilft Ihrem Team, die nächsten Schritte erfolgreich zu festzulegen.

Verteilen Sie zunächst die verschiedenen Rollen und legen Sie fest, welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche die einzelnen Teammitglieder übernehmen sollen. Dabei können Sie sich an bestehenden Arbeitsabläufen orientieren und einzelne Arbeitsschritte anpassen, die mithilfe des Bewerbermanagementsystems automatisiert und optimiert werden können. Durch eine klare Rollenverteilung können Sie leichter festlegen, welche Zugriffsrechte auf die Plattform die einzelnen Teammitglieder benötigen. Wahrscheinlich müssen nicht alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf alle Informationen haben.

Als Nächstes sollten Sie eine Person bestimmen, die für den Onboardingprozess verantwortlich ist (dies könnte Ihre Aufgabe sein). Diese Person muss sich mit der Plattform vertraut machen. Denn ihre Aufgabe besteht darin, das Team bei der Einarbeitung zu unterstützen und bei Problemen Lösungen zu finden.

Natürlich können Sie sich auch jederzeit an den Anbieter Ihres BMS wenden. Gute Softwareanbieter sind an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert und bieten Ihnen gerne ihre Unterstützung an. Viele Anbieter stellen Schulungsmaterialien wie Webinare zur Verfügung, um Teams die Einarbeitung in das neue System zu erleichtern. Manche Anbieter weisen ihren Kunden konkrete Ansprechpartner:innen zu, die sich persönlich um deren Anliegen kümmern und alle Fragen beantworten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob und welchen Service die Anbieter in Ihrer engeren Auswahl anbieten, fragen Sie am besten nach.

LinkedIn Talent Hub: eine All-in-one-Lösung für Ihren Personalbedarf

Es ist keine leichte Aufgabe, das passende Bewerbermanagementsystem für Ihr Team zu finden. Eine Option, die für Sie infrage kommen könnte, ist LinkedIn Talent Hub.

Das Bewerbermanagementsystem von LinkedIn  ermöglicht es Ihnen, auf einer einzigen Plattform Ihren Einstellungsprozess zu verwalten, nach qualifizierten Fachkräften zu suchen und Jobangebote zu versenden. Die integrierten Funktionen steigern die Produktivität und fördern die Zusammenarbeit. Ihr Team muss nicht mehr zwischen zahlreichen Tabs hin und her wechseln. Außerdem können Teammitglieder und Personalentscheider:innen den Einstellungsprozess stets überblicken. Mit mehr als 900 Millionen Mitgliedern verfügt LinkedIn über den weltweit umfangreichsten und genauesten Pool an professionellen Daten. Darauf baut LinkedIn Talent Hub auf. Sie können diese datenbasierten Einblicke nutzen, um eine Personalstrategie zu entwickeln, mit der Sie schneller passende Kandidat:innen für Ihre offenen Stellen finden.