Remote arbeitende Teammitglieder onboarden
Die ersten Monate im Homeoffice sind entscheidend – vor allem für neue Mitarbeitende. Erfahren Sie, wie Sie neue Teammitglieder im Homeoffice erfolgreich einarbeiten und dafür sorgen, dass sie lange und gerne in Ihrem Unternehmen bleiben.
Wie Onboarding online gelingt
Struktur ist das A und O im virtuellen Onboarding. Wenn Sie während der Einarbeitung zu viele Inhalte auf einmal vermitteln wollen, überfordern Sie Ihre neuen Mitarbeitenden eventuell. Gleichzeitig möchten Sie sie gut betreuen. Mit einem strukturierten Onboardingprozess sorgen Sie für das richtige Gleichgewicht.
Vor dem ersten Arbeitstag
Der Onboardingprozess sollte schon vor dem ersten Arbeitstag beginnen. Bereits in den Wochen davor können Sie administrative Fragen klären und den Arbeitsplatz einrichten, um alles für einen erfolgreichen Start vorzubereiten.
der Kandidaten sagen, dass die technische Ausstattung ihres Arbeitsplatzes an ihrem ersten Tag nicht voll funktionsfähig war.
Wichtige Dokumente können Sie per E-Mail versenden und von neuen Mitarbeitenden elektronisch unterschreiben lassen.
Stellen Sie den Kontakt zur Personalabteilung her und veranlassen Sie, dass diese dem neuen Teammitglied alle wichtigen Formulare auf digitalem Wege zukommen lässt, inklusive einer Anleitung, wie diese auszufüllen sind.
Beschaffen Sie die nötige Ausstattung und schicken Sie sie dem neuen Teammitglied zu.
Tun Sie dies frühzeitig, damit die Person Zeit hat, sich mit den Tools und Abläufen vertraut zu machen und am ersten Arbeitstag direkt loslegen kann.
Stellen Sie sicher, dass das neue Teammitglied Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk hat.
Schließlich wollen Sie nicht erst am ersten Arbeitstag feststellen, dass Mitarbeitende im Homeoffice keinen Zugang zum System haben. Binden Sie die IT-Abteilung ein oder überlegen Sie, ob Sie langfristig auf eine Cloudlösung umstellen wollen.
Der erste Arbeitstag
In Zeiten von Remote Work können Sie am ersten Arbeitstag neuer Mitarbeitender zwar nicht gemeinsam in die Kantine gehen, doch es gibt andere Möglichkeiten, diese Personen willkommen zu heißen. Hierzu zählt, ihnen Gelegenheit zu geben, Kontakte zu knüpfen.
Das durchschnittliche Onboardingerlebnis umfasst 54 Aktivitäten, davon 41 administrative Aufgaben.
Stellen Sie neue Teammitglieder dem Team in einer Videokonferenz vor.
Je nach Größe des Teams kann es zu zeitaufwendig sein, jede Person einzeln vorzustellen. Veranstalten Sie stattdessen eine Videokonferenz mit dem gesamten Team, in der Sie Neuzugänge vorstellen.
Setzen Sie regelmäßige Videotermine mit dem Vorgesetzten an.
Stellen Sie sicher, dass sich das neue Teammitglied und sein Manager oder seine Managerin am ersten Tag virtuell austauschen, um den Wochenplan durchzugehen und Fragen zu klären. Setzen Sie für die Zeit danach regelmäßige Videotermine an, um die Person weiter einzuarbeiten.
Führen Sie neue Mitarbeitende so früh wie möglich in das Unternehmensnetzwerk und die Kommunikationstools ein.
Für andere Schulungen können Sie sich mehr Zeit lassen. Diese sollten aber im Laufe der ersten Monate stattfinden. Hilfreich sind auch Schulungsvideos mit schriftlichem Begleitmaterial, das das neue Teammitglied für den Einstieg und später zum Nachschlagen nutzen kann.
Der zweite Arbeitstag
Am zweiten Arbeitstag sollte sich das neue Teammitglied bereit fühlen, mit der eigentlichen Arbeit zu beginnen. Für Sie heißt es, Erwartungen zu kommunizieren und den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen.
der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwarten, dass Leistungsziele bereits während des Onboardings festgelegt werden.
Informieren Sie über Zuständigkeiten und Führungsstil.
Erläutern Sie die täglichen Aufgaben der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters und informieren Sie sie über Regelungen im Mitarbeiter-Vorgesetzten-Verhältnis. Am Ende sollten neue Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird und wie die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten abläuft.
Erläutern Sie interne Prozesse.
Damit das neue Teammitglied selbstbewusst und motiviert mit der Arbeit beginnen kann, sollten Sie ihm einen Überblick über die Prozesse geben. Wie werden Aufgaben zugeteilt? Wer überprüft das Ergebnis? Je besser neue Beschäftigte Ihre Arbeitsabläufe verstehen, desto eher können sie loslegen.
Legen Sie Lernziele für die ersten Tage und Monate sowie die Zeit danach fest.
Neue Mitarbeitende wollen wissen, was von ihnen erwartet wird. Deshalb empfiehlt es sich, für die ersten 7, 30 und 60 Tage im neuen Job Lernziele zu vereinbaren. Das gibt Orientierung und ermöglicht neuen Teammitgliedern, ihre Fortschritte zu messen.
Die erste Arbeitswoche
Stellen Sie neuen Teammitgliedern in der ersten Arbeitswoche verschiedene Schulungsmaterialien zur Verfügung, die sie auf ihre erste Aufgabe vorbereiten. Das können schriftliche Dokumente sowie Videoaufzeichnungen und Live-Videos sein. Diese sollten stets die Mission und die Werte Ihres Unternehmens vermitteln.
der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind der Meinung, Schulungen seien der wichtigste Bestandteil des Onboardings in der ersten Arbeitswoche.
Stellen Sie Infomaterial über Ihre Produkte, Dienstleistungen und Branche zur Verfügung.
Stellen Sie neuen Teammitgliedern online Informationen zur Verfügung, die ihnen helfen, sich mit Ihrem Unternehmen und dem Markt vertraut zu machen. Das können Angaben zu Produktdetails und Dienstleistungen, Branchendaten oder eine Konkurrenzübersicht sein.
Vermitteln Sie in einer Schulung Mission und Werte.
So stellen Sie sicher, dass neue Teammitglieder allgemeine Zusammenhänge verstehen und erkennen, welchen Beitrag sie zum Unternehmenserfolg leisten.
Vergeben Sie einen ersten Arbeitsauftrag als Testlauf.
Indem Sie neue Teammitglieder bereits in der ersten Arbeitswoche mit einem Projekt betrauen, geben Sie ihnen Gelegenheit, Prozesse, Arbeitsergebnisse und einen Zeitplan mit ihren Vorgesetzten abzustimmen und Fragen zu klären. Wichtig dabei: Die Aufgabe sollte gut zu bewältigen, aber gleichzeitig anspruchsvoll genug sein. Und der Mitarbeitende sollte wissen, an wen er sich bei Fragen wenden kann.
Der erste Arbeitsmonat
Nach Ablauf des ersten Monats sollten sich neue Teammitglieder in ihrer Rolle wohlfühlen und selbstbewusst auftreten. Mit regelmäßigen virtuellen Check-in-Gesprächen stellen Sie sicher, dass sie sich als Teil des Teams fühlen und zufrieden sind.
der Beschäftigten glauben, Freundschaften zu schließen sei die beste Möglichkeit, gut im neuen Job anzukommen.
Bewerten Sie das erste Arbeitsergebnis und geben Sie konstruktives Feedback.
In einem Videogespräch mit dem Vorgesetzten sollte dieser das Arbeitsergebnis des neuen Mitarbeitenden bewerten. Dabei können beide Seiten ihren Bildschirm freigeben und besprechen, was gut gemacht wurde und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Setzen Sie Leistungsziele.
Legen Sie Leistungsziele für das nächste halbe Jahr fest und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an Ihre neuen Teammitglieder klar und deutlich.
Schaffen Sie Gelegenheiten, Kontakte zu knüpfen und Verbindungen im Team zu stärken.
Veranstalten Sie virtuelle Treffen in einem lockeren Rahmen. Diese Form des Kennenlernens ist besonders wichtig, wenn neue Teammitglieder auch langfristig im Homeoffice arbeiten.
Die folgenden Arbeitsmonate
Wenn neue Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, ist es mitunter schwieriger festzustellen, ob sie sich wohlfühlen und motiviert sind. Deshalb sollten Sie den virtuellen Onboardingprozess auch nach dem ersten Monat fortsetzen und weitere Unterstützung anbieten.
Für 29 % der Personaler stellt das Onboarding die größte Herausforderung dar, wenn es um die Steigerung der Mitarbeitermotivation geht.
Ermöglichen Sie einen regelmäßigen Austausch.
So ermitteln Sie, welche Tätigkeiten neuen Teammitgliedern am meisten Spaß machen, und können ihre Aufgaben entsprechend planen. Dies beugt zudem einer Überarbeitung vor.
Beteiligen Sie neue Teammitglieder an interdisziplinären Projekten.
Geben Sie ihnen Gelegenheit, mit anderen Teams und Abteilungen zusammenzuarbeiten. Dadurch erweitern sie ihre Kompetenzen und erhalten die Möglichkeit, weitere Kontakte im Unternehmen zu knüpfen.
Holen Sie Feedback zum Onboardingprozess ein.
Bitten Sie neue Teammitglieder um Feedback und nutzen Sie eventuelle Kritikpunkte, um das Onboarding weiter zu verbessern. Dies kann in Form eines Fragebogens erfolgen oder alternativ im Rahmen eines Videogesprächs, in dem Sie über die Stärken und Schwächen des Einarbeitungsprozesses sprechen können.
Ein strukturiertes Onboardingprogramm erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter drei Jahre oder länger im Unternehmen bleiben, um 58 %.
In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Homeoffice ein noch besseres Onboardingerlebnis bieten. Hier geht’s zum Download.
3 Tipps für ein besseres virtuelles Onboarding
Wenn Sie Ihren Onboardingprozess entwickeln, werden Sie schnell feststellen, was für Ihr Unternehmen funktioniert und was nicht. Wir haben einige Best Practices zusammengestellt, die Ihnen Orientierung geben.
TIPP 1
Abläufe dokumentieren
Ein erfolgreicher Onboardingprozess lässt sich skalieren und wiederholen. Allerdings nur, wenn er schriftlich fixiert ist. Legen Sie deshalb ein Dokument an, in dem der Ablauf Schritt für Schritt festgehalten wird, und teilen Sie dieses mit Ihrem Team, sodass kontinuierlich Anpassungen vorgenommen werden können.
TIPP 2
Besser zu viel als zu wenig kommunizieren
Es ist häufig schwierig einzuschätzen, wie viel Unterstützung neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice benötigen. Kommunizieren Sie deshalb mehrmals die Woche über diverse Kanäle wie Videoanrufe, Instant-Messaging oder E-Mails. So vermeiden Sie, dass Ihr Gegenüber dem Kontakt per Video schnell überdrüssig wird.
TIPP 3
Die Unternehmenskultur erfahrbar machen
Auch wenn Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig im Homeoffice arbeiten, wollen sie Teil der Unternehmenskultur sein. Schaffen Sie deshalb während des Onboardingprozesses kulturelle Touchpoints, etwa indem Sie sie zu einem lockeren Chat hinzufügen oder ihnen einen Onboardingpartner zur Seite stellen.
Sie möchten mehr über den Aufbau eines erfolgreichen Onboardings erfahren? Unser Ratgeber führt Sie sicher durch die ersten 45 Tage des Onboardingprozesses.
Finden Sie Ihre Wunschkandidatinnen - und kandidaten
Erfahren Sie, wie LinkedIn Talent Solutions Ihnen hilft, die richtigen Mitarbeitenden zu finden, anzusprechen und einzustellen – auch in Homeoffice-Zeiten.